Función De La Administración

ADMINISTRAR EN FUNCIÓN DE LOS PROCESOS

Administrar en función de los procesos es la forma de gestión que en la actualidad las empresas eligen. Además que la norma ISO9000 postuló el método basado en los procesos, este proceso permite eliminar barreras en la empresa. Implica pasar de una lectura vertical basada en el organigrama a una basada en funcionamiento transversal: de cliente a cliente.

Noción de proceso

La noción de proceso se caracteriza por un enlace de actividades que transforman datos de entrada y salida. En concreto, “un proceso es una concatenación de actividades realizadas por áreas de especialidad diferentes, la cual permite responder a una necesidad interna o externa al poner a disposición de un cliente un producto o un servicio. Los datos de entrada de un proceso pueden ser un producto, materias primas o información.

Se dice, por tanto, que varias áreas de especialidad contribuyen a un mismo proceso; por ejemplo, “sacar al mercado un producto nuevo” es un proceso complejo que exigirá aportaciones del departamento de marketing y estudios del departamento de producción.

En síntesis

El mapeo de los procesos no representa a la empresa bajo la forma de un organigrama, sino como un conjunto de procesos que buscan satisfacer a los clientes.

¿Por qué utilizarla?

Objetivos

Esta herramienta permite identificar los procesos medulares en el núcleo de una empresa; es una fase indispensable para después garantizar el control y el mejoramiento permanente.

Contexto

El mapeo carece de sentido a menos que la Dirección tenga la voluntad de comprometerse con un método basado en los procesos y, en forma general, con el hecho de administrar en función de los procesos. También es la primera etapa para los responsables del control de calidad; en la cual tendrán a su cargo un proyecto de certificación ISO 9001.

¿Cómo utilizarla?

Etapas

• Hacer una lista de clientes.

• Enumerar lo que la empresa proporciona y pone a disposición de sus clientes.

• Listar las fases de apoyo que harán posible el funcionamiento de los procesos de la áreas de especialidad, y las que permite deponer de los recurso necesarios, como competencias, materias primas, negocios, energía, etcétera.

• Registrar los procesos gerenciales que dinamizan el sistema.

• Validar los mapas, esclareciendo los límites de los procesos, por ejemplo, entradas y salidas.

Ventajas

 Esta herramienta posibilita pensar en la empresa en una lógica orienta al cliente.

 Da una visión compartida de las actividades de mayor importancia.

 Los mapas de los procesos también son una herramienta de comunicación que antepone los procesos estratégicos.

Precauciones que deben tomarse

 Recurrir al trabajo en grupo; incluir a una persona sin riesgos, es decir, un cliente que no razone en función de la organización existente.

 Validar en el comité de dirección.

 No tratar de copiar un mapeo ya existente.

 Aceptar que se realicen varias versiones

HERRAMIENTA 25: Ficha de identidad del proceso

Descripción de los elementos medulares del proceso

En síntesis

La ficha de identidad describe un proceso; es indispensable para garantizar su coordinación y permite definir indicadores de desempeño permitentes.

¿Por qué utilizarla?

Objetivo

El objetivo de la ficha de identidad es describir con precisión el proceso y definir sus límites, interacciones y, en especial, sus modalidades de funcionamiento para garantizar el control.

Contexto

Esta herramienta se instrumenta después que la Dirección general identifica los procesos medulares de la empresa. Esta descripción se simplifica cuando se cuenta

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