Guia De Control

ATRIBUTOS DE UN SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN:

Definición: Un atributo es una cualidad de algo, aspecto que es necesario mantener bajo control para el logro de los objetivos y éxito de la gestión. Todo sistema de control debe ser ágil, moderno y confiable que elimine los retrabados y facilite la toma de decisiones.

Debe reflejar: 1. Una clara relación con lo planeado, los resultados obtenidos deben ayudar a verificar el logro de los objetivos que se establecieron en la planificación estratégica y a corto plazo. 2. Medición: medir y cuantificar los resultados 3. Detectar desviaciones: Descubrir las diferencias que se presenten entre lo planificado y ejecutado. 3. Establecer medidas correctivas para prever y corregir errores.

Desde el punto de vista del diseño de un SCG, se deben tomar en cuenta los siguientes atributos. Antes del diseño se deben establecer los atributos que debe satisfacer el sistema para que sea técnicamente excelente, proveer a la gerencia de información oportuna, el valor estratégico y descriptivo de las tendencias operativas y el estado actual.

ATRIBUTOS:

De Complejidad De Temporalidad De Diseño De Relatividad

Económico Permanente Adaptado a la estructura Estándar

Sintético Histórico Total Cronología

Selectivo Proyectable Formalizado Referencia

Numérico Por excepción

Gráficos Flexibilidad

Perfectibilidad

DE COMPLEJIDAD, conformado por los siguientes elementos:

1. Económico: Por lo general los controles administrativos generan costos, pero no valor al cliente. Para que sea rentable un sistema debe contribuir a la toma de decisiones, por lo tanto al diseñar un sistema por principio general, la utilidad y los beneficios que se obtienen deben superen los costos.

2. Sintético: Se recomienda que un informe anual de control de gestión tenga una extensión, que oscile alrededor de las 10 págs. Contenga los datos históricos y la evaluación del desempeño global de una organización. Los informes deben reflejar los aspectos centrales de la gestión en forma reducida.

3. Selectivo: Seleccionar de manera exclusiva aquellos aspectos de una acción administrativa que tenga valor estratégico o que sea significativa, capacidad para excluir lo trivial y retener lo importante.

4. Numérico: Debe ser un Sistema especializado en las operaciones de la organización que pueda expresar en términos cuantitativos la gestión. No niega la importancia de eventos abstractos pero incluye solo lo cuantitativo por necesidad de contar con un sistema propio de este tipo. Aunque un fenómeno sea cualitativo existen formas de medirlo, para ayudar a la racionalización de las situaciones y sustituye la subjetividad y opiniones personales.

5. Gráficos: Los resultados deben ser representados de manera gráfica, El gráfico permite concentrar la atención en los aspectos de mayor relevancia, facilita la comprensión de datos de varios períodos históricos y pone la diferencia entre los estándares y los resultados obtenidos.

DE TEMPORALIDAD: Es la frecuencia en la que deben aparecer cada uno de los indicadores en la empresa:

1. Permanente: Existen indicadores que sus valores no cambian de manera apreciable en períodos cortos de un mes a otro, sino de un año Ejem: Índice de desnutrición en los niños. El control de gestión es parte de la dirección, no debe ser esporádica o transitoria, es parte de sus tareas diarias y rutinarias.

2. Histórico: El sistema debe mostrar en forma evolutiva los resultados de la gestión a través del tiempo

3. Proyectable: Se refiere a la extrapolación basada en datos históricos, para señalar la situación de una variable en los próximos años si todas las circunstancias permanecen iguales. La idea es llamar la atención de los responsables sobre la necesidad de tomar una acción

DE DISEÑO:

1. Adaptado a la estructura: Todas la dependencias o unidades administrativas de la organización deben ser cubiertas por el sistema de control. Se debe establecer una relación entre las funciones y las operaciones. Cada unidad debe contar con su propio control, que permite el auto control y la acción correctiva del responsable de la unidad.

2. Total: Permite la evaluación de la organización de manera integral como una totalidad. La información debe abarcar todas las áreas Ejemplo: Indicadores de rentabilidad, de rendimiento.

3. Por excepción : Consiste en que mientras el valor de una variable controlada oscila dentro de límites considerados normales, solo será reportado en la fecha predeterminada al fijar la periodicidad de los informes, de lo contrario, si el resultado es inferior, independientemente de la fecha establecida para su aparición en los informes, debe reflejarse en los mismos.

4. Formalizado: El sistema debe ser adoptado formalmente por la gerencia y expresado en el manual correspondiente. Ejem: Deben formalizarse las actividades que estarán a cargo de los diferentes directivos, así como su perfeccionamiento.

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