HERRAMIENTAS PARA EL A.G.A.D

República Bolivariana de Venezuela

Universidad Nororiental Privada Gran Mariscal de Ayacucho

Núcleo: Guayana Sede: Unare

Cátedra: Análisis de Gestión

Alumno: Salvatore Meo

Yorman Mora

Puerto Ordaz a los 04 días del mes de Diciembrede 2013

INDICE

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INTRODUCCIÓN…………………………………………………………. | 3 |

Herramientas de AGAD | |

1. Matriz FODA…………………..…………………………..…… | 5 |

2. Organigramas…………………………………………………. | 7 |

3. Flujograma o Diagrama de Flujo……………………………. | 10 |

4. Árbol de Decisión……………………………………………… | 11 |

5. Histogramas…………………………………………….……… | 12 |

6. OUTSOURCING……………………………….……………… | 13 |

7. Cuadro de Mando Integral…………………………………… | 14 |

CONCLUSION…………………………………………………………… | 17 |

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS…………………………………… | 18 |

INTRODUCCIÓN

El Análisis de Gestión Administrativa es definido por ciertos autores como un examen de la estructura administrativa o de sus componentes, para evaluar el grado de eficiencia y eficacia con el cual se están cumpliendo la Planificación, la Organización, la Dirección y el Control de los objetivos trazados por la empresa, para corregir las deficiencias que pudieran existir, tendiendo al mejoramiento continuo de la misma, optimizando la productividad hasta lograr la calidad total y su control, mediante la mejor utilización de los recursos disponibles, conforme a procedimientos encuadrados dentro de normas y políticas de la verdadera administración.

Sin embargo para otros autores es definido como una Auditoria Administrativa o herramienta fundamental para impulsar el crecimiento de las organizaciones.

De igual manera el objetivo del AGAD, se encuentra orientado a la corrección de deficiencias en la organización y a producir mejoras en el funcionamiento administrativo, para optimizar los tiempos, los costos y para alcanzar la calidad deseada.

Dado a que las gestiones administrativas son de suma importancia dentro de la empresa se desarrollaron diversas herramientas que permiten de una forma u otra obtener datos e información importante para la toma de decisiones de la empresa.

Dentro del ámbito empresarial existen una serie de circunstancias, que se presentan a los gerentes de forma continua, problemas tales como la centralización del poder, un mal clima laboral, incumplimientos en los procesos de producción, entre otros, estas circunstancias se pueden derivar de una mala gestión o peor aun por aun inexistencia o falta de aplicación de las denominadas “Herramientas Gerenciales” o “Herramientas de AGAD”.

Tal y como su nombre lo indica las herramientas gerenciales o administrativas no son más que un auxilio, una ayuda o una serie de técnicas modernas que les permite a los gerentes tomar decisiones cruciales y oportunas ante algún tipo de diferencia o desequilibrio en los procesos productivos, económicos, políticos y sobre todo sociales que constituyen la naturaleza y esencia.

Herramientas de AGAD

El gerente como tal tiene diversos pilares fundamentales, estos son: el momento, la táctica, la eficiencia, la producción, el quehacer diario, encaminado al ogro de los objetivos del día a día, las herramientas gerenciales se encuentran encaminadas a consolidar la acción administrativa, se fundamentaran en el aspecto tecnológico, es la disminución del recurso humano poco capacitado y la implementación de la automatización como herramienta para la disminución de costos. Bajo este esquema vemos que las herramientas gerenciales modernas serán las encargadas de encaminar estos dos macro-procesos, serán el punto de apoyo del gerente para alcanzar sus objetivos, su brújula y su punto de referencia

Las herramientas gerenciales modernas buscan direccionar la energía del gerente, es la punta de lanza para impulsar y acometer acciones administrativas, es la herramienta procesal del gerente, la estructura de acción que le permite por encima de todo alcanzar los objetivos estratégicos y tácticos de la organización

Entre las herramientas de AGAD más conocidas se encuentran:

1. La Matriz FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas)

Es una estructura conceptual para el análisis sistemático, que facilita la comparación de las amenazas y oportunidades externas con las fuerzas y debilidades internas de la organización.

El análisis FODA se realiza con base en la selección de de los factores claves de éxito (FCE) y este consiste en relacionar fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, preguntándose como convertir una amenaza en oportunidad, como aprovechar una fortaleza, como anticipar el efecto de una amenaza y prevenir el efecto de una debilidad. Este origina el primer acercamiento a la formulación de estrategias para la organización.

En el análisis FODA deben incluirse factores claves relacionados con la organización, los mercados, la competencia, los recursos financieros, la infraestructura, el recurso humano, los inventarios, el sistema de mercadeo, la distribución, la investigación y desarrollo, las tendencias políticas, sociales, económicas, tecnológicas y variables de competitividad.

La matriz FODA se compone de cuatro cuadrantes:

* Fortalezas: aspectos fuertes de la empresa respecto a competidores significativos.

* Debilidades: aspectos débiles de la empresa respecto a competidores significativos.

* Oportunidades: situaciones favorables, externas a la empresa.

* Amenazas: situaciones desfavorables, externas a la empresa.

En la matriz debe utilizarse como un arma de reflexión, de manera que combinando los cuadrantes encontremos algunas vías de acción:

* Amenazas y puntos débiles: necesidad de realizar acciones defensivas en forma inmediata.

* Amenazas y puntos fuertes: refuerzo de los aspectos positivos para combatir las amenazas.

* Oportunidades y puntos débiles: sugerencias de medidas correctoras para poder aprovechar las oportunidades.

* Oportunidades y puntos fuertes: vías para aprovechar las oportunidades.

2. Organigramas

La palabra organigrama se deriva del término “Organizar” si bien sabemos que es una actividad básica de la administración y que consiste en agrupar y ordenar todos los recursos con el fin de alcanzar los objetivos establecidos.

Entonces un organigrama es definido como la representación grafica simplificada de la estructura formal de la estructura formal de una organización en un momento determinado. De igual manera se dice que es una herramienta estática que retrata el esqueleto organizacional, con una información general de la estructura formal de la organización, es decir, niveles jerárquicos, órganos y relaciones formales.

Los organigramas tiene como utilidad la descripción de la estructura formal más clara y sencilla. Entre sus principales ventajas se puede mencionar:

a. Simplifica la representación mediante la utilización de símbolos.

b. Es una herramienta eficaz de comunicación y análisis.

c. Permite identificar incoherencias y errores en la organización del trabajo.

d. Facilta la comparación entre dos o más modelos alternativos.

e. Es fácil de actualizar

f. Es simple de interpretar.

Técnica de Diagramación

Elementos básicos de la simbología y convenciones más usuales:

* El órgano que representa la Alta Dirección de la organización se grafica en la parte superior.

* Los órganos o funciones de igual jerarquía se ubican a igual altura o posición en la grafica.

* Rectángulos (también cuadros o círculos): se utilizan para representar órganos, funciones y personas, se dibujan en posición horizontal. En general, se preocupa de que el tamaño de los rectángulos sea uniforme, aunque a veces, al descender en a jerarquía y aumentar consecutivamente la cantidad de sectores, suele reducirse al tamaño de los de nivel inferior.

* Líneas de autoridad o dependencia: indican la relación de autoridad existente entre los diferentes órganos, funciones y personas. Se dibujan en sentido vertical y horizontal. La unión de un cuadro u otras líneas forman un Angulo de 90º

* Distribución de los rectángulos: su disposición en la grafica representa las relaciones de autoridad existentes entre los cargos. Verticalmente, indican distintos niveles de jerarquía y horizontalmente, indican igualdad de jerarquía en la estructura.

El Organigrama como herramienta de comunicación y análisis.

El organigrama es utilizado para:

a. Informar a los miembros de la organización la posición del cargo que ocupan y su relación formal con el resto de los órganos y funciones.

b. Informar a terceros acerca de la estructura formal de la organización.

Como herramienta de análisis permite detectar fallas de estructura,

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