Informe De Auditoría A Inventarios

Auditoría de Sistemas de Información II

Auditoría del Colegio Carfel en base a Cobit

Fecha: 19/01/2012

INDICE

Entidad Auditada……………………………………………………………………….3

Objetivo General………………………………………………………………………...3

Objetivos Específicos……………………………………………………………………3

Objetivos de Control…………………………………………………………………….4

1.- Realizar el reclutamiento……………………………………………………..4

2.- Administrar sueldos…………………………………………………………..5

3.- Promocionar las relaciones institucionales…………………………………...5

4.- Generar informes……………………………………………………………..6

Alcance de la auditoría…………………………………………………………………..6

Metodología……………………………………………………………………………..6

Conclusiones…………………………………………………………………………….7

Entidad Auditada, Colegio CARFEL, este es un Colegio Privado que brinda un servicio de educación a niños de jardín y primario.

Objetivo General

Ofrecer el servicio de una excelente educación con orientación bilingüe (Español - Ingles), artística, deportiva y ecológica en forma personalizada a los niños de nivel jardín y primario, y obtener por el servicio un beneficio monetario acorde a las ofertas educativas que brinda el Establecimiento.

Objetivos Específicos

Incrementar cada año el número de inscritos para obtener mayor rentabilidad y ampliar la comunidad educativa.

Transmitir a la comunidad en general el perfil institucional y los beneficios que los alumnos obtienen por una educación personalizada.

Departamento de administración de personal: Comprende todo lo relacionado con el desarrollo y administración de políticas y programas que provean una estructura organizativa eficiente, empleados calificados, tratamiento equitativo, oportunidades de progreso, satisfacción en el trabajo y adecuada seguridad de empleo.

Depende de la Gerencia de Administración.

Políticas y estrategias del Departamento de Administración de personal.

Políticas, estrategias, para con el personal.

Perfeccionar al personal con el perfil Institucional.

Seleccionar docentes que respondan a los requerimientos del proyecto educativo institucional.

Realizar durante la selección de personal talleres de capacitación y evaluación de inteligencia emocional y desarrollo de la persona.

Seleccionar docentes con muy buenas referencias.

Los docentes de asignaturas especiales (artesplásticas, música, deportes, etc.) deben tener experiencias mínimas en más de un colegio y estar avalados con referencias por escrito.

Respetar las decisiones personales de los docentes y no docentes.

Antes de que un personal forme parte del establecimiento educacional debe conocer y firmar las Normativas Institucionales donde se especifican todas las medidas, deberes y derechos de todo el personal docente y no docente.

La dirección general realiza periódicamente evaluaciones del rendimiento de trabajo individual y grupal mediante entrevistas. (grupales y personales).

Lograr una excelencia educativa.

Brindar una educación excelente y personalizada.

Confeccionar un PEI (Proy. Educ. Inst.) con los objetivos que cubran las orientaciones Bilingüe, deportiva, ecológica y artística.

Realizar periódicamente talleres de capacitación docente a nivel institucional donde se promueve la inteligencia emocional y el desarrollo personal.

La Dirección académica debe evaluar constantemente el trabajo de los docentes y elevar los informes a la dirección general.

Objetivos de Control

1-Realizar el reclutamiento: lograr que todos los puestos estén cubiertos por personal competente que cubran el perfil institucional por un costo razonable.

a. Buscar los postulantes (docentes y no docentes).

• Análisis de las necesidades del cargo.

• Desarrollo de especificaciones de trabajo.

• Análisis de las fuentes de empleados potenciales.

• Atracción de los posibles postulantes.

a. Realizar el proceso de selección: Análisis de la capacidad de los aspirantes para decidir cual tiene mayores posibilidades.

• Entrevistar los postulantes.

• Realizar talleres de Pruebas de inteligencia emocional.

• Evaluación de los postulantes en base a los resultados de los talleres.

• Confección y entrega de los diferentes tipos de contratos de trabajo (contratos temporales, a plazo fijo, contratos de prueba, etc.).

a. Instrucción y entrega de materiales: Entrenamiento, información y entrega de materiales necesarios a los empleados contratados (o nuevos) para que cumplan sus obligaciones eficientemente.

• Orientación de los nuevos empleados mediante talleres de capacitación y entrega de documentación con las normativas (reglamento interno con los que se rige la institución).

• Seguimiento de la actuación de los empleados (y empleados nuevos también).

• Compra de materiales didácticos u otros servicios para entregar a los docentes y así los mismos puedan dictar sus clases eficientemente.

a. Despidos: Terminación legal de las relaciones con los empleados en la forma más beneficiosa para ellos y el colegio.

• Realización de la entrevista de egreso.

• Análisis de las bajas.

a. Determinar los servicios sociales para los empleados:

• Determinación de servicio médico y otros para los empleados (y alumnos) que cubran la seguridad e integridad física del personal dentro de la organización.

• Prepara la documentación para la gestión de obras sociales del personal.

2-Administrar sueldos: lograr que todos los empleados estén remunerados adecuada, equitativamente y a tiempo.

a. Clasificar la posición, responsabilidades y requerimiento de los empleados:

• Preparación de las normativas institucionales donde están las especificaciones de trabajo.

• Revisión periódica y corrección de las normativas.

• Fijar los valores monetarios de los puestos en forma justa y equitativa, respecto a otros puestos en el colegio y a puestos similares en el mercado de trabajo.

• Efectuar los pagos correspondientes a los sueldos mensuales (el pago y entrega de liquidación de sueldo se efectúa en el propio colegio).

a. Control de Horarios: Fijación de horas de trabajo y períodos de inasistencia con goce de remuneraciones o sin él, que sean justos tanto para el empleado como para el colegio.

• Planificación y administración de políticas sobre horarios de trabajos o inasistencias.

• Planificación y administración de planes de vacaciones.

3- Promocionar las relaciones institucionales: Asegurar que las relaciones de trabajo entre la dirección general y los empleados al igual que la satisfacción en el trabajo y oportunidad de progreso del personal, sean desarrollados y mantenidos siguiendo los mejores intereses del colegio y de los empleados. También su función es la de desarrollar proyectos de Relaciones Institucionales con el medio externo (otras instituciones escolares, clubes, etc.)

a. Realizar negociaciones colectivas: Lograr concordancia con las organizaciones de empleados reconocidas oficialmente y establecidas legalmente, de la manera que mejor contemple los intereses del colegio y los docentes.

• Negociación de convenios.

• Interpretación y administración de estos.

a. Controlar la disciplina del personal:

• Fijar reglas de conducta y disposiciones mediante las normativas institucionales.

• Establecer y administrar las medidas disciplinarias con respecto a inasistencias injustificadas.

a. Investigación de Personal:

• Investigación de referencias de trabajos anteriores.

• Confirmar las referencias y otras documentaciones a la administración general.

• Investigar y verificar la documentación presentada por los empleados que luego conformarán el legajo de los mismos (Cédula de Identidad, títulos, registro en el Colegio de Profesores, etc.)

4-Generar Informes

• Confeccionar todos los informes mensuales, semestrales y anuales con las estadísticas, resúmenes, etc. de las gestiones administrativas del personal.

Alcance de la auditoría: Esta auditoría comprende solamente al área de Recursos Humanos del Colegio CARFEL, con respecto al cumplimiento del proceso "Administrar los Recursos Humanos" de la norma COBIT.

Metodología: COBIT, específicamente el proceso de TI PO7 "Administrar los Recursos Humanos de TI".

De acuerdo con el Dominio "Planificación y Organización" y el Proceso "Administración de Recursos Humanos", se ha desarrollado un análisis, donde se identificó con que normas está cumpliendo la organización y con cuales no, a partir de allí se definirá que es lo que el colegio debería hacer para cumplir con las normas COBIT.

La organización CARFEL, según mi parecer y de acuerdo a lo expuesto, se ajusta bastante bien a las normas COBIT en cuanto al proceso en cuestión, puesto que la misma cumple con las siguientes actividades o tareas:

Reclutamiento y Retención del personal, ya que la Dirección evalúa regularmente los procesos necesarios para asegurar que las prácticas de reclutamiento y retención del personal tengan excelentes resultados, considerando factores como la educación del personal, la experiencia y la responsabilidad.

Personal Calificado, puesto que se verifica que el personal que lleva tareas específicas esté capacitado y para ello se realizan Talleres Docentes.

Entrenamiento de Personal, ya que en cuanto ingresa el personal y durante su permanencia en el establecimiento tiene a su disposición toda la información que necesita, así como también la permanente capacitación. Aunque es importante destacar que no hay un manual de Funciones, ni de Procedimientos, por lo cual los empleados pueden tener dudas con respecto a sus funciones.

Evaluación de Desempeño de los Empleados, ya que el establecimiento implementa un proceso de evaluación de desempeño de los empleados y asesora a los mismos sobre su desempeño o conducta de manera apropiada. Aunque las evaluaciones de rendimiento no están definidas formalmente y por ende se puede llegar a tener problemas por la subjetividad de la persona que está evaluando el desempeño.

Cambios de puestos y Despidos, puesto que cuando se toman tales acciones se trata de que sean oportunas y apropiadas, de tal manera que los controles internos y la seguridad no se vean perjudicados por estos eventos.

Es importante destacar que el Colegio CARFEL tiene dificultad en cuanto a:

Respaldo de Personal, puesto que no cuenta con suficiente personal de respaldo para solucionar posibles ausencias. Tampoco el personal encargado de puestos delicados como ser el encargado de finanzas, toma vacaciones interrumpidas con duración suficiente como para probar la habilidad de la organización para manejar casos de ausencia y detectar actividades fraudulentas.

Procedimientos de Acreditación de Personal, puesto que las investigaciones de seguridad asociada a la contratación no son llevadas a cabo.

Conclusiones:

Por lo tanto, se puede inferir que para que el colegio cumpla con las normas COBIT en cuanto al proceso "Administración de Recursos Humanos" deberá efectuar las siguientes pruebas de cumplimiento y sustantivas:

• Realizar manuales de funciones, de manera que estén definidos todos los puestos de trabajo y sus correspondientes funciones.

• Realizar manuales de Procedimientos, de manera que los empleados puedan identificar cuáles son las tareas que deben realizar de acuerdo a su puesto y funciones.

• Establecer Procedimientos de Acreditación, ya que de lo contrario se pueden tener serios problemas por no haber realizado correctamente las investigaciones de seguridad.

• Proporcionar un entrenamiento "cruzado" de manera de tener personal de respaldo con la finalidad de solucionar posibles ausencias, ya que el colegio no puede contar con suficiente personal por su economía actual.

• Definir y publicar formalmente las evaluaciones de rendimiento, de manera de aplicarlas a la hora de hacer la evaluación de desempeño para evitar problemas con el personal docente y no docente.

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