LA PARTIDA DOBLE Y LA INFORMACIÓN FINANCIERA

LA PARTIDA DOBLE Y LA INFORMACIÓN FINANCIERA

4.1 CONCEPTO:

INFORMACIÓN FINANCIERA

Conjunto de datos que se emiten en relación con las actividades derivadas del uso y manejo de los recursos financieros asignados a una institución. Es aquella información que muestra la relación entre los derechos y obligaciones de la dependencia o entidad, así como la composición y variación de su patrimonio en un periodo o momento determinado.

PARTIDA DOBLE

Es la base de la contabilidad actual y consiste en un movimiento contable que afecta a un mínimo de dos asientos o cuentas, un débito y un crédito y, además, tiene que haber la misma cantidad de débitos que de crédito; en otras palabras, débito menos crédito ha de ser cero, para que haya equilibrio en la contabilidad.

La partida doble nace de un hecho económico entre dos partes y se basa en la teoría de "no hay deudor sin acreedor", es decir, que si compro un producto yo soy el deudor y mi proveedor será el acreedor.

4.2 objetivo

El objetivo principal es reflejar el patrimonio de la unidad económica, captar el auténtico resultado obtenido y suministrar a los gestores de la empresa y los demás usuarios de la información contable, la información adecuada para la toma de decisiones.

B) Objetivo

Es la medición de la acción y la reacción que se tiene en cada una de las operaciones que se practican, mediante la ecuación contable: Activo = Pasivo + Capital, demostrando que los recursos (A) de cualquier empresa se obtuvieron de cualquiera de las dos fuentes de financiamiento: el endeudamiento (P) y las aportaciones y utilidades generadas (C).

4.3.- FUENTES Y RECURSOS.

Las entidades económicas independientemente de su naturaleza y objetivos, requieren de recursos para el desempeño de su contenido. Entiéndase por recursos, el conjunto de bienes y derechos que cuenta una entidad económica, para alcanzar sus objetivos.

Como ejemplos de bienes puede citarse:

1.-Dineroen efectivo

2.-Depósitos bancarios

3.-Mercancías

4.-Mobiliario y equipo de oficina

5.-Edificios

6.-Terrenos

4.4 LA CUENTA

A través de la contabilidad financiera es posible poder presentar información financiera, información que se produce a través de las distintas operaciones que realiza una entidad, así como los eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan y que este registro debe efectuarse con orden, clasificando debidamente las diversas partidas que integran los estados financieros.

Las operaciones que la contabilidad cuantifica y registra, originan aumentos y/o disminuciones en los recursos de la entidad (Activo), así como en las fuentes de los mismos, ya sea externas (Pasivo) o internas (Capital Contable). Por lo tanto, para cumplir con esta finalidad, es conveniente contar en contabilidad con un mecanismo que permita registrar los aumentos y/o disminuciones que sufre el activo, el pasivo y el capital, las cuales surgen como consecuencia lógica y natural de las transacciones efectuadas por la entidad, este mecanismo es a través de la Cuenta.

4.4.1 CONCEPTO DE LA CUENTA

Es donde se registran en forma clara, ordenada y comprensible los aumentos y/o disminuciones que sufre el activo, el pasivo y el capital, como consecuencia de las operaciones que realiza una entidad.

4.4.2 OBJETIVO DE LA CUENTA

El objetivo principal de la cuenta es controlar, por medio de las anotaciones, los aumentos y las disminuciones sufridos por cualquier concepto del activo, pasivo o capital, todos ellos como consecuencia de las operaciones realizadas por la empresa, proporcionando información detallada de los movimientos, dando la oportunidad de crear estados financieros claros y confiables, relativos a la situación financiera de la empresa.

C) ELEMENTOS

Los elementos que integran la cuenta son variados, pero se encuentran relacionados ya que todos y cada uno de ellos pertenece al mismo rubro del activo, pasivo o capital.

Forma de cuenta: La cuenta se representa como una" T ", donde se registran los aumentos o las disminuciones de la cuenta, según corresponda la naturaleza de la operación.

Nombre de la Cuenta: El nombre que se asigne a la cuenta debe dar una idea clara y precisa del valor o concepto que controla, por lo tanto, habrá tantas cuentas como valores o conceptos se tengan de activo, de pasivo y de capital.

Partes de la cuenta: La cuenta representada mediante una" T ", conocida comúnmente como "Esquema de Mayor", cuenta con dos columnas, una del lado Izquierdo y la otra del lado derecho, que se utilizan para registrar en ellas los aumentos y disminuciones que sufren los conceptos del activo, de pasivo y capital por las operaciones realizadas.

4.5 MOVIMIENTOS DE LA CUENTA

CARGOS Y ABONOS: El registro de las cantidades que surjan de las operaciones realizadas por la empresa deben anotarse según corresponda por medio de Cargos y Abonos, por lo que:

Cargar significa registrar una cantidad en el debe de la cuenta, es decir, registrarla en el lado izquierdo de la cuenta.

Abonar significa registrar una cantidad en el haber de la cuenta, es decir, registrarla en el lado derecho de la cuenta.

MOVIMIENTOS: Se llama movimiento a la suma de los cargos y a la suma de los abonos de la cuenta. Basándose en lo anterior, podemos diferenciar dos clases de movimientos:

Movimiento Deudor es la suma de los cargos de una cuenta.

Movimiento acreedor es la suma de los abonos de una cuenta.

SALDOS: Es la diferencia entre el movimiento deudor y acreedor En virtud de que existen dos clases de movimiento deudor y acreedor, la diferencia puede ser mayor en uno u otro lado de la cuenta, entonces, habrá dos clases de saldos que son:

Saldo Deudor: Una cuenta tendrá saldo deudor cuando el importe del movimiento deudor sea mayor que el importe del movimiento acreedor, o bien, cuando la cuenta únicamente haya recibido cargos.

Saldo Acreedor: Una cuenta tendrá saldo acreedor cuando el importe del movimiento acreedor sea mayor que el importe del movimiento deudor, o bien, cuando la cuenta únicamente haya recibido abonos.

CUENTA SALDADA: Se dice que una cuenta está saldada, cuando el importe de la suma del movimiento deudor es igual a la suma del movimiento acreedor.

4.5.1.-ACTIVO.

Representa todos los bienes y derechos que son propiedad de la empresa.

Un activo es un bien que la empresa posee y que pueden convertirse en dinero u otros medios líquidos equivalentes.

Clasificación de los activos

Los activos que una empresa posee se clasifican dependiendo de su liquidez, es decir, la facilidad con la que ese activo puede convertirse en dinero.

Por ello se dividen en:

• Activo fijo, son los activos utilizados en el negocio y no adquiridos con fines de venta, como maquinarias y bienes inmuebles.

• Activo circulante, son activos que se esperan que sean utilizados en un periodo inferior al año, como clientes o existencias.

Las cuentas de activos, tanto circulantes como fijos, se incluyen en el balance de situación.

Activo = Pasivo + Capital

4.5.2.- PASIVO.

Representa todas las deudas y obligaciones a cargo de la empresa.

El pasivo consiste en las deudas que la empresa posee, recogidas en el balance de situación, comprende las obligaciones actuales de la compañía que tienen origen en transacciones financieras pasadas.

Clasificación del pasivo

El pasivo contable se clasifica según su exigibilidad en el tiempo, es decir, cuánto tiempo tardan en vencer estas obligaciones. El pasivo de divide en:

- Pasivo no exigible o fondos propios.

- Pasivo exigible: Son todas las deudas que la empresa posee frente a terceros como proveedores, bancos u otros acreedores y el pasivo exigible se divide a su vez en:

+ Largo plazo: vence en un periodo superior a un año.

+ Corto plazo: vence en un periodo inferior a un año.

4.5.3.- CAPITAL CONTABLE/PATRIMONIO.

Diferencia aritmética entre todo el valor de las propiedades de la empresa y el total de sus deudas u obligaciones.

El capital contable es el derecho de los propietarios o poseedores sobre los activos netos que surgen o se manifiestan por aportaciones de los dueños, por transacciones o tratos y otros eventos o circunstancias que afectan a una entidad, el cual se ejerce mediante devolución, reembolso o distribuciones. El capital contable está constituido por capital contribuido y capital ganado o debido, en su caso.

El capital contribuido lo forman las aportaciones de los dueños y las donaciones, así como también el acoplamiento a estas partidas. El capital ganado incumbe al resultado de las actividades operativas y de otros sucesos o circunstancias que le afecten. Los conceptos que incluye habitualmente el capital contable son los siguientes:

• CAPITAL CONTRIBUIDO

• Capital Social

• Participaciones o aportaciones para futuros aumentos de capital

• Premio en venta de acciones

• Donaciones o concesiones.

• CAPITAL CONTRIBUIDO

• Utilidades retenidas, incluyendo las aplicadas a reservas de capital

• Pérdidas reunidas o acumuladas

• Exceso o insuficiencia en la actualización del capital contable

El capital social está definido por los títulos que han sido expedidos a favor de los socios o accionistas. El exceso o insuficiencia en la actualización del capital contable está representado principalmente por el resultado por tenencia de activos no monetarios.

4.5.4 RESULTADOS

En contabilidad pública, el resultado contable es el resultado económico-patrimonial; es la variación de los fondos propios de una entidad, producida en determinado período como consecuencia de sus operaciones de naturaleza presupuestaria y no presupuestaria. Este resultado se determina considerando la diferencia entre los ingresos y los gastos producidos en el período de referencia.

El resultado presupuestario es la diferencia entre la totalidad de ingresos presupuestarios realizados durante el ejercicio, excluidos los derivados de la emisión y creación de pasivos financieros, y la totalidad de gastos presupuestarios del mismo ejercicio, excluidos los derivados de la amortización y reembolso de pasivos financieros.

4.6.-PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE INVENTARIOS.

El inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas. Por medio del siguiente trabajo de investigación se darán a conocer algunos conceptos básicos de todo lo relacionado a los Inventarios en una empresa, métodos, sistema y control.

4.6.1 INVENTARIO ANALÍTICO O PORMENORIZADO.

El sistema analítico o pormenorizado consiste en abrir una cuenta especial en el libro del Mayor para cada uno de los conceptos de que se forma el movimiento de la cuenta de Mercancías generales.

• Por lo tanto, en este procedimiento se establecen las siguientes cuentas:

• Inventarios

• Compras

• Gastos de compras

• Devoluciones sobre compras

• Rebajas sobre compras

• Ventas

• Devoluciones sobre ventas

• Rebajas sobre ventas

Las cuentas que se abren cada uno de los conceptos de mercancías se conocen con el nombre de cuentas auxiliares de mercancías, o simplemente cuentas de mercancías

Inventarios perpetuos o constantes.

4.6.2INVENTARIO PERPETUO O CONSTANTE

Consiste en registrar las operaciones de mercancías de tal manera que se pueda conocer en cualquier momento el valor del inventario final, el costo de lo vendido y la utilidad o la pérdida bruta. Cuentas que se emplean en el procedimiento de inventarios perpetuos. Las cuentas que se emplean en este procedimiento para registrar las operaciones de mercancías son las siguientes:

1.- Almacén

2.- Costo de ventas

3.- Ventas

Ventajas del procedimiento de inventarios perpetuos.

a) Se puede conocer en cualquier momento el valor del inventario final sin necesidad de practicar inventarios físicos.

b) No es necesario cerrar el negocio para determinar el inventario final de mercancías, puesto que existe una cuenta que controla las existencias.

c) Se pueden descubrir los extravíos, robos o errores ocurridos en el manejo de las mercancías, puesto que se sabe con exactitud el valor de las mercancías que debiera haber.

4.7 REGISTRO DE OPERACIONES BASICAS MANUAL Y ELECTRONICO

Registro de operaciones básicas manual.

-es un registro metódico de las operaciones de una empresa, que se realizan de forma manual y su importancia se deriva de las siguientes consideraciones:

* Se comienza con los saldos de las cuentas en el mayor al inicio del periodo.

* Se analizan las transacciones para determinar las cuentas involucradas en la operación.

* Se registra en forma manual las operaciones en los asientos de diario, de acuerdo a un orden cronológico.

* Se pasan manualmente los asientos del libro diario a las cuentas del mayor.

* Se determinan los saldos de cada cuenta al final del periodo, sin ajustar.

* Se realizan los asientos de ajuste y pases al mayor.

* Se prepara una hoja de trabajo que incluye balance de comprobación ajustado, estado de resultados, estado de situación y asientos de cierre.

* Se prepara el balance de comprobación posterior al cierre.

Registro de operaciones básicas electrónico.-

Es una herramienta que consiste en la aplicación de los procedimientos tecnológicos de la computación y los diferentes paquetes contables, para realizar las actividades contables, desde el punto de vista del registro de una forma sistemática y automatizada, de las operaciones y demás hechos contables que se suceden dentro de la organización.

* VENTAJAS:

• VELOCIDAD

• VOLUMEN DE PRODUCCIÓN

• REDUCCIÓN DE ERRORES

• PASES AUTOMÁTICOS AL MAYOR

• OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN CONTABLE OPORTUNA

• MENORES COSTOS

• IMPRESIÓN AUTOMÁTICA DE DOCUMENTOS

4.7.1 EN ASIENTOS DE DIARIO

El Diario o Jornal es un libro contable donde se recogen, día a día, los hechos económicos de una empresa. La anotación de un hecho económico en el libro Diario se llama asiento; es decir en él se registran todas las transacciones realizadas por una empresa.

Pasos para el Registro en diario:

a) Toda operación afecta dos cuentas mínimo. Para su registro correcto, debemos identificar correctamente las cuentas (efectivo, cuentas por pagar, gastos, ingresos u otras) que se ven afectadas por la operación y a la categoría general a la que pertenecen (activos, pasivos o capital).

b) Se determina si la operación aumenta o disminuye cada cuenta.

c) Utilizando las reglas del Debe o Haber, determinar en qué columna se tiene que registrar la cantidad.

En el libro diario se anotan las operaciones que realiza una empresa de manera cronológica y ordenada, informando una serie de datos como:

• Folio (número de la página).

• Fecha de la operación

Número progresivo de las operaciones.

• Folio de las cuentas de libro mayor que se afectan a través de cargos y abonos.

• Nombre de las cuentas que se ven afectadas en las operaciones.

• Breve explicación de cada una de las operaciones efectuadas, destacando en ellas la clase y número de documentos comprobatorios que ampara a las mismas.

• Importe de las cantidades que afecten a las subcuentas, las cuales se anotarán en la columna parcial.

A la anotación de cada una de las operaciones contenidas en este libro se le conoce técnicamente como "asiento de diario" .Existen 2 tipos de asiento de diario:

1. Asientos simples (que son aquellos que se componen únicamente de un cargo y un abono).

2. Asientos compuestos (aquellos que se componen de uno o más cargos, y uno o más abonos).

4.7.2 ESQUEMAS DE LIBRO MAYOR.

Contiene por separado las cuentas individuales de contabilidad (catalogo de cuentas) que necesita la cantidad económica para registrar sus operaciones. Las operaciones se transfieren del Libro Diario General al Libro Mayor, cuenta por cuenta, para clasificar y resumir las operaciones por cada uno de los conceptos que integran la información financiera de la entidad. Existen otros sistemas de registro en diarios especiales, los que serán tratados posteriormente, que sumarian operaciones iguales, pero siempre se transfieren a las mayores todas ellas, generalmente en periodos mensuales.

Los papeles de trabajo sirven para registrar los elementos de juicio especifico que se emplean para acumular las evidencias necesarias que sean la base para fundamentar la opinión o dictamen que emite el Auditor.

4.8 PAPELES DE TRABAJO Y AUXILIARES

También podemos decir que los papeles de trabajo, son el conjunto de cédulas en las que el Auditor registra los datos y la información obtenida de la empresa que está examinando y de esta manera acumula las pruebas encontradas y la descripción de las mismas.

Los papeles de trabajo constituyen una historia del trabajo realizado por el Auditor y de los hechos precisos en que basa sus conclusiones e informes, los papeles de trabajo deben ser elaborados de tal forma que muestren:

a.- Las informaciones y hechos concretos,

b.- El alcance del trabajo efectuado,

c.- Las fuentes de la información obtenida,

d.- Las conclusiones a que llegó.

Desde el punto de vista del personal que labora en la auditoría, los papeles de trabajo constituyen esencialmente un informe que facilitará la revisión del trabajo desarrollado y que deben ser tan completos que no requiera información verbal adicional.

Los papeles de trabajo deben ser preparados de tal manera que en cualquier fecha futura un miembro de la empresa auditora o de la Contraloría General de la República, que no haya estado relacionado con el trabajo, pueda revisar los papeles y atestiguar con respecto a la labor realizada y a la evidencia contenida en los mismos.

Los papeles de trabajo deben ser elaborados de acuerdo a las técnicas y normas existentes, y en concordancia con los principios generalmente aceptados de Contabilidad y de Auditoría.

OBJETIVOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo deben estar elaborados de tal manera que constituyan:

o Evidencia del trabajo realizado y que sea la base y sustento de las conclusiones a que se llegó y que sirvieron de fundamento a los informes u opiniones del Auditor sobre la auditoría efectuada. El contenido de los papeles de trabajo tiene que ser suficiente para respaldar la opinión del Auditor y todo el contenido del informe o dictamen, además debe servir para facilitar la revisión y supervisión del trabajo realizado.

o Una fuente a la que se pueda acudirse para obtener detalles de los saldos de las cuentas y de las partidas de los estados financieros o cualquier otro dato preciso acumulado en relación con la Auditoría. Los datos utilizados por el Auditor al redactar su informe se encuentran en los papeles de trabajo.

o El grado de confianza en el sistema de control interno. Los papeles de trabajo incluyen los resultados de los cuestionarios aplicados sobre el control interno, que permitan la evaluación del mismo.

o Un medio que permita, a través de su revisión.

4.8.1 BALANZA DE COMPROBACIÓN

Determinar la efectividad y suficiencia del trabajo realizado y la solidez de las conclusiones consignadas.

Estudiar modificaciones a los procedimientos de auditoría y el programa para el próximo examen a fin de mejorar la calidad del examen.

Un medio de respaldo del informe o dictamen emitido por el Auditor, para el caso de los procesos judiciales que se pueden apertura contra las personas involucradas en hechos delictivos.

Es una lista de todos los saldos deudores y acreedores de todas las cuentas del mayor para comprobar la igualdad, sumándolos en columnas separadas; esto así a consecuencia de que la contabilidad a base de partida doble deriva su nombre del hecho de que el registro de toda operación requiere el asiento de débitos y créditos de una operación que suman igual importe, resulta obvio que el total de débitos de todas las cuentas debe ser igual al total de los créditos.

La balanza de comprobación sirve para localizar errores dentro de un período identificado de tiempo y facilita el encontrarlos en detalle y corregirlos. Es una lista muy conveniente de los saldos de las cuentas que serán empleados en la preparación de los Estados Financieros.

Es útil para comprobar la exactitud matemática del mayor y proporcionar al contador información para preparar los Estados Financieros periódicos, ya que le es mucho más sencillo utilizar los datos de la Balanza que tomándolos directamente del mayor

4.8.2 Hoja de trabajo

Una Hoja de trabajo es un documento importante aunque no es indispensable ni obligatorio. Es una forma columnaria que se utiliza en contabilidad para organizar la información, con el fin de preparar los asientos de ajuste, el estado de ganancias y pérdidas, los asientos de cierre y el balance general.

Es una hoja de contabilidad muy grande porque en ella deben aparecer todas las cuentas del balance de comprobación en primer lugar, luego una sección donde se anotan los ajustes, sigue una sección donde se hace el balance de comprobación después de los ajustes, continua con una columna para determinar el costo de venta, y finaliza con la elaboración del estado de resultados y del balance general. Es un borrador que se hace para facilitar los ajustes, el cierre y la presentación de los estados financieros.

Son en total 6 secciones divididas en sus respectivas columnas de “Debe” y “Haber” que deben llenarse a lápiz para que puedan borrarse y corregirse los errores que se cometan al llenar la información. Se parte del balance de comprobación y se termina con el balance general. Aunque no es un informe formal debe tener su encabezado con el nombre de la empresa, nombre del documento (Hoja de trabajo) y periodo al cual está referido. A continuación te mostramos la estructura de una hoja de trabajo:

4.8.3 AUXILIARES

Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analítica y detallada los valores e información registrada en los libros principales. Cada empresa determina el número de auxiliares que necesita de acuerdo con su tamaño y el trabajo que se tenga que realizar.

En ellos se encuentra la información que sustenta los libros mayores y sus aspectos más importantes son:

Registro de las operaciones cronológicamente.

Detalle de la actividad realizada.

Registro del valor del movimiento de cada subcuenta

Tipos de libros auxiliares

Cuentas de control: En estos libros se detalla y amplía la información de una cuenta en varias subcuentas, para evitar los inconvenientes que puede ocasionar el manejo de muchos registros individuales de una cuenta.

o Subcuentas: Este es el que sustenta la información presentada en los libros mayores y diarios y contiene los valores correspondientes a las subcuentas y sus auxiliares.

Auxiliar de compras y ventas: Las empresas utilizan auxiliares de compras y ventas donde se registran en forma detallada la información solicitada por la administración de impuestos.

o Auxiliar de vencimientos: Este se lleva con el fin de saber las cuentas por pagar que se tiene con terceros y las cuentas por cobrar. También existen otros libros que tienen el resto de la información financiera de la empresa, como el libro de actas y registro de socios, el libro fiscal, el registro de facturación etc.

4.9 elaboración del estado de situación financiera y del estado de resultados

Estado financiero (balance general):

- Aquel que muestra la situación financiera de una entidad económica en una fecha determinada

- Monto del activo, pasivo y capital en una fecha específica, muestra los recursos que posee la empresa, lo que debe y el capital aportado por los accionistas.

ELEMENTOS QUE LO INTEGRAN.

Los elementos que integran el Estado de Situación Financiera son: los recursos, las deudas y el patrimonio de la entidad cuya situación financiera se presenta en el mismo.

Los elementos anteriores tienen dentro de la técnica contable una terminología definida, así que:

Recursos = Activo.

Deudas = Pasivo.

Patrimonio = Capital.

Balance general:

Activo: conjunto de bienes materiales, créditos a favor, o derechos que tiene una empresa.

Pasivo: conjunto de adeudos que tiene una empresa. Obligaciones a favor de personas ajenas a ella, quienes le proporcionarán recursos en calidad de préstamo.

Capital: caudal o patrimonio. Con que los propietarios han dotado a una entidad para iniciar y continuar sus operaciones. En contabilidad Parte del balance que muestra la diferencia entre el pasivo y activo.

• PRESENTACIÓN.

Los estados financieros son de uso general tanto para la administración como para usuarios en general y se emplean para evaluar la capacidad de la empresa en la generación de activo, para conocer y estudiar su estructura financiera que incluye la liquidez y solvencia para evaluar la contabilidad de la misma. (Balance general, estado de resultados, estado de cambios en la situación financiera y estado de variación en el capital contable).

En forma de reporte: en la parte superior los ingresos, enseguida y hacia abajo los egresos y al final en el mismo sentido, el resultado obtenido.

En forma de cuenta: ingresos a la izquierda y egresos y resultados a la derecha. Practica que más bien adoptan las entidades no lucrativas.

El balance general se compone de:

1. Encabezado, lo integran el nombre de la Entidad económica, nombre del estado financiero y fecha a la cual se formula.

2. Cuerpo, se integra por conceptos del Activo, del Pasivo y del Capital, incluyendo el valor de cada uno de ellos.

3. Pie, Nombre, firma y cargo del Contador Público que lo formula y notas aclaratorias.

El cuerpo del Estado de Situación Financiera puede presentarse en forma de Cuenta u Horizontal, el activo y sus valores se presentan del lado izquierdo; a su derecha el pasivo y el capital y sus valores respectivos. Forma de Reporte o Vertical, en primer término del Activo y sus valores, enseguida y hacia abajo se muestra el Pasivo y el Capital y sus valores.

Estado financiero que muestra los ingresos, identificados con sus costos y gastos correspondientes y, como resultado de tal enfrentamiento, la utilidad o pérdida neta del periodo contable”.

Estado de resultados

Periodicidad del Estado de Resultados: El Estado de Resultados se prepara para un periodo, a diferencia del Balance que se prepara a una fecha determinada. Por esto el Balance es considerado como un estado financiero Estático, mientras que el de Resultados es considerado como Dinámico. Se explica esto porque el estado de Resultados muestra los ingresos generados de una fecha a otra, disminuidos esos ingresos por los gastos generales (Gastos de Venta y de Administración) necesarios para lograrlos durante el mismo periodo, mientras que el balance presenta las existencias en bienes, derechos, obligaciones y patrimonio a una fecha determinada.

La elaboración del estado de Resultados, por disposiciones legales (Art. 172 de la Ley General del Sociedades Mercantiles), debe prepararse anualmente, sin embargo este se puede elaborar en periodos más cortos, bien sea mensual, bimestral, trimestral, etc., según los requerimientos y necesidades de información interna que requiera la empresa.

2. Elementos que lo integran

Dentro de la estructura del Estado de Resultados podemos considerar dos tipos de cuentas que lo integran y son: Con base a la NIF-B3 vigente desde el 1 de Enero de 2007.

 Cuentas de Ingresos

 Cuentas de Egresos

A) Cuentas de Ingresos

Son aquellas operaciones que provocan un incremento al patrimonio de la entidad, conocidas también como de "Resultados Acreedoras", las de mayor uso son:

Ventas - Ingresos Ordinarios

Otros Ingresos - Ingresos no Ordinarios

B) Cuentas de Egresos

Los costos y gastos son el uso o consumo de bienes y servicios en el proceso de obtener ingresos, son conocidas como cuentas de "Resultados deudoras", las más comunes son:

Costo de Ventas

Gastos de Venta Egresos Ordinarios

Gastos de Administración

Otros Gastos - Egresos no Ordinarios

Con base a la NIF-A5 vigente desde el 1 de Enero de 2007, los Ingresos, Costos y Gastos pueden ser de dos tipos:

Ordinarios.- Son los relacionados con el giro de la entidad, es decir los que se derivan de las actividades primarias que representan la principal fuente de ingresos para la entidad; y

No ordinarios.- Son los que se derivan de las actividades que no representan la principal fuente de ingresos para la actividad.

Partes que Integran el Estado de Resultados

El estado de resultados, como cualquier otro estado financiero se integra de tres partes que son:

• ENCABEZADO

• NOMBRE DE LA EMPRESA.

• MENCION QUE SE TRATA DE UN ESTADO DE RESULTADOS.

• EL PERIODO QUE COMPRENDE.

ELEMENTOS DEL ESTADO DE RESULTADOS

CUERPO

CONTIENE LAS CUENTAS DE RESULTADOS Y El VALOR DE CADA UNA DE ELLAS, LAS CUALE POR MEDIO DE FÓRMULAS DETERMINAN

FIRMAS DEL CONTADOR PÚBLICO DEL DUEÑO DE LA EMPRESA O DE SU REPRESENTANTE LEGAL.

Presentación del Estado de Resultados

Para un mejor entendimiento en la elaboración del estado de resultados, lo podemos dividir en dos partes:

La primera que es donde se analizan todos los elementos que entran en la compraventa de mercancías hasta determinar la utilidad o pérdida en venta, o sea la diferencia entre el precio de venta de las mercancías y el de su costo. En el desarrollo de esta parte procederemos a determinar y conocer los resultados de los siguientes conceptos: Ventas Netas, Compras Totales, Compras Netas, Costo de Ventas y, finalmente conocer la Utilidad en Ventas.

A) Procedimiento Analítico o Pormenorizado

De acuerdo al registro de mercancías, mediante el procedimiento Analítico o Pormenorizado, se determinan unas fórmulas de que se rige la contabilidad para mostrar las operaciones que afectan al patrimonio de una empresa.

a) Para obtener las VENTAS NETAS: Ventas Totales

( - ) Devoluciones y/o Rebajas sobre Ventas

( = ) Ventas Netas

Nota: De no haber Devoluciones y/o Rebajas sobre Ventas, las Ventas Totales pasan a ser las Ventas Netas.

b) Para obtener el COSTO DE VENTAS: Inventario Inicial

( + ) Compras Netas

( = ) Disponible en Almacén (-) Inventario Final

( = ) Costo de Ventas.

c) Para obtener las COMPRAS TOTALES: Compras

( + ) Gastos de Compras

( = ) Compras Totales

Nota: Cuando no hay Gastos de Compra, el valor de las Compras pasan a ser Compras Totales.

d) Para obtener las COMPRAS NETAS: Compras Totales

( - ) Devolución y/o Rebajas sobre compras

( = ) Compras Netas

Nota: De no haber Devoluciones y/o Rebajas sobre Compras, las Compras Totales pasan a ser las Compras Netas.

e) Para obtener la UTILIDAD O PÉRDIDA BRUTA:

Ventas Netas

( - ) Costo de Ventas

( = ) Utilidad o Pérdida Bruta

1. Será UTILIDAD BRUTA cuando las ventas netas sean mayores que el costo de ventas.

2. Será PÉRDIDA BRUTA cuando las ventas netas sean menores que el costo de ventas.

f) Para obtener la UTILIDAD o PÉRDIDA DE OPERACIÓN: Utilidad o Pérdida Bruta

(+ ó -) Gastos de Operación (venta y administración)

( = ) Utilidad o Pérdida de Operación

1. Los gastos siempre se restan a la utilidad

2. Los gastos siempre se suman a la pérdida

g) Para obtener la UTILIDAD ó PÉRDIDA FINANCIERA: Utilidad o Pérdida de Operación

(+ ó -) Gastos y Productos Financieros

( = ) Utilidad ó Pérdida Financiera

1. Como los gastos y productos financieros son cuentas de naturaleza contraria deben restarse entre sí, si los gastos son mayores a los productos la diferencia se resta a la utilidad de operación o se suma a la pérdida de operación.

2. Si los productos son mayores que los gastos la diferencia se suma a la utilidad de operación ó se resta a la pérdida de operación.

h) Para obtener la UTILIDAD ó PÉRDIDA NETA DEL EJERCICIO: Utilidad o Pérdida Financiera

(+ ó -) Otros Gastos y Otros Productos

( = ) Utilidad o Pérdida Neta del Ejercicio

1. Como las cuentas de otros gastos y otros productos son de naturaleza contraria deben restarse entre sí, si los otros gastos son mayores a otros productos la diferencia se resta a la utilidad financiera ó se suma a la pérdida financiera.

2. Si otros productos son mayores a otros gastos la diferencia se suma a la utilidad financiera o se resta a la pérdida financiera.

Estado de resultados 2013

El Estado de Resultados, anteriormente conocido como Estado de Ganancias y Pérdidas, es el principal instrumento que se utiliza para medir la rentabilidad de una empresa a lo largo de un período. Si el Estado de Situación Financiera es como una fotografía, el Estado de Resultados es como un video, pues registra lo que hizo la empresa entre dos fotografías.

En el ejemplo siguiente se muestra el Estado de Resultados de la empresa ZZZ.

Lo primero que salta a la vista, es que cubre un período determinado de tiempo, en este caso, del 01 de enero al 31 de diciembre del 20XX, es decir, se registran todos los Ingresos y Gastos que la empresa ha efectuado durante ese año. No olvide que Ingresos - Gastos = Utilidad o Pérdida.

Por otro lado, es conveniente tomar en cuenta que este estado financiero se presenta de forma escalonada o progresiva, de tal modo, que se puede examinar la utilidad o pérdida resultante después de la deducción de cada tipo de gasto.

Para calcular la Utilidad Bruta se comienza registrando todas las ventas y deduciendo el costo en que se incurrió en la elaboración de los productos vendidos, lo que incluye materia prima, insumos, mano de obra directa y la depreciación de la maquinaria y equipo utilizado en la producción (Costo de ventas). Los S/.40 000 resultantes representan la Utilidad Bruta. Esto quiere decir, que la empresa obtuvo un precio por los productos vendidos que representó S/.40 000 más que lo que le costaron producirlos.

A la Utilidad Bruta se le restan los Gastos de Administración y Ventas. Entre estos, se encuentran la planilla administrativa, los gastos de oficina, el pago a los vendedores, cualquier publicidad que se haya hecho para los productos de la empresa, etc.

Tal como puede verse, son gastos que no tienen que ver en forma estricta con la parte productiva del negocio, pero que son importantes para mantener la operación del mismo; por lo que, a este tipo de gastos, se les denominan Gastos Operativos. Para este caso, ambos conceptos suman S/.10 000, lo que determina una Utilidad Operativa de S/.30 000.

Se le denomina Utilidad (o Pérdida) Operativa, pues, es el resultado total de la operación del negocio que incluye la parte productiva y la parte administrativa. Es perfectamente posible que una empresa tenga un alto margen de utilidad bruta pero una utilidad de operación relativamente baja, debido a que se ha incurrido en fuertes gastos para la venta de los productos o la administración del negocio.

Una vez obtenida la Utilidad Operativa, la cual, en principio, es una medida de la eficiencia con la que ZZZ está generando ingresos y controlando los gastos, se hace un ajuste incluyendo a ingresos y egresos no relacionados con la operación del negocio. Así, entonces, se pagan los intereses de los préstamos que se tomaron para financiar a la empresa y que ascienden a S/.5 000 y se llega a una Utilidad Antes de Impuestos de S/.25 000, los que toma como base la SUNAT para calcular el Impuesto a la Renta, el cual es S/.7 500; lo que le deja a la empresa S/.17 500 de Utilidad Neta, la misma que puede ser repartida como dividendos o reinvertida en el negocio. Mientras no se haya tomado la decisión, observe que pasan al ESF como Utilidades retenidas.

Por último, hay que tener en cuenta que el Estado de Resultados no sólo mostró cuánto ganó la empresa durante un año, sino que también, le indicó a los accionistas la rentabilidad que han obtenido por el dinero que invirtieron. Este indicador se denomina Retorno sobre Patrimonio (ROE en inglés, por Return On Equity), resulta de dividir la utilidad obtenida (S/.17 500) sobre el capital invertido (S/.150 000); lo que arroja un ROE de 11.67%, eso quiere decir, que por cada sol que invirtieron los accionistas en la empresa, ganaron S/.0.12.

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