LAS FUNCIONES CENTRALES DEL PRESUPUESTO

INTRODUCCION

El concepto de presupuesto involucra un plan de acción que debe llevarse a cabo en el futuro y así mismo un flujo de ingresos y egresos derivados de ese plan de acción siempre en relación con el contexto y actividad de la empresa.

El presupuesto es visto como un documento puramente contable, el objeto de este libro es reubicarlo como instrumento de la administración de organizaciones.

Toma relevancia en la transición de una pequeña pyme a una pide madura, siendo el punto donde compatibilizar las metas del profesional y el dueño.

Triple desafío, abordar el presupuesto como:

• Facilitador de la implementación de las estrategias 
• Instrumento clave de la administración
• Acompañante indispensable del desarrollo y crecimiento de los emprendimientos y las pymes 

LAS FUNCIONES CENTRALES DEL PRESUPUESTO

Cinco funciones esenciales del presupuesto:

• Verificar y asegurar la viabilidad de un emprendimiento: Esta función engloba todas las demás, constituye una especie de prueba de viabilidad, es decir, verificar si lo que se propone para el año, cumpliendo las premisas planteadas, no es imposible.

• Implementación de estrategias: Las estrategias no se implementan en el nivel estratégico. Para poder hacerlas realidad es necesario bajar a lo operativo, en concreto al plan anual que llamamos presupuesto.

• Asignación de fondos: realizar una separación entre lo que puede financiarse con recursos disponibles de aquello que deberá esperar a una próxima oportunidad.

• Campo de conflicto negociaciones y acuerdos: el presupuesto no es solamente una herramienta de dirección y administración, también se lo ve como un instrumento de cultura organizacional. Es importante que alrededor de la gestión presupuestaria se genere un estilo de gestión basado en valores, colaboración entre áreas, negociaciones de metas conversadas y obteniendo común acuerdo entre todas las partes que forman la organización.

• Plan operativo para la acción: diseñar las acciones específicas para llevarlas a cabo.

POR QUÉ EL PRESUPUESTO ES IMPORTANTE PARA LAS PYMES

Hay 16 razones que evidencian la utilidad del presupuesto tanto para empresas grandes como pymes:

1. El presupuesto carece de valor predictivo. Es un plan, un curso de acción que se intentara cumplir no contra viento y marea, sino sujeto a los cambios del contexto.
2. El mundo funciona mediante dos clases de fenómenos: programables y emergentes. El tipo de presupuesto planteado en el libro cumple con ambos ya que es un programa pero es completamente flexible. Programa para organizarnos dentro de lo previsible y se adapta a los cambios impredecibles (más detalle en los prólogos).
3. No es el presupuesto antiguo donde los datos eran rígidos y solamente incluía variaciones simples. Toma la premisa de que el contexto cambia y con ellos los individuos que llevan adelante las decisiones y acciones atadas al presupuesto.
4. El presupuesto es la parte operativa del plan integral de una organización, donde se buscará llevar a la práctica el plan estratégico.
5. Es particularmente aplicable en las pymes, siendo entidades más débiles y con mayor nivel de riesgo deben tener gran cuidado al implementar decisiones estratégicas.
6. Logra cuantificar metas operativas y verificar si financiera económica y políticamente es viable de realizarlas.
7. La comprobación de viabilidad  despierta en las personas el efecto de cohesión y confianza al participar de un esfuerzo común cuyo éxito por lo menos no es imposible.
8. Respaldo para obtener préstamos.
9. El proceso de armado del presupuesto es cuando las estrategias pasan al plano de la acción, cobran vida y se llevan a cabo.
10. En la implementación nos preguntarnos que, cuanto, cuando y quien.
11. El presupuesto se convierte en el organizador de la gestión. Siempre que no cambian las condiciones se puede ver en esta herramienta qué decisiones y pasos se deben tomar a posteriori.
12. El presupuesto es controlador, en el sentido de alertar sobre transformaciones, debilidades y amenazas.
13. Así mismo es un generador de aprendizaje para la organización.
14. El presupuesto y el control presupuestario son el punto neurálgico y se juega su identidad como sistema.
15. El presupuesto es la llave maestra que permite pasar de un modelo casero a una dirección profesional 
16. La corrupción desde el presupuesto ataca de manera ex ante y ex post.

EL PRESUPUESTO Y LA GENTE

El presupuesto no es un papel, es un borrador de lo que pensamos que pasará en una organización que se moviliza por diversos actores.

El presupuesto es una gran guía que señala ciertos cambios a seguir por los miembros de la organización. Todos los niveles de la organización constituyen un grupo humano absolutamente interconectado.

Ackoff dice “en el proceso de planeación el proceso es el producto más importante” remarcando la relevancia que toma la participación de la gente, el principio participativo. Todo presupuesto moderno debe ser participativo. La gente apoya lo que ayudó a construir.

El gran desafío del presupuesto reside en hacer compatible lo que postula la dirección como metas de éxito y lo que deben lograr “los de abajo”.

Un problema clásico que se plantea es la existencia de “quintitas” donde cada uno cuida la suya, las áreas se cierran en ellas mismas, la interconexión es la clave del funcionamiento de una organización, es el principal motor del presupuesto. Por la relevancia que toma para el presupuesto, este debe funcionar como aglutinador, generando espíritu de equipo.

La gestión presupuestaria es uno de los principales casos del “aprender haciendo” y si está bien implementada es un gran proceso de transformación que afecta a todos los integrantes de la organización. Se debe generar un gran cambio en lo que es el control presupuestario para que esto suceda. Mientras que exista el concepto de que el control presupuestario es para controlar a la gente y no un sinónimo de aprendizaje seguirá la idea de que “hay que tenerle miedo” al control presupuestario. Entonces, es necesario conseguir el compromiso de la gente para poder producir los cambios necesarios, es necesario implantar el concepto de CONTROL=APRENDIZAJE. No se aprende haciendo las cosas bien, solamente haciéndolas mal.

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