La Empresa

OBLIGACIONES PROFESIONALES DEL COMERCIANTE

La ley mercantil impone a todos los comerciantes, por el solo hecho de serlo, ciertas obligaciones; así, en el artículo 16 del Código de Comercio, se impone a quien sea comerciante:

1. La publicación, por medio de la prensa, de la calidad mercantil con sus circunstancias esenciales y, en su oportunidad, de las modificaciones que se adopten. Refiriéndose con ello a los cambios que se puedan dar en el futuro.

2. Las inscripciones en el Registro Público de Comercio de los documentos cuyo tenor y autenticidad deben hacerse notorios.

3. Mantener un sistema de contabilidad conforme al artículo 33 del mismo ordenamiento mercantil.

4. La conservación de la correspondencia que tenga relación con el giro del comerciante.

LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

De inventarios y balances, Libros Diario y libro Mayor o de cuentas corrientes.

Éstos son los libros que todo comerciante colectivo debe llevar como mínimo; sin embargo, es posible utilizar todos los que sean necesarios para la buena marcha de su negocio:

• Balance. Es la serie de operaciones contables que deben efectuarse para llegar a expresar la posición financiera del negocio.3 En forma de conclusión, y atendiendo la opinión del ilustre maestro español Joaquín Garrigues, el balance es el elemento de contabilidad donde convergen todas las anotaciones hechas en los restantes libros, es un documento de síntesis (Treviño, 1982: 59).

• Libro de inventarios. Es la descripción y asiento en libros, de dinero, bienes, muebles, créditos y cualquier especie de valor que forme el activo del negocio, todo realizado con orden y exactitud.

• Apertura. Es el balance que practica el comerciante al iniciar sus operaciones.

• Libro de inventarios y balances. Es el libro contable donde se anotan las operaciones hasta aquí señaladas.

Balance, según R. Moreno Rodríguez, se define como “el documento contable que refleja el estado económico de una negociación (empresa en un momento determinado, a cuyo efecto se numeran en él los diversos elementos que constituyen un activo y su pasivo)”.

• Libro diario. Tiene por finalidad suministrar un registro cronológico de las transacciones mercantiles y analizar cada una de ellas en sus elementos de cargos y abonos. Es donde se asienta por primera vez el inventario del balance inicial.

• Libro mayor o de cuentas corrientes. Se utiliza para asentar, agrupando, metódicamente y por cuentas, los asientos del libro diario, integrando las cuentas particulares de cada objeto o de cada persona.

• Libro de actas. Aquí se harán constar todos los acuerdos relativos a la marcha del negocio que tomen las asambleas o juntas de socios y, en su caso, los consejos de administración (artículo 36 del Código de Comercio).

Idioma de los libros de registro (contabilidad)

Todos los libros a que se refiere este capítulo deberán llevarse en idioma castellano, aunque el comerciante sea extranjero con lengua diferente; en caso de contravención habrá una multa de no menos de $25.00, pero que no excederá del cinco por ciento de su capital.

Conservación de los libros

El comerciante deberá conservar, debidamente archivados, los comprobantes originales de sus operaciones por un plazo mínimo de diez años, y los herederos de un comerciante tienen la misma obligación. Conforme al artículo 245 de la Ley de Sociedades Mercantiles (LSM), los liquidadores mantendrán en depósito los libros y papeles de la sociedad durante diez años después de la fecha en que se concluya la liquidación.

LIBROS SOCIALES

A las sociedades mercantiles en particular, la legislación les impone la obligación de llevar ciertos libros especiales, según la sociedad de que se trate. En relación con las sociedades de responsabilidad limitada, el artículo

...