La Oficina en el Mundo Empresarial

La Oficina en el Mundo Empresarial

Básicamente se puede definir la oficina como el lugar de la empresa donde la información emitida y recibida es procesada con el objeto de aportar datos necesarios para el normal desarrollo de las actividades y operaciones que en ella se realizan.

Características de la Oficina

Como lugar de trabajo, la oficina se debe caracterizar por ser un área acondicionada con excelente iluminación, ventilación y ambientación adecuada con los materiales que allí se utilizan.

Equipos Mobiliarios y Materiales de Oficina

Dado que en la actividad los espacios laborales se manejan bajo nuevos conceptos de movilidad y versatilidad, las organizaciones están llamadas a utilizar cada vez más equipos y materiales de nuevas tecnologías inalámbricas que permitan la realización del trabajo en diferentes espacios y diversas maneras.

Equipos para la Comunicación

*Facilitan la comunicación tanto interna como externa de la organización.

Ejemplo: -Teléfonos

- Intercomunicadores

-Fax

-Computadoras

-Sistemas de TV

-Altavoces

-Busca personas u otros.

*Equipos de Reproducción; mejoran la calidad de la impresión escrita y gráfica.

Ejemplo: -Fotocopiadoras

-Scanner

-Impresoras

-Plotters

-Otros

*Equipos para Cálculos Numéricos; permiten mayor precisión y rapidez en los procesos contables o donde se requieran realizar cálculos numéricos.

Ejemplo: -Calculadoras

-Sumadoras

-Registradoras

-Otros

Oficinista

Es el recurso encargado de realizar diversas tareas relacionadas con las actividades que surgen dentro de la oficina.

Actividades del Oficinista

Las actividades del oficinista varían de acuerdo al tamaño y tipo de organización, sin embargo; entre la variedad de ocupaciones de un oficinista se pueden señalar las siguientes:

-Tomar notas y transcribirlas

-Redacción de Correspondencias

-Manejo de Correspondencias

-Archivos de Documentos

-Operación de máquinas de oficina

-Registrar informaciones detallada contables.

Relaciones Interpersonales

Son todas aquellas relaciones que surgen como consecuencia de la convivencia diaria dentro de la oficina.

Formas de Comunicación en el Mundo Empresarial

El teléfono, es un sistema de trasmisión del sonido a distancia; a través de cables conductores o de enlaces de micro ondas.

Técnicas para Obtener Llamadas Telefónicas

-Atender rápida y cortésmente

-Identificar la empresa u organismo al contestar el teléfono

-Prestar atención al mensaje que se reciba para que éste pueda ser transmitido con veracidad.

Reglas de Cortesía Eficacia en el Uso del Teléfono

-Expresar las ideas con palabras apropiadas

-Utilizar frases de cortesía como Gracias, De nada, A la orden, Buenos Días, Mucho Gusto, etc.

-La persona que llama es quien debe concluir la conversación.

Fax

Es un sistema electrónico para enviar información impresa gráfica de un lugar a otro, por medio de una copia o facsímil.

Funcionamiento del Fax

-El fax debe estar conectado a una línea Telefónica.

-Para recibir un mensaje de encendido debe estar en ON y tener cargado el papel de recepción.

Ventajas del Fax

-Disminuye considerablemente el tiempo de envío y recepción de correspondencias.

-Permite la reproducción de documentación con gran fidelidad.

Correo

Es un servicio de comunicación prestado por el estado o por empresas privadas. Su finalidad es hacer llegar a su destino, información escrita u objetos

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