Las actividades diarias desempeñadas en cada área que conforman esta administración,

Benemérita Universidad Autónoma de Puebla

Facultad de Administración

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Ángela Ríos Rodríguez.

INTRODUCCIÓN

Las actividades diarias desempeñadas en cada área que conforman esta administración, tienen diferentes necesidades y requerimientos, por lo que el mantener el funcionamiento con eficacia y efectividad en busca de la mayor calidad al brindar el servicio, está relacionado con la creación e implantación de métodos, formas o procesos que de forma responsable, y correspondida estén conformados, no solo para mantener en funcionamiento ideal de cada área, si no de esta misma forma ofrecer de alternativas para obtener nuevas técnicas de prevención y previsión para lograr un mejor manejo de recursos.

Este Manual tiene como objetivo fundamental la definición y documentación de los Procedimientos que sustentan la operación del Departamento de Compras, las Políticas que norman a los mismos, así como también, señalar los puestos involucrados en la ejecución de las diversas funciones administrativas, a fin de establecer el control y funcionamiento más eficiente y transparente de la Unidad Administrativa en cuestión.

Y con ello, capacitar a todo el personal de oficina que labora en esta administración en cuanto al manejo de documentos para comprobar gastos que por actividades relacionadas con esta tengan que realizarse.

Así mismo, los Procedimientos se orientan hacia objetivos específicos, que se rigen por Políticas o lineamientos que además, describen la manera de lograr los objetivos establecidos.

Las políticas, procedimientos, flujos de información, reportes y responsabilidades, descritos en el presente Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Departamento de Compras son aplicables al personal adscrito a esta Empresa y en su caso a otras Dependencias, cuando impliquen su interacción, siendo el enlace con éstas el Responsable Administrativo de cada Dependencia.

INDICE

INTRODUCCIÓN        

CONTENIDO        

ORGANIZACIÓN.        

Visión        

Misión        

Organigrama.        

Descripción de puestos y funciones.        

Gerente General        

Departamento de Recursos Humanos        

Departamento de Administración        

Departamento de Contabilidad        

Departamento de Compras        

POLÍTICAS.        

PROCEDIMIENTOS.        

INSTRUCCIONES TECNICAS.        

CIRCULARES Y BOLETINES.        

CONTENIDO

El contenido del manual se ha dividido en secciones, donde cada una representa el detalle del tema tratado.  

• Se realiza una descripción de la organización donde se especifica la acción a ejecutar y el responsable de realizar dicha acción dentro de la empresa.  

• Las políticas orientan sobre las acciones a tomar en determinadas situaciones.  

• El procedimiento está dedicado a ordenar, en forma lógica, todos los pasos que se deben ejecutar secuencialmente.  

• Se anexan también boletines informativos que serán de utilidad para el personal cuando interactúen con los proveedores.

ORGANIZACIÓN.

Todo inicio como un proyecto casero en la fabricación de chocolates, con solo dos variedades de chocolates (negro y blanco), se distribuían en pequeñas cantidades a locales, algunos restaurantes, y se vende de manera directa en la casa.

Actualmente se cuentan con más de 10 formas de que el chocolate sea llamativo, ya que este es el dulce más consumido por las personas, por esta razón creamos variedades para el consumo del chocolate.

Se puede considerar que se tiene una posición buena en la calidad, servicio y variedad de producto que se ofrece al cliente, si alguien quisiera entrar a competir en el mercado se tendría que enfrentar con una experiencia de más de un año en el mercado.

Visión

Brindar a nuestros empleados, clientes y accionistas productos que generen valor para crecer integralmente como familia, empresa y comunidad. Continuar con la política de excelente calidad de vida, basados en el talento humano y ofreciendo los medios necesarios para lograrlo. Ser la mejor empresa de distribución de consumo masivo de Colombia con la Compañía Nacional de Chocolates, con nuevos productos y con nuevos negocios.

Cómo puedo apoyarla: adquiriendo el hábito de revisar las fechas de vencimiento de los productos que ofrezco, asegurando que los productos que ofrezco estén donde el cliente, conociendo las ventajas y características de nuestros producto para saberlos ofrecer a los clientes, estando actualizado de las novedades de mi empresa y de la competencia, ayudándole al cliente  a vender, con la mejor exhibición del punto de venta.

Misión

Generar  valor de manera creciente para nuestros empleados, clientes  y  accionistas, basados en la distribución y comercialización de los productos de las líneas de golosinas y pasabocas de la Compañía Nacional de Chocolates S.A., en el canal tradicional y su área metropolitana, logrando el mejoramiento en la calidad de vida de nuestros empleados con sus familias y los requerimientos del proveedor como son: distribución numérica, nivel de ventas, crecimiento, cubrimiento y servicio.

Cómo apoyar desde ventas: haciendo el servicio la principal característica frente a los clientes. Generando nuevas ideas que favorezcan los productos y las ventas.

Organigrama.

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Descripción de puestos y funciones.

Gerente General

Un Gerente General usualmente vela por todas las funciones de mercadeo y ventas de una empresa, así como las operaciones del día a día. Frecuentemente, el gerente general es también responsable de liderar y coordinar las funciones de planeamiento estratégico.

 Funciones:

Entre sus funciones pueden estar:

• Designar todas las posiciones gerenciales.

• Realizar evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento de las funciones de los diferentes departamentos.

• Planear y desarrollar metas a corto y largo plazo junto con objetivos anuales y entregar las proyecciones de dichas metas para la aprobación de los gerentes corporativos.

• Coordinar con las oficinas administrativas para asegurar que los registros y sus análisis se están llevando correctamente.

• Crear y mantener buenas relaciones con los clientes, gerentes corporativos y proveedores para mantener el buen funcionamiento de la empresa.

• Lograr que las personas quieran hacer lo que tienen que hacer y no hacer lo que ellos quieren hacer.

• Lograr que todos estén satisfechos y motivados.

Departamento de Recursos Humanos

La persona que va a desempeñarse en este cargo, deberá tener principalmente aptitudes de liderazgo y una excelente capacidad de comunicación para mantener una buena relación con el personal.

Debe agrupar las siguientes características:

Saber tomar decisiones eficaz y eficientemente.

Ser persuasivo.

Conocer muy bien el ambiente y el mundo laboral.

Debe conocer a todos y a cada uno de los empleados y mantener una buena relación con ellos.

Se encargará de realizar el convenio colectivo incluyendo las normas de trabajo, horas, etc. así como la selección de personal.

Departamento de Administración

La persona que va a desempeñar este cargo debe reunir ciertas características que lo faculten para desempeñar correctamente su cargo. Estas características o habilidades son: Tener aptitudes matemáticas y financieras. Poseer conocimientos contables y saber llevar la contabilidad de la empresa a corto y largo plazo. Ser ordenado, organizado y responsable.

Tener conocimientos computacionales, en cuanto al ingreso de datos. El encargado de administración tendrá que realizar cartas comerciales, hojas de pedido, recibos, facturas y, los estados financieros de la empresa.

Departamento de Contabilidad

Se encarga de instrumentar y operar las políticas, normas, sistemas y procedimientos necesarios para garantizar la exactitud y seguridad en la captación y registro de las operaciones financieras, presupuestales y de consecución de metas de la entidad, a efecto de suministrar información que coadyuve a la toma de decisiones, a promover la eficiencia y eficacia del control de gestión, a la evaluación de las actividades y facilite la fiscalización de sus operaciones, cuidando que dicha contabilización se realice con documentos comprobatorios y justificativos originales, y vigilando la debida observancia de las leyes, normas y reglamentos aplicables.

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