Las principales funciones de un gerente

FUNCIONES FUNDAMENTALES DEL ADMINISTRADOR

OBJETIVOS

• EXPLICAR en qué consiste cada función.

• ANALIZAR la forma como el administrador ejecuta dichas funciones.

INTRODUCCIÓN

Hablar de las funciones fundamentales de un administrador, es hablar de toda una gama de actividades especiales que requieren conocimientos, habilidades, capacitación, aptitudes y actitudes singulares y, en cierta forma, únicas. Usted se habrá percatado, observando a quienes lo rodean en su empresa, que no todos pueden llegar a ser buenos administradores.

Lo significa que el individuo debe estar en capacidad de amoldarse al perfil que universalmente se requiere para el administrador, ser consciente de lo que significa ser un "administrador'' y, fundamentalmente, saber jugar el rol que le compete en la empresa.

1. FUNCIONES BÁSICAS GENERALES

EL papel que juega el administrador como tal, está directa y proporcionalmente relacionado con las funciones administrativas. En ese orden de ideas, le compete:

1.1 Prever

Es decir, cumplir tres fases fundamentales. La primera, determinar los propósitos o deseos en función de las necesidades. Tal labor lleva implícita la capacidad para identificar los requerimientos de la compañía y de su trabajo, y la habilidad para tomar decisiones sobre cómo puede obtener información para establecer la viabilidad de su propósito.

La segunda consiste en la obtención de dicha información. Implica poseer conocimientos sólidos para la investigación, así ésta no esté finalmente en sus manos, para lograr información con alto índice de confiabilidad sobre aquellos fenómenos que previamente ha considerado influyentes en su labor.

La tercera se refiere a la habilidad para integrar los diversos medios a su alcance. Consiste en saber utilizar los procedimientos disponibles en la investigación y el análisis de la información, a fin de plantear hipótesis, supuestos válidos y sobre los cuales más tarde formulará sus planes.

Todas estas tareas pertenecen al administrador que está realizando labores de previsión. Por tal motivo es indispensable dar cabida al conocimiento y desarrollar las habilidades y destrezas necesarias para ello.

1.2 Planear

Es función del administrador trazar los cursos de acción que sean necesarios para asegurar la dirección total de la empresa o de cualquiera de sus partes, sobre todo a largo plazo.

Esta labor implica que estructure sus planes de acuerdo con los principios de planeación y realice tareas tendientes a:

a) Fijar objetivos: factibles, concretos, claros, medibles, etc. Allí el administrador inicia el proceso planificador y crea la base que justifica los esfuerzos, ya que todas las restantes actividades estarán dirigidas a permitir su consecución.

b) Formular políticas: la filosofía que orienta la acción del grupo de trabajo y de la organización. El administrador debe velar porque las políticas inspiren la conducta de los integrantes de la empresa, unifiquen los criterios de interpretación y la acción, posean la elasticidad suficiente para motivar la iniciativa de los ejecutivos al tomar decisiones, y que sean, además, lo suficientemente amplias, dinámicas y reales como para permitir el pronto alcance de los objetivos previstos.

c) Fijar procedimientos: el administrador debe formular planes que, dentro de las políticas, señalen la forma más eficiente de ejecutar las actividades y tareas necesarias para el funcionamiento de la compañía. Los procedimientos indican la forma de hacer las cosas, las secuencias de tareas y operaciones o procesos, y fijan métodos y reglas que facilitan el desempeño de los trabajadores.

d) Elaborar presupuestos: uno de los planes más importantes de la empresa dado que, con base en datos lógicamente arreglados, se constituye en un estado de resultados esperados que se expresa en términos numéricos y con cuya utilización se coordinan las diversas actividades de los departamentos y se influye en la realización de las utilidades.

Es labor del administrador, dependiendo del rango que ocupe en la organización, confeccionar, entre otros, presupuestos de operación, presupuestos de programa, de responsabilidad, presupuestos variables, presupuestos para cada una de las áreas divisionales, así como hacer un estudio consistente de los períodos presupuestales.

e) Diseñar programas de acción: planes también bajo la responsabilidad del administrador, en los cuales está encargado de fijar los objetivos, la secuencia de operaciones y la programación con referencia al tiempo, y los costos de la realización de los proyectos.

El programa es la secuencia cronológica que da el verdadero impulso a la ejecución de tareas y convierte el plan en realidad.

1.3 Organizar

Comprende la creación, desarrollo y mantenimiento de la estructura organizacional de la empresa y de sus partes, a fin de facilitar la división del trabajo, así como la coordinación e integración de los recursos financieros, físicos materiales y humanos en la empresa.

Estas

se traducen en actividades tales como:

Procesos de división de trabajo que permitan la especialización de funciones y eliminen la evasión de responsabilidades.

Implantación de los tipos de autoridad y establecimiento de sus relaciones entre los departamentos y el personal de la compañía.

Asignación de responsabilidades y deberes.

La utilización de los medios de comunicación.

Hacer frente a los problemas de descentralización o de centralización.

Manejo de personal, etc.

1.4 Dirigir

Es función de los administradores efectuar apreciaciones válidas, desde el punto de vista de la jefatura administrativa, encaminadas a lograr los mejores resultados del elemento humano gracias a los fundamentos de la motivación y el liderazgo.

El administrador debe:

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