Las principales funciones de un gerente

FUNCIONES FUNDAMENTALES DEL ADMINISTRADOR

OBJETIVOS

• EXPLICAR en qué consiste cada función.

• ANALIZAR la forma como el administrador ejecuta dichas funciones.

INTRODUCCIÓN

Hablar de las funciones fundamentales de un administrador, es hablar de toda una gama de actividades especiales que requieren conocimientos, habilidades, capacitación, aptitudes y actitudes singulares y, en cierta forma, únicas. Usted se habrá percatado, observando a quienes lo rodean en su empresa, que no todos pueden llegar a ser buenos administradores.

Lo significa que el individuo debe estar en capacidad de amoldarse al perfil que universalmente se requiere para el administrador, ser consciente de lo que significa ser un "administrador'' y, fundamentalmente, saber jugar el rol que le compete en la empresa.

1. FUNCIONES BÁSICAS GENERALES

EL papel que juega el administrador como tal, está directa y proporcionalmente relacionado con las funciones administrativas. En ese orden de ideas, le compete:

1.1 Prever

Es decir, cumplir tres fases fundamentales. La primera, determinar los propósitos o deseos en función de las necesidades. Tal labor lleva implícita la capacidad para identificar los requerimientos de la compañía y de su trabajo, y la habilidad para tomar decisiones sobre cómo puede obtener información para establecer la viabilidad de su propósito.

La segunda consiste en la obtención de dicha información. Implica poseer conocimientos sólidos para la investigación, así ésta no esté finalmente en sus manos, para lograr información con alto índice de confiabilidad sobre aquellos fenómenos que previamente ha considerado influyentes en su labor.

La tercera se refiere a la habilidad para integrar los diversos medios a su alcance. Consiste en saber utilizar los procedimientos disponibles en la investigación y el análisis de la información, a fin de plantear hipótesis, supuestos válidos y sobre los cuales más tarde formulará sus planes.

Todas estas tareas pertenecen al administrador que está realizando labores de previsión. Por tal motivo es indispensable dar cabida al conocimiento y desarrollar las habilidades y destrezas necesarias para ello.

1.2 Planear

Es función del administrador trazar los cursos de acción que sean necesarios para asegurar la dirección total de la empresa o de cualquiera de sus partes, sobre todo a largo plazo.

Esta labor implica que estructure sus planes de acuerdo con los principios de planeación y realice tareas tendientes a:

a) Fijar objetivos: factibles, concretos, claros, medibles, etc. Allí el administrador inicia el proceso planificador y crea la base que justifica los esfuerzos, ya que todas las restantes actividades estarán dirigidas a permitir su consecución.

b) Formular políticas: la filosofía que orienta la acción del grupo de trabajo y de la organización. El administrador debe velar porque las políticas inspiren la conducta de los integrantes de la empresa, unifiquen los criterios de interpretación y la acción, posean la elasticidad suficiente para motivar la iniciativa de los ejecutivos al tomar decisiones, y que sean, además, lo suficientemente amplias, dinámicas y reales como para permitir el pronto alcance de los objetivos previstos.

c) Fijar procedimientos: el administrador debe formular planes que, dentro de las políticas, señalen la forma más eficiente de ejecutar las actividades y tareas necesarias para el funcionamiento de la compañía. Los procedimientos indican la forma de hacer las cosas, las secuencias de tareas y operaciones o procesos, y fijan métodos y reglas que facilitan el desempeño de los trabajadores.

d) Elaborar presupuestos: uno de los planes más importantes de la empresa dado que, con base en datos lógicamente arreglados, se constituye en un estado de resultados esperados que se expresa en términos numéricos y con cuya utilización se coordinan las diversas actividades de los departamentos y se influye en la realización de las utilidades.

Es labor del administrador, dependiendo del rango que ocupe en la organización, confeccionar, entre otros, presupuestos de operación, presupuestos de programa, de responsabilidad, presupuestos variables, presupuestos para cada una de las áreas divisionales, así como hacer un estudio consistente de los períodos presupuestales.

e) Diseñar programas de acción: planes también bajo la responsabilidad del administrador, en los cuales está encargado de fijar los objetivos, la secuencia de operaciones y la programación con referencia al tiempo, y los costos de la realización de los proyectos.

El programa es la secuencia cronológica que da el verdadero impulso a la ejecución de tareas y convierte el plan en realidad.

1.3 Organizar

Comprende la creación, desarrollo y mantenimiento de la estructura organizacional de la empresa y de sus partes, a fin de facilitar la división del trabajo, así como la coordinación e integración de los recursos financieros, físicos materiales y humanos en la empresa.

Estas

se traducen en actividades tales como:

Procesos de división de trabajo que permitan la especialización de funciones y eliminen la evasión de responsabilidades.

Implantación de los tipos de autoridad y establecimiento de sus relaciones entre los departamentos y el personal de la compañía.

Asignación de responsabilidades y deberes.

La utilización de los medios de comunicación.

Hacer frente a los problemas de descentralización o de centralización.

Manejo de personal, etc.

1.4 Dirigir

Es función de los administradores efectuar apreciaciones válidas, desde el punto de vista de la jefatura administrativa, encaminadas a lograr los mejores resultados del elemento humano gracias a los fundamentos de la motivación y el liderazgo.

El administrador debe:

• Comprender los diferentes tipos de jefatura y aplicar aquellos que sean convenientes a cada situación de trabajo.

• Propiciar un ambiente que logre la integración del individuo y sus necesidades a las necesidades de la empresa.

• Establecer métodos de motivación que impulsen al individuo al trabajo.

Ejercer la labor directiva teniendo en cuenta las características fundamentales de la buena dirección: ejercicio de autoridad, delegación de autoridad, definición de responsabilidad.

1.5 Controlar

Asegurarse del cumplimiento de los planes establecidos, es fundamental para el éxito de las tareas relativas al trabajo del administrador en la empresa. De acuerdo con el plan, usted ejecuta el control con base en el presente.

Es función del administrador:

• Determinar lo que se está llevando a cabo, es decir, lo que se está ejecutando.

• Valorar lo planeado, es decir, lo que se espera o se ha proyectado.

• Vigilar las operaciones para mantenerlas dentro de los límites previamente definidos.

• Regular el comportamiento de los elementos de la organización.

• Establecer la medida de los logros y lo que falta por alcanzar.

• Señalar las debilidades, errores y fallas tanto en la ejecución de tareas como en lo proyectado o planeado.

• Establecer el margen de desviación entre el estándar y lo real.

• Aplicar medidas correctivas para asegurar el logro de los objetivos.

Si los objetivos no se cumplen, si están atrasados o se presentan traumatismos en la ejecución de tareas, usted como administrador debe poseer la información pertinente para estar en capacidad de identificar las áreas neurálgicas del problema y entrar a aplicar medidas correctivas que regresen las operaciones a su cauce normal y subsanen los deterioros presentados.

2. FORMA DE REALIZAR LAS FUNCIONES

A continuación encontrará una comparación genérica del desempeño de tareas relacionadas con las cinco funciones básicas de proceso administrativo a distintos niveles de la empresa. Lea cuidadosamente la forma de realización e identifique cómo se puede lograr en la práctica.

Tenga en cuenta que entre más notable sea la separación entre los diversos niveles de la empresa, existirá una diferencia más amplia en términos de su aplicación. A fin de tener un parámetro válido, ante la imposibilidad de analizar en forma separada cada nivel, tome como ejemplo un alto nivel ejecutivo y una posición de supervisión.

Mientras más descendemos en los niveles jerárquicos de la empresa, encontramos mayor grado de especialización. Por lo tanto los problemas y las actividades tienden a ser más concretos, específicos y precisos.

2.1 Previsión

A nivel ejecutivo encontrará una amplitud mayor. Los problemas neurálgicos y las grandes decisiones al respecto son más significativos. Corresponde al jefe, a tono con las necesidades de la empresa y/o de su área, plantear expectativas de desarrollo que, inicialmente, se

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