Libros Contables

LIBRO DE INVENTARIOS

Es un libro principal y obligatorio de filiación simple, su finalidad principal es de mostrar la situación económica de la empresa. En este libro se registran todos los activos, pasivos y patrimonio que tiene la empresa. Este libro se utiliza dos veces al año, uno al inicio de las operaciones (cualquier mes del año llamado Inventario Inicial) y otro al finalizar el periodo.

Por su aspecto legal y técnico este libro es obligatorio y principal de foliación simple (enumeración de folios) en el que anotaran y registraran todos los inventarios que la empresa realiza bajo su firma y responsabilidad como reflejo de todo lo que posee la empresa o negocio para su funcionamiento y desarrollo.

Un Libro de inventario debe contener:

Número de Inventario

Día, mes y año.

Descripción: del bien.

Valor Parcial: se coloca el valor nominal del bien, valor de adquisición.

Sub-Total: indica el valor del bien depreciado o revalorizado.

Total: indica el valor total del bien, tomando en cuenta la depreciación o valorización

El Código de Comercio de Venezuela establece en su articulo 32 lo siguiente: "Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual emprenderá obligatoriamente el libro diario, libro mayor y el libro de inventario. Además podrá llevar todos los libros auxiliares que considere necesarios para obtener un mejor control de sus operaciones".

El encabezamiento que consiste en señalar el numero del inventario. El Código de Comercio de Venezuela en su articulo 35 establece " Todo comerciante al comenzar su negocio y al final de cada ejercicio económico hará en el libro de inventario una descripción de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos". De acuerdo con este articulo el inventario de una empresa estará formado de la siguiente forma:

3.a.- Una relación exacta del dinero en caja y del que se encuentra en bancos, realizando una relación del dinero que se tiene en los diferentes institutos bancarios.

3.b.- Una relación de los efectos y cuentas por cobrar.

3.c.- Una relación de los bienes muebles e inmuebles.

3.d.- Una relación de la mercancía en existencia.

3.e.- Una relación de los otros activos que posea.

3.f.- Una relación exacta de sus deudas y obligaciones.

EL LIBRO DIARIO

Es un documento numerado, que le permite registrar en forma cronológica todas las transacciones realizadas por la empresa. El libro diario es el registro contable principal en cualquier sistema contable, en el cual se anotan todas las operaciones.

El primer registro de una operación se hace en el diario.

Es el libro en el cual se registran todos los ingresos y egresos efectuados por la cooperativa, en el orden que se vaya realizando durante el período (compra, ventas, pagos, cobros, gastos, etc.). Éste libro consta de dos columnas: la del Debe y la del Haber. Para que los registros sean válidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado.

A esta operación se le llama asentar en el diario. El diario es un libro de registro original o de primera anotación.

El asiento de cada transacción indica qué cuentas deben cargarse y cuáles deben acreditarse posteriormente en el mayor.

En el libro diario se registran todos los hechos y operaciones contables (que vimos en el capítulo anterior). Este registro se realiza mediante los asientos contables, los cuales se ordenan por fecha de creación.

Al conjunto de asientos que quedan registrados durante un período de tiempo se le llama Libro Diario. El libro diario simplemente nos informa del movimiento en sí, o sea, qué cuentas han intervenido, la fecha, las cantidades y el concepto.

Las cuentas cargadas serán las representativas de aquellos elementos que constituyan los empleos de la operación -desde el punto de vista de la empresa que efectúa la contabilidad- y las cuentas abonadas las que expresen los conceptos correspondientes a los recursos.

En cualquier asiento, la suma de los importes de las cuentas cargadas deberá coincidir con la suma de los valores de las cuentas abonadas.

El diario constituye la fuente de información para hacer los pases al mayor, proceso que consiste en anotar en cada cuenta del mayor los asientos de débitos y créditos.

IMPORTANCIA Y FINALIDAD

Es un libro que debe ser llevado obligatoriamente por todo comerciante, según lo señala el Código de Comercio en el Art. 32, además de ser sellado y presentado en el Registro Mercantil antes de ser utilizado (Art. 33 C.C.); deberá ser un libro empastado, foliado y deberá quedar completamente sellado en todas sus páginas.

El Libro Diario es conocido como libro de Entrada Original, porque en él se registran por primera vez las operaciones de la empresa. En el quedarán registradas todas las transacciones que se dan lugar en una empresa y en orden cronológico; se registrará indicando el nombre de las cuentas que han de cargarse y abonarse, así como los importes de los débitos y créditos.

El libro Diario puede ser:

El Diario de Dos Columnas. (Este libro es el más utilizado) al momento de llevarlo al Registro Mercantil para registrarlo y sellarlo, en su primera página irá la Nota del Tribunal.

Forma y contenido

El diario común es la forma de diario más difundida y más frecuentemente utilizada.

Por ser este tipo de diario el más sencillo y el de más fácil manejo.

El rayado del diario común consta realmente de 5 columnas, solo se pueden registrar cifras en las columnas 4 y 5.

(1)

FECHA

(año) (2)

DESCRIPCION (3)

REF (4)

DEBE (5)

HABER

(mes) (día)

Columna 1: fecha.

En esta primera columna se escribirá el mes y el día en que se está registrando la transacción es decir, en la parte superior y al comenzar cada una de las páginas, se escribe el año. Luego, frente al registro de cada una de las transacciones, se va escribiendo el mes y el día en que ese registro está siendo hecho.

Columna 2: cuentas y conceptos.

La segunda columna, que como se puede observar es la más ancha, está destinada, en primer lugar, a escribir el nombre de la cuenta que interviene en el registro de la transacción y, en segundo lugar, a dar una explicación lo más clara posible, pero en forma muy resumida, de las características de la transacción que está siendo registrada.

Columna 3: referencias.

Se utiliza esta columna para cruzar referencias con otros libros tales como el libro mayor. En el próximo capítulo, se explicara lo relacionado con este último y, en ese momento, se terminara de aclarar lo relacionado con esa columna.

Columna 4: Debe.

Se registrara en esta columna la cifra que le corresponde a cada una de las cuentas que recibieron algo o se les cargo, como consecuencia de las transacciones realizada.

COLUMNA 5: HABER.

En esta última columna por el contrario, se registraran las cifras que entregaron las cuentas que intervinieron.

Asiento

En contabilidad, se denomina asiento contable o apunte contable a cada una de las anotaciones o registros que se hacen en el Libro diario de contabilidad, que se realizan con la finalidad de registrar un hecho económico que provoca una modificación cuantitativa o cualitativa en la composición del patrimonio de una empresa y por tanto un movimiento en las cuentas de una empresa.

El asiento de diario puede ser definido como método utilizado para registrar en el diario las transacciones que una empresa realizada.

Este método de registro está sustentado en la teoría del cargo y del abono.

Como se recordara la teoría del cargo y el abono o de partida doble, se fundamenta en que:

“En toda transacción hay una o varias cuentas que reciben (a las que se les carga) y una o varias cuentas que entregan la misma cantidad (a las que se les abona)”

Operación 1.

Para iniciar las operaciones, los señores Pérez y Juárez aportaron bs 50.000 cada uno en efectivo que depositaron en el Banco Venezuela a nombre de la empresa según planilla nº 825 la operación se realizo 02.01.93

En la columna de fecha escribimos en la primera linea utilizable y frente al numero asignado al asiento, se anota el mas y el dia en que se registra la trasaccion.

De inmediato se procede a determina que recibio la empresa y que cuenta controla lo que la empresa recibio

¿Qué recibio la empresa?

recibio dinero que se deposito en el banco por bs 100.000,00

¿Qué cuenta recibio?

BANCO. Si banco recibio, se registra la cantidad en el debe

FECHA DESCRIPCION REF DEBE HABER

Enero 2

....1….

BANCO

100.000,00

El siguiente paso consiste en determinar que entrego la empresa y la cuenta o cuentas que controlan lo que la empresa entrego:

¿Qué entrego la empresa?

Entrego a los señores Perez y Juares un documento donde consta que la empresa les debe bs. 100.000,00 por el aporte que hicieron al capital de la misma.

¿Qué cuenta controla lo que la empresa entrego?

CAPITAL, se llama la cuenta que controla la aportacion inicial que hacen los dueños de la empresa para que este pueda iniciar sus operaciones. Si capital entrega, se le abona bs 100.00,00

FECHA DESCRIPCION REF DEBE HABER

Enero 2

....1….

...