LIBROS CONTABLES

TEORIA DEL CARGO Y DEL ABONO

Se refiere al efecto que tienen las transacciones comerciales sin alterar la ecuación patrimonial.

Cada transacción afecta el balance, cambia los valores en el patrimonio, pero sin alterar la igualdad de la ecuación. En cada una de esas transacciones, actúan por lo menos dos cuentas.

Toda cuenta que entrega alguno de sus valores propios, resulta acreedora. En cambio, la que recibe algún valor, que legítimamente le corresponda registrar, será deudora.

Existen siete tipos de transacciones que siguen la teoría del cargo y del abono.

Aumento de un activo; aumento de un pasivo

Este tipo de transacción es muy frecuente, ya que se origina con todas las compras a crédito realizadas y préstamos obtenidos.

1- Caso de las compras a crédito: Se adquiere una compra de un activo fijo depreciable (mobiliario, vehículo, equipos de oficina, edificio, etc.) o no depreciable (terreno); pero aumenta un pasivo que sería "Cuentas por pagar", cuenta que indica la obligación que tiene la empresa.

2- Caso del préstamo: Un préstamo es una cantidad de dinero que pide la empresa a algún prestamista o también como un crédito cedido por un banco, aumentando la cuenta "Caja" o también la cuenta "Banco" y que debe ser pagado por la empresa en un plazo determinado, esta cuenta sería "Préstamos por pagar". Esta cuenta normalmente es pagada con garantías (intereses).

Aumento de un activo; aumento de capital: Este tipo de transacción se da sólo cuando el dueño o algunos de los socios de la empresa hacen un aporte inicial o algún aporte adicional a la empresa. Aquel aporte, generalmente, es depositado en un banco, aumentando la cuenta del mismo nombre ("Banco") por el monto del aporte y aumentando el capital de la empresa.

Aumento de un activo, disminución de otro activo: Una transacción de este tipo se produce cuando hay una permuta de activos, es decir un cambio de un activo por otro activo de igual va La cuenta es el elemento básico y central en la contabilidad y en los servicios de pagos. La cuenta contable es la representación valorada en unidades monetarias, de cada uno de los elementos que componen el patrimonio de una empresa (bienes, derechos y obligaciones) y del resultado de la misma (ingresos y gastos), permite el seguimiento de la evolución de los elementos en el tiempo. Por lo tanto hay tantas cuentas como elementos patrimoniales tenga la empresa. y en consecuencia el conjunto de cuentas de una empresa supone una representación completa del patrimonio y del resultado (beneficios o pérdidas) de la empresa.

TEORIA DEL CARGO Y ABONO

Se fundamenta en la ecuación del patrimonio y en ella se determinara que toda operacion comercial o hecho contable conlleva un intercambio de valores en sentido contrario, toda operación debe ser registrada de tal manera que afecte por lo menos dos cuentas y que los cargos y los abonos sean por importes iguales. La teoría del cargo y del abono tambien llamado teoria de la partida doble es en la que nos basamos en Venezuela para el registro de las operaciones contables. El artículo 34 del código de comercio de Vzla. establece "Que se debe expresar claramente quien es el deudor y quien el acreedor en cada operacion".

El debe de una cuenta significa:

* Algún bien que entra en la Empresa

* El pago de una deuda por la Empresa

* Un costo

* Un gasto

* Una perdida

* Una deuda a favor de la Empresa

El haber de una cuenta significa:

* La salida de un activo

* El cobro de una deuda

* Un ingreso

* El reembolso de un lo que el anterior. Ocurre cuando hay cobros a gasto

* Alguna Ganancia

* Contraer una deuda.

* CUENTAS NOMINALES

Tienen como característica principal es que son cuentas temporales, estas duran abiertas lo que dura el ejercicio contable de la empresa, y al finalizar este, son cerradas y su resultado es traspasado a la cuenta capital quien es en definitiva la cuenta que va ser afectada por los beneficio o pérdida del negocio.

Las cuentas nominales se crean cada ejercicio de la empresa para registrar los ingresos, los costos, gastos, pérdidas y en consecuencia poder determinar los resultados obtenidos por la empresa en ese ejercicio, por ello se le conoce como cuenta de resultados.

Además de las cuentas reales y nominales encontramos también las cuentas Mixtas y las cuentas de Orden.

* CUENTAS DE ORDEN

* Son aquellas cuentas que controlan ciertas operaciones o transacciones que no afectan al activo, el pasivo, el patrimonio o las operaciones del periodo, pero de una u otra forma, las transacciones que las generaron implican alguna responsabilidad para la empresa y en consecuencia, es necesario establecer cierto tipo de control sobre ellas. Las cuentas de orden son presentados al pie del balance general, las deudoras debajo del total del activo y las acreedoras debajo del total del pasivo y patrimonio. Las cuentas de orden se caracterizan por denominarse tanto la deudora como la acreedora de igual forma, pero con la diferencia que a la cuenta acreedora, se le agrega el sufijo per-contra.

Ejercicio Contable: Período en el que se mide la situación financiera y económica de una empresa. Normalmente se trata de un año o sus divisiones trimestrales y semestrales.

Ejercicio fiscal: Unidad de tiempo, generalmente un año, para realizar las operaciones relacionadas con el fisco. Este año no coincide necesariamente con el año calendario, en unos países coincide, en otros no.

Las Cuentas Reales:

Cuentas por cobrar (activo)

Patente (activo)

Hipoteca por pagar (pasivo)

Sueldos por pagar (pasivo)

Perdidas y Ganancias (capital)

Aportes de los dueños (capital)

CUENTAS NOMINALES

Compras (Egreso)

Gastos generales (Egreso)

Intereses Ganados (Ingresos)

Otros Ingresos (Ingresos)

CUENTAS DE ORDEN

Efectos enviados al cobro (Deudoras)

Banco Cuenta Giros (Acreedora)

Mercancia en consignacion (Deudoras)

Avales y fianzas otorgados (Acreedoras)

CUENTAS TRANSITORIAS

Costo de Ventas (Acreedoras)

Ganancias y Pérdidas (Acreedoras)

SQUEMA RESUMIDO DEL PROCESO CONTABLE

P.G.C (plan general contable) Es un conjunto de normas que fijan los procedimientos y métodos a seguir en el registro de la actividad económica de la empresa.

Cuadro de cuentas del P.G.C.

HECHOS

Operaciones de gestión. Elementos patrimoniales afectados y su cuantificación.

LIBRO DIARIO

Registro cronológico de los hechos. Determinación de “deudores” y “acreedores”

LIBRO MAYOR

Distribución por cuentas

INFORMA-CION

1 - Extractos de Cuentas

2 - Balance de sumas y Saldos

REGULARI-ZACIÓN

Asientos de regularización (Dejar las cuentas con saldos reales)

NUEVA INFORMA-CIÓN

1 - Cuenta de Pérdidas y ganancias

2 - Balance de situación

CIERRE

Saldar cuenta

DOCUMENTOS MERCANTILES:

Las continuas operaciones efectuadas por la empresa requieren la emisión y recepción de documentos de diversas índoles. Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operación se realiza, y su objeto es el de certificar y dar a entender que existe entre dos partes que se ha efectuado un convenio, reduciendo así en gran parte las posibilidades de discrepancias futuras por parte de los interesados.

DEFINICION:

Los documentos mercantiles Son todas aquellas constancias, que sirven para aprobar la realización de una operación mercantil. Estos documentos pueden ser negociables y no negociables.

IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS MERCANTILES:

Son de gran relevancia para toda organización, ya que por medio de estos se puede certificar alguna transacción, hecho u operación mercantil y de allí proceder a realizar los registros contables, es decir, en base a estos documentos se toman los datos necesarios para efectuar los asientos en los libros de contabilidad, los cuales tienen q estar apoyados en un archivo de documentos bien organizados. Estos documentos dan soporte y veracidad a la información plasmada en los libros y prueban un hecho desde el punto de vista legal.

El documento mercantil al constituir un elemento probatorio puede permitir por ejemplo, seguir el curso de un lote de mercancías, identificar un envío de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposición interna, la de reclamar al Departamento de Compras el que un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo establecido, haciendo mención de la fecha y número de una solicitud de compras.

CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS MERCANTILES:

Documentos Comunes o Corrientes:

Son

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