Los canales de comunicación en el contexto empresarial, incluyendo sus tipos, características y funciones

Comunicación

La comunicación forma parte importante de la dirección, ya que es contemplada como pieza clave para el correcto desempeño de la organización administrativa externa e interna. Esto va de la mano con la motivación y supervisión de las actividades de la empresa.

Concepto

Medio eficaz para el intercambio de expresiones de manera verbal y/o escrita con la finalidad de transmitir y recibir información de todo grupo social.

Canales de Comunicación

Servicio Telefónico

Este tipo de servicio accede a una de las formas más rápidas de comunicarse de manera instantánea, oral y directa.

Toda empresa con una red de comunicación telefónica

Para que la comunicación sea segura es necesario:

Que el tono de voz transmita sentimientos positivos

Que al hablar el tono proyecte espíritu de servicio

Esbozar con una sonrisa en caso de ser necesario

Proyectar seguridad y calidad de comunicación

Servicio de Telefax

Medio que permite enviar y recibir información en forma escrita a través del teléfono o fax

Características

El telefax es el canal intermediario más ágil y sencillo para enviar lo que se necesite en cuestión de segundos; puede incluir textos, dibujos y fotografías. El destinatario puede residir cerca o en otro continente.

Además, es una verdadera caja de correos electrónica y una copiadora normal, que funciona por medio del sistema telefónico. El tiempo y el costo de transferencia no son elevados.

Funciones:

Aceptación automática y manual

Gran ligereza de transmisión

Proceso de codificación eficiente

Tonalidades de gris para transmitir figuras y tonos.

Comunicación escrita

La comunicación escrita es el intercambio de ideas por medio de redacciones claras y precisas.

Entre las cuales están:

Memorando

El memorando o memorándum es un escrito breve por el que se intercambia información entre diferentes departamentos de una organización para comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción o disposición.

En algunos países, también es utilizado para incluir una sanción o falta de un empleado y figurar en su currículo, lo que puede reducir sus posibilidades de conseguir otro trabajo y afectar su vida laboral.

El memorando también es una forma de comunicación breve, como lo es la carta y la correspondencia.

El memorando (memorándum) también es un texto que se redacta generalmente de manera interna en las empresas, es menos formal que una carta y puede utilizarse para recordar algún evento, dar avisos, indicaciones, etc.

Oficio

El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etcétera. Estas redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras.

Circular

Es un documento de uso interno que dirige una autoridad superior a todos o aparte de sus subalternos simultáneamente para darle a conocer disposiciones o asuntos internos para que se cumplan a cabalidad.

Convocatoria

Se refiere al anuncio, escrito o documento con que se convoca a personas, instituciones, organizaciones, clubes, etc. a participar en algún evento, contienda, concurso, certamen, competencia, etcétera.

Servicio de correo electrónico

Este servicio permite el intercambio de mensajes a través de sistemas de comunicación electrónicos.

Los mensajes de correo electrónico posibilitan el envío, además de texto, de cualquier tipo de documento digital (imágenes, videos, audio, etcétera).

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