MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES SEGÚN LAS NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA NIIF

MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES SEGÚN LAS NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA NIIF

INTRODUCCIÓN

Se ha desarrollado el presente Manual de Políticas Contables bajo las Normas Internacionales de Información Financiera– NIIF con la finalidad de proveer información precisa e idónea a la administración, a los socios, al Estado, empleados, proveedores, clientes, competidores, autoridades de control y vigilancia, generando transparencia y confiabilidad.

La preparación del Manual, cumple con la Ley 1314 de 2009 del Congreso de la República de Colombia; consulta la realidad económica de la compañía La Empresa, toma los aspectos relevantes y aplicables de las mejores políticas contables a nivel mundial. El Manual comprende tres (3) secciones:

• La primera abarca los aspectos generales del Manual, que ilustra acerca de aquellos elementos relevantes que sustentan el por qué y el para qué del mismo.
• La segunda incluye el marco conceptual para las políticas contables, que referencia a las NIIF que deben         ser aplicadas por La Empresa y el marco contable sobre el cual se fijan las políticas contables.
• La tercera contiene las políticas contables específicas, que se establecen en  La Empresa  para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de hechos económicos específicos incluyendo en cada sección el objetivo de la política, el alcance de la misma, la política contable específica, las políticas para la revelación y presentación de la información, los controles contables que se deben llevar a cabo. Además, se incluye un glosario en el cual se presentan definiciones que permitan al usuario del Manual un mejor entendimiento de los términos utilizados.

Es importante destacar que uno de los aspectos relevantes del Manual es mantenerlo actualizado y esto es responsabilidad, de una u otra forma, de todas las personas que trabajan en la Compañía, pues los negocios, los hechos económicos y las leyes cambian continuamente.

1. USO DEL MANUAL

Esta sección ilustra a los usuarios del Manual de Políticas Contables bajo NIIF de La Empresa de la forma en que podrá ser utilizado el Manual, de tal manera que facilite su consulta y análisis.

Para ello se ha establecido un orden que parte de los aspectos generales y termina en hechos particulares. El Manual de Políticas Contables bajo NIIF está compuesto por las siguientes secciones:

Sección A: Aspectos generales.

Sección B: Marco Conceptual.

Sección C: Políticas Contables por rubro contable.

1. SECCIÓN A – ASPECTOS GENERALES

La Sección A ilustra acerca de aquellos aspectos relevantes que sustentan el por qué y el para qué de este Manual. Incluye las siguientes subsecciones:

1. OBJETIVOS

Hacer del Manual de Políticas Contables de La Empresa una guía de obligatoria y fácil consulta, para todo el personal de la Compañía que toma decisiones y/o las ejecuta, siendo éstas el origen de un registro contable,  ajuste, elaboración y presentación de los Estados Financieros.

Este Manual tiene como objetivos principales:

• Darle cumplimiento a la Ley 1314 del 2009 del Congreso de La República.

• Establecer las políticas contables que La Empresa debe seguir para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de sus hechos económicos.

• Mantener actualizadas las políticas contables utilizadas por La Empresa, de acuerdo a todos los cambios y nuevos proyectos que tengan las NIIF.

1. PROPÓSITOS

Orientar a todo el personal de la Compañía  involucrado directa o indirectamente en la elaboración y presentación de Estados Financieros, en el entendimiento y aplicación de las normas y políticas contables que rigen a la Compañía. Este Manual debe cumplir los siguientes propósitos:

• Servir para que los hechos económicos que surgen en el desarrollo de la actividad de  La Empresa con características similares, tengan el mismo tratamiento contable.

• Servir como elemento de consulta al tomar decisiones sobre el tratamiento contable de hechos económicos realizados por La Empresa

• Servir como elemento de entrenamiento al personal nuevo responsable de los procesos contables.

• Servir de soporte acerca de la forma en que La Empresa reconoce, mide, revela y presenta los hechos económicos en los Estados Financieros, de acuerdo a las NIIF.

1. ALCANCE

Indica qué personas deben hacer uso del Manual de Políticas Contables bajo NIIF y los aspectos contables que cubre. Este Manual debe ser utilizado bajo los siguientes parámetros:

• Es de uso obligatorio para La Empresa

• Es de uso permanente por parte de todas las áreas que tengan acceso al sistema de información contable y financiera. Así mismo, debe ser consultada por todas las personas responsables de generar hechos económicos en el momento en que se debe decidir el tratamiento contable de cada uno de ellos y en el momento en que se deben preparar los Estados Financieros.

Igualmente este Manual debe ser utilizado para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos generados por La Empresa relacionados con la preparación y presentación de la información (Estados Financieros) bajo NIIF, por parte de La Empresa a entes de vigilancia y control que soliciten información bajo NIIF y demás usuarios que así lo requieran.

1. RESPONSABLES

Determina las responsabilidades en materia contable de cada una de las personas involucradas con los hechos económicos generados por La Empresa Con el fin de asegurar que el Manual cumpla los objetivos para los que fue creado y se mantenga actualizado, se establecen las siguientes responsabilidades:

• Responsables de informar hechos económicos que impliquen cambios o adiciones en la política:

Los Gerentes y Directores de Áreas de La Empresa son responsables de informar a la Gerencia Financiera y Operativa, cualquier hecho económico que se presente en los negocios y actividades que impacte económicamente a la Compañía y que requieran el diseño de una política contable.

Será el Comité Técnico Financiero compuesto por el Director de Contabilidad e Impuestos,   Directora de Tesorería, Gerente del Área respectiva y un delegado del área que solicita este diseño, quienes elaborarán la respectiva política para su posterior aprobación por parte de la Gerencia Financiera, Gerencia General y Junta Directiva.

Auditoría Interna será notificada de todos los hechos económicos que impliquen cambios o adiciones en la política, para que éstos emitan sus recomendaciones y sean evaluadas por los organismos administrativos que aprueben las políticas.

• Responsables de analizar la información recibida:

El responsable del análisis de la información es el Comité Técnico Financiero, éste debe analizar todas las inquietudes formuladas y procederá a establecer una nueva política, a modificar, a eliminar, o a complementar una política existente siguiendo el procedimiento indicado en la Sección 1.1.5. Actualización del Manual.

• Responsable de aprobar cambios en el Manual:

El Gerente Financiero  es el responsable de aprobar las nuevas políticas o las modificaciones a las existentes.

• Responsable de divulgar y actualizar el Manual:

Es responsabilidad del Director de Contabilidad e Impuestos de La Empresa, divulgar las modificaciones a las políticas existentes o las nuevas políticas, y a su vez de actualizar la información incluida en la INTRANET de la Compañía, relacionada con el Manual y de asegurar que todos los involucrados la entiendan.

• Responsable de creación y cambios del plan contable y los centros de costos:

Es responsabilidad del Director de Contabilidad e Impuestos la homologación, creación, adecuación y divulgación del plan contable utilizado por La Empresa De igual forma es responsable el Director de Costos y Presupuestos de la homologación, creación, adecuación y divulgación de los centros de costos relacionados.

1. ACTUALIZACIÓN

Según las responsabilidades indicadas en el numeral 1.1.4, el siguiente es el procedimiento para mantener actualizado el Manual de Políticas Contables bajo NIIF:

1. Recepción de información de nuevos hechos económicos:

La recepción de información acerca de nuevos hechos económicos debe ser recopilada de la siguiente manera:

• El responsable del nuevo hecho económico deberá reportarlo al Gerente Financiero y Operativo  para efectos de que sea estudiado y se normalice el procedimiento contable respectivo. Las solicitudes se canalizarán, a través del Gerente Financiero y Operativo, quien informará a los integrantes del Comité Técnico Financiero para su elaboración (si se requiere una respuesta inmediata frente algún hecho económico se procederá a realizar un Comité Extraordinario), a fin de producir un pronunciamiento oficial.

Un nuevo hecho económico es un acontecimiento, transacción, actividad u operación observable inusual o que no se haya realizado con anterioridad por La Empresa, relacionado con su actividad económica.

• El Comité Técnico Financiero será responsable del referenciamiento permanente de nuevas normas legales aplicables y de nuevas políticas contables a nivel internacional.

1. Estudio de hechos económicos actuales:

EL Comité Técnico Financiero de La Empresa debe estar permanentemente analizando los Estados Financieros de ésta y sus hechos económicos, a fin de determinar, a la luz de las nuevas circunstancias, qué parte del Manual debe ser modificada, ampliada, complementada o anulada.

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