MANUALES ADMINISTRATIVOS

GUIA I UNIDAD: LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los manuales administrativos son una herramienta que permite proporcionar información importante referida al funcionamiento de las Instituciones o empresas, y que se encuentran de manera estructurada y sistematizada en un documento, para el mejor uso y búsqueda de esta, así mismo, facilita el desarrollo de las funciones administrativas y operativas. Este instrumento permite entregar una orientación a los empleados para lograr conseguir los objetivos y metas que se quieren lograr en la organización, además liberan a los directivos a tener que estar repitiendo informaciones e instrucciones a los distintos miembros. También representa una alternativa concreta para los procesos de coordinación interna, ya que son fundamentalmente un medio de comunicación.

“Los manuales administrativos son documentos que sirven como medio de comunicación y coordinación para registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática tanto la información de una organización, como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempeñe mejor sus tareas”.

“Un manual es un documento elaborado sistemáticamente que indicará las actividades a ser cumplidas por los miembros de un organismo y la forma en que las mismas deberán ser realizadas, ya sea conjunta o separadamente”.

De esta definición se pueden inferir algunas características respecto a los manuales administrativos:

 Se constituyen en documentos formales. Cada versión es un documento no modificable sin usuario. Al ser documentos formales, establecen situaciones de carácter relativamente permanente, sin perjuicio de las actualizaciones que periódicamente se realicen.

 Junto al formato tradicional en papel, cada vez se utilizan más formatos electrónicos y, en particular, la presentación de distintos manuales a través de páginas web y formatos multimedia que incluyen además de textos, audiovisuales.

 Reúnen información relevante para un usuario determinado, sobre un tema determinado. El usuario puede ser interno a la organización o externo: clientes, proveedores u otros interesados pueden hacer uso de éstos en su relacionamiento con la organización.

 Además de brindar información, los manuales con frecuencia brindan instrucciones para guiar la actuación de empleados y otras personas.

 La información e instrucciones recopiladas se presentan en forma ordenada y sistemática. Un manual ordena y sistematiza todas las disposiciones que contiene, permitiendo su rápida ubicación y relacionándolas en forma lógica.

 Se orientan al usuario, procurando asistirlo en la realización de su trabajo, para el caso de manuales orientados a los empleados o en su relacionamiento con la empresa para el caso de manuales dirigidos a usuarios externos a la organización (proveedores, clientes, usuarios).

El objetivo principal de los manuales administrativos es el de instruir al personal, acerca de aspectos como: funciones, relaciones, procedimientos, políticas, objetivos, normas, etc., para que se logre una mayor eficiencia en el trabajo. Los manuales administrativos deben reservarse para información de carácter estable referido a la estructura funcional, la estructura procedimental, aspectos técnicos, etc.

OBJETIVOS DE LOS MANUALES

De acuerdo con la clasificación y grado de detalle, los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos:

 Instruir al personal acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas.

 Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.

 Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y proporcionar la uniformidad en el trabajo.

 Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.

 Proporcionar información básica para la planeación e implantación de reformas administrativas.

CLASIFICACION DE LOS MANUALES

Existen dos tipos de clasificación uno por su contenido y otro por su función específica.

Por su contenido se dividen en:

 Manual de historia

 Manual de organización

 Manual de políticas.

 Manual de procedimientos.

 Manual de contenido múltiple.

 Manual de adiestramiento o instructivo

 Manual técnico

Por su función específica se dividen en:

 Manual de producción

 Manual de compras

 Manual de ventas

 Manual de finanzas

 Manual de contabilidad

 Manual de crédito y cobranza

 Manual de personal

 Manuales generales

LOS MANUALES EN EL MARCO DE LOS PROCESOS DE MEJORAMIENTO ADMINISTRATIVO

Para el analista de organización y métodos, los Manuales son tanto un instrumento de análisis como el medio en el cual se plasma una labor de análisis y propuesta, un producto final de un trabajo de diseño organizacional o de mejoramiento administrativo.

Son un instrumento de análisis y diagnóstico valioso, porque de su estudio surgen aspectos muy ricos para el diagnóstico de la estructura y los procedimientos. Su propia ausencia, o la existencia de manuales confusos, no actualizados o incompletos, constituyen también un instrumento de diagnóstico: la experiencia indica que aquéllas organizaciones que carecen de manuales generalmente no tienen claros los cometidos y funciones de cada uno de sus órganos y el grado de uniformidad en el cumplimiento de procedimientos puede ser bajo.

Los manuales, facilitan el estudio de la estructura y procedimientos, y permiten detectar fallas, pero su existencia no garantiza la eficiencia.

Un Manual no sustituye a la buena gestión, ni es la fuente de solución a problemas vinculados a la racionalización. Una organización no es ineficiente porque carezca de un Manual de procedimientos, sino que es ineficiente porque sus procedimientos no hacen un uso óptimo de los recursos. Para ganar en eficiencia, la organización debe racionalizar sus procedimientos con este objetivo, y sólo después de haber racionalizado los mismos, confeccionar el Manual.

Si "nadie es responsable de nada", falla la asignación de autoridad y responsabilidad en la organización, y debe seguirse un proceso de análisis y diseño estructural, a raíz del cual surgirá un Manual. Confeccionar Manuales de procedimientos que no han sido racionalizados, Manuales de organización de estructuras fuertemente ineficaces, no aporta soluciones a los problemas ni beneficios.

Un Manual no es un fin en sí mismo, sino que es un producto del trabajo del analista de Organización y Métodos. Es un documento que surge como producto de un proceso de mejoramiento administrativo, en el cual tiene gran importancia la labor del analista de Organización y Métodos.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS EN EL USO DE LOS MANUALES

Confeccionar un Manual, y mantenerlo actualizado, es una tarea que insume tiempo y no resulta fácil.

Debemos tener en claro, antes de emprender la confección de un Manual, cuáles son los beneficios y las limitaciones de su uso.

Algunos aspectos a tener en cuenta son los que se describen a continuación.

Los Manuales facilitan la compresión de la estructura, las funciones y los procedimientos

Los manuales tienden a uniformizar y normalizar las pautas de acción, los procedimientos y asignación de actividades dentro de una empresa.

El Manual de Organización Y Funciones permite que todos los integrantes de la organización conozcan las funciones, cometidos, niveles de responsabilidad y de autoridad de las diversas unidades administrativas. Se facilita por lo tanto la asignación de actividades.

Al disponer de manuales se facilitan los procesos de control, ya que establecen claramente cuáles son los puntos a controlar, y quiénes son los responsables de ejercer dichos controles.

Garantizan que todos los empleados conozcan las normas en uso, las funciones y actividades a desempeñar por cada uno, mejorando la comunicación y la coordinación.

Los manuales hacen caer el secreto. Los procedimientos podrán ser complejos, largos, o de difícil realización, pero son conocidos por todos.

Esto es, los Manuales constituyen instrumentos para la mejora de las comunicaciones en las organizaciones.

El uso de manuales facilita el proceso de adiestramiento y capacitación de los empleados

Los manuales son un instrumento de consulta para todo aquél que necesite familiarizarse con una determinada área de la organización, y constituyen por lo tanto un instrumento útil en el proceso de adiestramiento y capacitación de los funcionarios.

No obstante esto, no son un sustituto a un sistema de capacitación y adiestramiento, sino que simplemente constituyen un instrumento más en ese proceso. Leer la descripción de un procedimiento indudablemente facilita el aprendizaje del mismo, pero no es razonable pensar que con la sola lectura se sustituya al entrenamiento.

Los manuales facilitan la toma de decisiones

Al establecer claramente los niveles de autoridad y responsabilidad, permiten determinar claramente quién es el responsable de tomar una decisión determinada.

Los manuales

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