MANUALES ADMINISTRATIVOS

MANUALES ADMINISTRATIVOS

Antecedentes

La historia de los manuales como herramienta en la administración es prácticamente reciente. Comenzaron a utilizarse durante el periodo de la segunda guerra mundial, aunque se tiene conocimiento de que ya existían algunas publicaciones en las que se proporcionaba información e instrucciones al personal sobre ciertas formas de operar de un organismo (por ejemplo: circulares, memorándums, instrucciones internas, etc.). La necesidad de personal capacitado durante la guerra dio lugar a que se formularan manuales detallados.

Con la creación de estos instrumentos fue posible llevar un control tanto del personal de una organización como de las políticas, estructura funcional, procedimientos y otras prácticas del organismo de manera sencilla, directa, uniforme y autorizada.

Los primeros manuales adolecían de defectos técnicos, pero sin duda fueron de gran utilidad en el adiestramiento de nuevo personal.

Concepto

Según Duhalt Kraus Miguel A. Manual es un documento que contiene en una forma ordenada y sistemática información, o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimientos de una empresa. Que se consideran necesarios para la mejor ejecución del trabajo.

Para Terry Gr es un registro inscrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa.

Según Kountinolo G. es una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector, es un guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo.

 Un manual es un documento en el que se encuentra de manera sistemática las instrucciones bases o procedimientos para ejecutar una actividad.

 De acuerdo de las anteriores definiciones, un manual es un documento de control sobre la actuación del personal, pero también es algo más ya que ofrece la posibilidad de dar una forma más definida a la estructura organizacional de la empresa, de que esta manera pierde su carácter nebuloso y abstracto, para convertirse en una serie de normas definidas.

 Un manual correctamente redactado puede ser un valioso instrumento administrativo. Se puede comprobar esto si consideramos que, siendo unos simples puntos de llegada. Los manuales vienen a ser las rutas por las cuales opera todo el aparato organizacional, es decir son la manifestación concreta de una mentalidad directiva orientada hacia la relación sistemática de las diversas funciones y actividades.

El manual como herramienta de comunicación

Los manuales representan un sentido de comunicación de las decisiones de la administración, concerniente a objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, etc.

En la actualidad el volumen y la frecuencia de dichas decisiones, continúan incrementándose los organismos progresistas han llegado a considerar de ciertos medios administrativos pueden y deben cambiar tan seguido como sea necesario para capitalizar oportunidades y enfrentar a la competencia. Deben además coadyuvar a normalizar y controlar los tramites de procedimientos y a resolver conflictos jerárquicos, así como a resolver otros problemas administrativos que surgen cuando es sistema de comunicación tienden a ser rígido, este concepto de administración ha incrementado las necesidades de los manuales administrativos y también han modificado el papel que estos desempeñan.

Objetivos

 Instruir al personal acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas, etc.

 Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades. Evitan duplicar y detectar omisiones.

 Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.

 Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, y facilitar su incorporación a las distintas funciones operacionales.

 Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas administrativas.

Clasificación de los manuales

Los manuales se clasifican en dos

Por su contenido:

 Historia del organismo

 De organización

 De políticas

 De procedimientos

 De contenido múltiple (cando por ejemplo incluyen políticas y procedimientos, historia y organización de adiestramiento o instructivo).

 Técnicos.

Por su función especifica:

 De producción

 De compras

 De ventas

 De finanzas

 De contabilidad

 De crédito y cobranza

 De personal

 Generales (los que se ocupan de dos o más funciones operacionales)

Por su contenido

Manual de historia: su objetivo es proporcionar información histórica sobre el organismo, sus comienzos, crecimientos y logros.

Manual de organización: su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de descripción de los objetivos, relaciones, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos.

Manual de políticas: se proponen describir en forma detallada los lineamientos a seguir en la toma de decisiones para el logro de objetivos. Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito permitirá:

a) Agilizar el proceso de toma de decisiones

b) Facilitar la descentralización al suministrar lineamientos a nivel intermedios

c) Servir de base para una constante y efectiva revisión

Manual de procedimientos: su objetivo es expresar de forma analítica los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo.

Manual de contenido múltiple: cuando el volumen de actividades o de personal o la simplicidad de la estructura organizacional no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales puede ser conveniente que se elabore uno de este tipo.

Por su función especifica

Manual de producción:

Su objetivo es dictar las instrucciones necesarias para coordinar el proceso de fabricación, es decir la inspección, ingeniería industrial y el control de producción.

Manual de compras:

Su objetivo es definir las actividades que se relacionan con las compras, de modo que este manual represente de referencia para los compradores, especialmente cuando se presente problemas fuera de lo común.

Manual de ventas:

Su objetivo es señalar los aspectos esenciales del trabajo de ventas (políticas de ventas, procedimientos, controles), el fin de darle al personal de ventas un marco de referencia para tomar decisiones cotidianas.

Manual de finanzas:

Su objetivo es determinar las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones específicas dirigidas al personal de la organización que tengan que ver con el manejo de dinero, protección de bienes y suministros de información financiera.

Manual de contabilidad:

Su propósito es señalar los principios y técnicas de la contabilidad que se debe seguir todo el personal relacionado con esta actividad, este manual contiene la descripción del sistema contable, operaciones internas de personal, elaboración de información financiera.

Manual de crédito y cobranza:

Se refiere a la determinación por escrito de procedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos más importantes que puede contener este tipo de manual, están las siguientes: operaciones de crédito y cobranza, control y cobros de las operaciones de crédito, entre otros.

Manual de personal:

Su objetivo es comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere al personal. Los manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección, administración de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales, políticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitación, etc.

Manual técnico:

Contiene los principios y técnicas de una función operacional determinado, se elabora con fuente básica de una referencia para la unidad administrativa responsable de la actividad y como información general para el personal relacionado con esa función.

Manual de adiestramiento o instructivo:

Su objetivo es explicar las labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular, por lo común son más detallados que un manual de procedimientos, el supuesto en que se basa este tipo de manual es que el usuario sabe muy poco o nada de los temas que en él se explican.

Por su ámbito de aplicación se dividen en dos:

 General

 Específicos

General se dividen:

 Organización

 Procedimientos

 Políticas

Específicos se dividen en:

 Reclutamiento y selección

 Auditoría interna

 Políticas de personal

 Procedimientos de tesorería

General:

Manual general de organización

Este es producto de la planeación organizacional y abarca a todo el organismo, su objetivo es describir la organización formal y definir su estructura funcional.

Manual general de procedimientos

Este también es el resultado de la planeación, su objetivo es establecer los procedimientos de todas las unidades orgánicas que conforman un organismo social con el fin de unificar

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