Manuales Administrativos

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

El Manual de Organización es un documento normativo que contiene, de forma ordenada y sistemática, información sobre el marco jurídico-administrativo, atribuciones, antecedentes históricos, misión, visión, objetivos, organización y funciones de una dependencia o entidad. De este modo se constituye en un instrumento de apoyo para describir las relaciones orgánicas que se presentan entre los diferentes unidades de la estructura organizacional, Este manual define concretamente las funciones , relaciones, procedimientos, políticas, objetivos y normas, encomendadas a cada una de las unidades administrativas que integran la institución, asimismo, explica de forma integral y condensada, todos aquellos aspectos de observancia general en la institución, cuyo fin es lograr que todos sus integrantes logren conocer, familiarizarse e identificarse con la misma.

En líneas generales, los manuales representan un medio de comunicación de las decisiones de la administración, concretamente a objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos etc. En la actualidad, el volumen y la frecuencia de dichas decisiones continúan incrementándose fundamentalmente cuando se inicia una organización. Los organismos progresistas han llegado a considerar que ciertos medios administrativos, pueden y deben cambiar tan seguido como se requiera para capitalizar oportunidades y afrontar a la competencia.

Es por ello que una de las condiciones fundamentales en estos procesos es que, independientemente de haber o no participado en la elaboración, constantemente los miembros de una organización deben coadyuvar a normalizar y controlar los trámites de procedimiento y a resolver conflictos jerárquicos, así como otros problemas administrativos que surgen cuando el sistema de comunicación tiende a ser rígido. Este concepto ha incrementado la necesidad y la modificación también, de los manuales administrativos.

EL MANUAL COMO MEDIO DE COMUNICACIÓN

En cualquier puesto de la organización, necesitamos dedicar algún tiempo de la gestión a la preparación de comunicaciones. Existe una gran variedad de formas de comunicación administrativa escrita. Actualmente se debe poner empeño en el uso de manuales administrativos a fin de comunicar información de naturaleza administrativa eficientemente para el desempeño laboral productivo.

Un manual administrativo hace que las instrucciones sean definitivas, proporcionan un arreglo rápido de las malas interpretaciones, muestra a cada uno de los integrantes de la organización cómo encaja su puesto en el total de la misma, e indica la manera en que él puede contribuir tanto al logro de los objetivos de la oficina como al establecimiento de buenas relaciones con el resto de los integrantes. Así mismo, los manuales evitarán a los jefes tener que repetir informaciones, instrucciones y procesos, además de que aumenta y facilita el entrenamiento de personal recién llegado, porque el manual les proporciona la información que necesita en forma sistematizada.

OBJETIVOS DE LOS MANUALES

De acuerdo con la clasificación y grado de detalle, los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos:

1. Instruir al personal acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas.

2. Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.

3. Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y proporcionar la uniformidad en el trabajo.

4. Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.

5. Proporcionar información básica para la planeación e implantación de reformas administrativas.

6. Presentar una visión de conjunto de la organización.

7. Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.

8. Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos.

9. Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al personal.

10. Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo.

11. Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.

12. Servir como vehículo de información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios, usuarios y clientes.

Se deben diseñar los manuales con base en los anteriores objetivos para lograr claridad, sencillez, asertividad, flexibilidad y producción laboral eficiente. El trabajo de elaborar manuales está dirigido a mantener informado al personal clave acerca de los deseos y actividades de la dirección superior y como cumplirlos correctamente para beneficio tanto de la directiva como del trabajador.

EL POR QUÉ DE LA NECESIDAD DE UTILIZAR LOS MANUALES

1. Proporciona al usuario un sistema de referencia común y estandarizado. Cada uno de los interesados posee exactamente la misma información y opera conforme a las mismas reglas.

2. Proporcionan documentación. El manual estudia las políticas y los procedimientos de la organización, de modo que esta información no queda simplemente almacenada en el cerebro de unas cuantas personas. Esta información vital no se pierde cuando alguna de las personas claves abandona la compañía. Además, al desarrollar un manual, la empresa a menudo se ve obligada a aclarar políticas dudosas o mal definidas y a simplificar procedimientos complejos.

3. Sirven como un sistema de archivos portátil y fácil de usar. Las respuestas a las preguntas se localizan con rapidez y facilidad sin necesidad de examinar innumerables hojas de archivo.

4. Tiene una influencia definitiva. Una política corporativa claramente especificada en un manual oficial tiene más impacto que en un memorando hecho hace tres años escondido en algún lugar del archivo, o cuyo originador ha dejado la compañía.

5. Los manuales ayudan a los usuarios a obrar de acuerdo con los reglamentos del gobierno y otros cuerpos reguladores.

6. Los manuales ahorran tiempo y aseguran respuestas exactas. Los empleados pueden consultar “el libro” en lugar de preguntar a alguien que pueda conocer la respuesta o no conocer la respuesta correcta.

7. Los manuales sirven como instrumentos de adiestramiento para nuevos empleados, ayudándose a conocer correctamente sus funciones desde el principio. Muchos manuales se desarrollan específicamente como auxiliares de adiestramiento.

8. Los manuales reducen la papelería reuniendo la información en un solo lugar.

VENTAJAS Y LIMITACIONES DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Ventajas

1. Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.

2. Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los procedimientos, las funciones, normas.

3. Evitan discusiones y malentendidos, de las operaciones.

4. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo.

5. Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.

6. Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.

7. Posibilitan una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción.

8. Logra y mantiene un sólido plan de organización.

9. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y sus propios papeles y relaciones pendientes.

10. Facilita el estudio de los problemas de la organización.

11. Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización.

12. Sirve como guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave.

13. Evita conflictos jurisdiccionales y yuxtaposición de funciones.

14. La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien.

15. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos.

16. Sirve como guía para el adiestramiento de novatos.

Limitaciones

1. Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones

2. El costo de producción y actualización puede ser alto.

3. Si no se les actualiza periódicamente pierde efectividad.

4. Incluyen sólo los aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.

5. Muy sintéticas carecen de utilidad; muy detallados los convierten en complicados.

6. Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.

7. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.

PLANEACIÓN Y ELABORACIÓN DE MANUALES

Para la elaboración de manuales es imprescindible una planeación cuidadosa si se desea producir un manual que satisfaga las necesidades de los usuarios, que justifique el tiempo y dinero invertido en ellos y que se distribuyan oportunamente. Fundamentalmente las organizaciones para la creación de un manual, poseen un departamento centralizado que se encarga de la racionalización administrativa. Tal unidad orgánica es conocida, comúnmente, con las denominaciones siguientes: organización y método, sistemas y procedimientos,

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