Manuales Administrativos

Manuales Administrativos

Concepto:

Los manuales administrativos son documentos guía eminentemente dinámicos, de fácil lectura y manejo que transmiten de forma completa, sencilla, ordenada y sistemática la información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etc.). En ellos se indican las actividades y la forma en que estas deberán ser realizadas por los miembros de la organización.

Importancia de los manuales:

La importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera detallada los procedimientos dentro de una organización; a través de ellos logramos evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la empresa. Estos a su vez pueden detectar fallas que se presentan con regularidad, evitando la duplicidad de funciones, en este mismo orden de idea se puede citar que los Manuales Administrativos representan una guía práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración. Además son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la organización ya que le explican todo lo relacionado con la misma, desde su reseña histórica, haciendo referencia a su estructura organizacional, hasta explicar los procedimientos y tareas de determinado departamento.

Beneficios:

Entre los beneficios de la elaboración de Manuales Administrativos destacan:

• Fijar las políticas y establecer los sistemas administrativos de la organización

• Facilitar la comprensión de los objetivos, políticas, estructuras y funciones de cada área integrante de la organización

• Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa

• Asegurar y facilitar al personal la información necesaria para realizar las labores que les han sido encomendadas y lograr la uniformidad en los procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad esperada en los servicios

• Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando funciones de control y supervisión innecesarias

• Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales

• Reducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en general

• Facilitar la selección de nuevos empleados y proporcionarles los lineamientos necesarios para el desempeño de sus atribuciones

• Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas y procedimientos

• Servir de base para el adiestramiento y capacitación del personal

• Comprender el plan de organización por parte de todos sus integrantes, así como de sus propios papeles y relaciones pertinentes

• Regular el estudio, aprobación y publicación de las modificaciones y cambios que se realicen dentro de la organización en general o alguno de sus elementos componentes.

• Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relación con los demás integrantes de la organización.

• Delimitar claramente las responsabilidades de cada área de trabajo y evita los conflictos inter-estructurales

Necesidad de los Manuales:

Se necesita un manual cuando ocurren algunas de las siguientes circunstancias:

• Muchas personas desempeñando actividades similares y complejas.

• Alta rotación de personal entre los puestos de trabajo.

• Trabajos muy especializados y no repetitivos en los cuales, grupos de usuarios deben manejar diseños complejos y casi siempre desconocidos para ellos (tal como es el análisis y diseños de sistemas).

• Grandes flujos de información entre unidades administrativas o funcionales, lo cual puede determinar la necesidad de estandarizar la captación, proceso y manejo de datos sobre todo cuando existen varios turnos de trabajo.

En la actualidad las organizaciones están adoptando el uso de manuales administrativos como medios para la satisfacción de distintos tipos de necesidades. Depende de estas necesidades cada empresa adopta el tipo de manual que más se adapte a sus necesidades.

Usos – Funciones Administrativas:

De Producción.-Dicta las instrucciones necesarias para coordinar los procesos de fabricación, es decir la inspección y control de producción.

De Compras.-Define las actividades que se relacionan con las compras, es una útil fuente de referencia para los compradores.

De Ventas.-Su objetivo es señalar los aspectos esenciales del trabajo de ventas como son las políticas de ventas, procedimientos, controles, etc.

De Finanzas.-Determina responsabilidades financieras en todos los niveles de administración y contiene instrucciones específicas dirigidas al personal que tengan que ver con el manejo de dinero y protección de bienes.

De Contabilidad.-Señala los principios y técnicas de la contabilidad que debe seguir todo el personal relacionado con esta actividad. Contiene estructura orgánica del departamento, descripción del sistema contable, manejo de registros, etc.

De Crédito y Cobranzas.-Son los procedimientos y normas por escrito que determinan a esta actividad. Puede contener operaciones de crédito y cobranza, control y cobro de las operaciones de crédito, etc.

De Personal.-Su objetivo es comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Contiene reclutamiento y selección, administración de personal, políticas de personal, capacitación.

Técnico.-Contiene los principios y técnicas de una función operacional determinada. Un ejemplo de eso puede ser el manual de sistemas y procedimientos.

De Adiestramiento.-Su objetivo

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