Manual del sarlaft Banco WWB

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL EN LAS EMPRESAS PÚBLICAS Y PRIVADAS

DWILVIER FELIPE MALAMBO BAYONA

APRENDIZ

MIRIAM OCAMPO INSTRUCTORA

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

1036709

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

BARRANCABERMEJA

2015

INTRODUCCIÓN

En las empresas se manejan muchos archivos, los cuales contienen mucha información de las actividades que allí se realiza; algunos de estos documentos son de interés netamente de carácter privado y otros de carácter público y de interés general. De hecho el Archivo general de la nación es un estamento que rige y dicta los procedimientos de transporte, ordenación y creación de este tipo de documentos.

La organización documental tiene por objetivo principal la rápida localización de los documentos y su conservación. Clasificar los documentos consiste en el proceso de separarlos por conceptos, asuntos o información concreta y ordenar es darle un código o secuencia; que puede ser alfabético, numérico o alfanumérico, y darle un espacio en el archivo para situarlo allí.

En toda empresa se usan estos tipos de sistemas de clasificación en la documentación:

Sistemas enumerativos
son aquellos, que se están previstas todas las rúbricas y sus índices, así como las posibles conjunciones o intersecciones entre sus rúbricas.

Sistemas jerárquicos

Sistemas en los  cuales cada subclase va precedida inmediatamente de una sola clase. En este sistema las materias se desarrollan de lo más general a lo más particular, de lo simple a lo complejo.

Sistema alfabético
El uso de este sistema es el más frecuente y fácil de entender; se puede llevar a cabo sin dificultad. Como su nombre lo indica es ordenar alfabéticamente los nombres. Estos los dividiremos en personas físicas y personas morales. Siempre y cuando sean por nombres.

Sistema Geográfico
En este sistema la clasificación es muy sencilla ya que se realiza con base en un ordenamiento alfabético de regiones, territorios, estados, provincias, etc.

Sistema cronológico
Este sistema se lleva tomando en consideración la fecha de expedición de los documentos. En este sistema está la desventaja que se pueden repetir las fechas; por ende es preferible combinarlo con u sistema alfabético o anexarle un nombre de diferenciación.

Sistema de archivo por asuntos
La clasificación que se hace por este sistema es tomando en cuenta el asunto tratado en los documentos y no tomando en consideración el nombre de la empresa remitente...


ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
La ordenación, por su parte, como acción complementaria de la clasificación efectuada para tener un control material de los fondos, secciones, series y expedientes, permite la colocación física de estos en el espacio y mobiliario disponible, con lo cual se facilita su localización.
Es un proceso técnico archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada entidad. En esta etapa se debe alcanzar a identificar las respectivas series y sub-series documentales.

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