Manual de Tesoreria (Caja y Bancos)

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AUTORIZACIONES

Versión: 1.1.

Fecha de aprobación: ____________________________

Contenido

Índice de Tablas        4

Índice de Figuras        4

1.        Introducción        5

2.        Objetivo        5

3.        Alcance        5

4.        Responsabilidades        5

5.        Tesorería        6

6.        Ingresos        7

6.1. Facturación de ingresos        8

6.2.        Corte de caja        10

6.3. Fondo de efectivo        10

7.        Salidas        11

7.1 Gastos        11

7.2. Presupuesto        11

7.2.1 Gasto Corriente        11

7.2.2. Gasto extraordinario        14

7.3. Compra de servicios e insumos        14

7.4. Fondo fijo        19

7.6. Créditos y Dividendos        19

Índice de Tablas

Tabla 1. Facultades de Autorización de Gastos.        12

Tabla 3.- Stock mínimos sugeridos…………………………………………………………………………………………….…16

Tabla 2. Catalogo de Conceptos de Gastos         17

Índice de Figuras

Figura 1.Procedimiento de Facturación de Ingresos.        8

Figura 2. Procedimiento de Presupuesto.        13

Figura 3. Facultades de Gasto Extraordinario.        14

Figura 4. Procedimiento Compras de Servicios e Insumos.        15

Figura 8. Procedimiento de Búsqueda de Proveedores.        18

1. Introducción

     El presente Manual es un instrumento de aplicación estricta y orientación para el desarrollo de los procedimientos administrativos del manejo de Tesorería y Finanzas  de las empresas tienen a su cargo la operación de Hotel Boutique Oz Sayulita y Restaurante Ozean.

      Su elaboración se debe a la necesidad de controlar y organizar el manejo de las cuentas bancarias administradas por cada empresa, las entradas y salidas de dinero en efectivo  y su disponibilidad financiera, con la intención de satisfacer las necesidades y objetivos de los Socios de la empresa.

    El Manual es de uso y aplicación por parte del personal administrativo del Hotel y del Restaurante, así como también de la Oficina Central.

1. Objetivo

Instrumentar y operar procedimientos de control para salvaguardar  los recursos financieros de las empresas operadoras, facilitando la gestión y atendiendo con oportunidad las solicitudes de pago de los diferentes compromisos de la empresa.

1. Alcance

Los lineamientos establecidos en este Manual pretenden la estandarización y unificación del Proceso de Administración y de Tesorería. Éstos son de aplicación de los colaboradores  que estén involucrados en el  proceso, principalmente, los pertenecientes a las áreas Administrativas y de Tesorería.

1. Responsabilidades

La coordinación  administrativa  de las empresas operadoras se llevará a cabo por  el Área de Administración y Finanzas.  Las atribuciones del Área son:

• Presentar para aprobación un catálogo de cuentas general.
• Establecer un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP), consolidando la información DIARIA y generando de forma automatizada los reportes y estados financieros mensuales.
• Establecer contabilidad por Centro de Costos para cada empresa, determinando ingresos y egresos de manera diferenciada,  generando los reportes de resultados.
• Presentar mensualmente el presupuesto requerido para el pago de gastos para su aprobación.

Adicionalmente, es responsabilidad del Área, en conjunto con el Consejo de Administración,   la apertura y cierre de cuentas de cheques y de inversión; alta y registro de contraseñas para banca electrónica, resguardo de chequeras, saldos mínimos en las cuentas,  aseguramiento del pago puntual de los egresos así como monitoreo la correcta administración del recurso humano.

Administración y Finanzas depende orgánicamente del Director General.

Imagen 1. Organigrama

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1. Tesorería

Se emplearán dos cuentas  bancarias, una para Hotel y una para el Restaurante, ambas con manejo mancomunado entre los dos socios. La finalidad de que exista una cuenta de banco para cada empresa es que en éstas se realicen el pago de los servicios e insumos generados por Centros de  Costo, lo que facilita la administración individual.

La Gerencia de Administración y Finanzas estará a cargo del manejo de las cuentas así como de sus claves de acceso. Los token´s de todas las cuentas,  serán resguardados bajo llave.

1. Ingresos

Los ingresos se obtienen por la prestación de Servicios de Hotel y Venta de alimentos y Bebidas en Restaurante, SIN EXCEPCION TODOS ELLOS DEBEN DE CAPTURARSE DE INMEDIATO EN EL SISTEMA (LITTLE HOTELIER TODO LO RELACIONADO A HOTEL Y SOFT RESTAURANTE TODO LO RELACIONADO A RESTAURANTE):

1. Ingresos por Hospedaje. Aquí se encuadran todo lo relativo a la venta de habitaciones noche.
2. Venta Minibar. La venta de los productos de minibares surtidos en cada una de las habitaciones
3. Varios Hotel.    Registro de todos los ingresos adicionales que no se encuentran dentro de los dos rubros anteriores
4. Venta Alimentos:  Todo lo relacionado a la venta de alimentos de Menu
5. Venta de Bebidas: Todo lo relacionado a venta de menú Bebidas.

Los servicios prestados se pueden pagar en efectivo, con tarjeta a crédito y/o transferencia. Dadas estas condiciones de cobro, cada empresa dispone de terminal para el pago con tarjeta y caja fuerte para el resguardo temporal del efectivo. Se evitará el pago a crédito.

Ya en operación, en el momento en que se acumulan $10,000.00  pesos de efectivo, el Gerente  notificar a Dirección para su recolección. Previo a su resguardo, cada paquete es marcado para facilitar su manejo.   Cuando no se cubre el monto de efectivo de $10,000 pesos para ser enviado por su recolección, el dinero se resguarda en  caja fuerte y forma parte del saldo inicial del siguiente día.

El Gerente es la encargada de recibir y atender al Personal que recolectara el efectivo. Estos últimos son los únicos autorizados para sacar el dinero del Hotel/ Restaurante  y trasladarlo para su depósito en el banco y/o entrega personal a los socios.  El Personal que recolectara el efectivo del hotel entregara siempre la Hoja de Recepción de efectivo por el monto definido por Gerencia. La hoja se digitaliza y envía por correo electrónico a la Gerencia de Administración y Finanzas para la verificación posterior del depósito.

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