Metodologia Para Desarrollar Un Trabajo De Sistema

Metodología para desarrollar trabajo de sistema

Introducción

Un Sistema es un conjunto ordenado de procedimientos relacionados entre sí y previamente coordinados que contribuyen a realizar una función con el propósito de alcanzar un objetivo común

Este trabajo está enfocado en los diversos puntos requeridos para orientar teóricamente acerca de la metodología para desarrollar un trabajo de sistemas, el cual está compuesto de una serie de etapas para conocer, analizar, proyectar e implementar un sistema.

De manera sistemática y simple, el desarrollo de un nuevo sistema se sustenta en la buena o eficiente aplicación de las etapas que suceden una de la otra, entre estas, de manera resumida, se encuentran:

El análisis del sistema, que viene siendo la primera y más importante etapa para el desarrollo de un buen sistema, el cual consta de una serie de pasos la cual consiste en evaluar el funcionamiento de cada sistema.

El relevamiento de la información, es la segunda etapa del desarrollo del sistema. En esta etapa se indaga acerca de los más relevantes datos que deben tomarse en cuenta para el desarrollo del mismo, valiéndose del uso de fuentes internas y externas de la organización.

El análisis y diagnostico, así también como el diseño; el cual debe ser a su vez a nivel global y a nivel detallado; son las etapas que dan lugar al desarrollo del plano para desarrollar el nuevo sistema. Así como las etapas de implementación, planeación y entrenamiento, y el lanzamiento, las cuales pueden ser englobadas como el conjunto de etapas finales del sistema.

METODOLOGIA PARA DESARROLLAR TRABAJO DE SISTEMAS

Análisis de sistemas

Esta área se encuentra muy relacionada con la Investigación operativa. La metodología de estudio de sistemas involucra una serie de etapas que se deben desarrollar para conocer, analizar, proyectar e implementar un sistema. El análisis de sistemas es la ciencia encargada del análisis de sistemas grandes y complejos, y la interacción entre esos sistemas.

El concepto clave en el método de análisis de sistemas es evaluar el funcionamiento de cada sistema, tomando en cuenta la perspectiva y la razón de la existencia de la organización.

El proceso de análisis debe sustentarse en la cantidad de hechos con que se cuenta para la evaluación, en la medida que el analista clasifique estos hechos.

El proceso de análisis puede resumirse en las siguientes acciones: Pensar audazmente y ser radical, proporcione su imagen completa, capture las ideas, pruebe sus ideas y diseñe el nuevo sistema.

Etapas de análisis de sistemas

En realidad, el desarrollo de un buen trabajo de análisis básicamente depende de la habilidad de la persona que está haciendo uso de esa técnica; sin embargo, es conveniente señalar que la aplicación requiere un método al señalar las fases del proceso de análisis, por tanto, de manera muy resumida y básica, lo que se comprende y trata a profundidad en las fases o etapas del desarrollo de un sistema es:

1. Definición del problema: Esta etapa se considera frecuentemente como la más importante del análisis de sistemas. Si se identifica de manera adecuada el problema, se enuncia y se dimensiona todas las etapas subsecuentes se enfocarán a los objetivos y la probabilidad de que llegue a desarrollarse una solución factible es alta. A fin de asegurar esto, se realiza una investigación preliminar para definir el alcance del problema y los puntos específicos de la situación. Se evalúa las capacidades, los talentos y el tiempo disponible: las limitaciones de organización, ambientales y legales, que puedan influir en el análisis y el diseño resultante de sistemas.

2. Reunión de datos (Relevamiento de la información): El analista de sistemas utiliza todos los cabos sueltos generados durante la fase de investigación preliminar, para identificar todas las fuentes de información qué tengan alguna relación con el problema que esté analizando. Por lo común sus fuentes principales son sus propias observaciones y sus entrevistas directas con las personas implicadas.

3. Análisis de hechos (Análisis y Diagnóstico): La fase del análisis es singular, decisiva, difícil de estructurar y totalmente profesional. La mecánica de análisis se inicia con la división del problema en sus partes componentes más pequeñas, poniendo posteriormente en tela de juicio cada una de esas partes, de acuerdo con sus propios requisitos y con respecto a su relación con el todo.

4. Desarrollo de soluciones alternativas (Mejoras-Rediseño): Las alternativas que queden deberán incluirse en una lista, junto con las ventajas y las desventajas que se les apliquen. El efecto de la aplicación de cada alternativa deberá evaluarse de acuerdo con las metas a corto y largo plazo.

5. Aplicación de la solución y comprobación (Implementación): Cuando se selecciona para su aplicación alguna de las alternativas desarrolladas en la etapa cuatro, es preciso planear de manera detallada un programa, etapa por etapa, para la instalación del nuevo sistema. El plan debe incluir lo siguiente: El programa de tiempo; los requisitos de adiestramiento necesarios de quién se ocuparía de la preparación del programa de instrucción, el procedimiento para la comprobación del cambio; el tiempo de espera necesario para pedir las formas, obtener los equipos y designar al personal necesario.

Relevamiento de la información

El objeto del relevamiento es "Determinar la situación existente en el sistema actual". Es una investigación detallada de las áreas componentes de la organización. Puede durar entre 20 y 40 días, dependiendo de la magnitud y sobre todo de la complejidad del sistema afectado.

Esta etapa tiene como objetivo básico recoger la información necesaria respecto de:

1. Las particularidades del trabajo administrativo, tal como se están desarrollando actualmente.

2. Los componentes de la organización y la forma actual en que han dividido las tareas entre ellos.

3. Los problemas que se presentan en la forma actual en la ejecución.

4. Las razones que justificaron llevar adelante la labor de análisis y las expectativas de la dirección a niveles gerenciales y de supervisión respecto del desarrollo del programa.

5. Las opiniones de los entrevistadores referentes a posibles soluciones alternativas.

6. Tomar conocimiento de otras formas en que se ejecutaron los trabajos y motivos que se tuvieron para discontinuarlo.

7. Estado de definición, asignación y supervisión de funciones, tanto formalmente establecidas, como informalmente implementadas.

8. La disponibilidad en el mercado de estudios de empresas similares que puedan aplicarse al programa de análisis a desarrollar.

9. El empleo de tecnología especifica que puede ser adquirida y aplicada a la empresa bajo estudio.

Además, se requiere que los datos colectados sean adecuadamente sistematizados para establecer un esquema coherente que permita medir su fiabilidad.

La importancia y necesidad del relevamiento es que con ella se recogen los elementos que permitirán deducir si es correcto el diagnóstico de la situación que se arribe y si son acertadas las recomendaciones o sugerencias de solución que se propongan. Para lograr información en la cantidad y calidad requeridas, debe evitarse aceptar declaraciones de tipo general que pueden llevar a falsas interpretaciones y tener en cuenta la importancia de obtener la información de fuentes originales y autorizadas.

Las causas más comunes de errores al relevar son la aceptación de expresiones indefinidas, la falta de cotejo y verificación de la validez de los datos que se obtienen, la falta de sistematización de la información obtenida y la falta de equilibrio en la cantidad de información relevada. El tipo de información a relevar está directamente vinculado a la finalidad del estudio.

Recolección interna de datos

Las fuentes internas son aquellas que han sido generadas por el personal de la empresa o comisionadas a terceros, entre éstas se pueden señalar:

Documentos producto de las operaciones internas: Estas fuentes vitales de información están asociadas a las operaciones cotidianas de la empresa. Ellas pueden ser generadas en una base diaria, semanal, mensual, trimestral, etc.; se incluyen aquí informes de producción, informes de ventas, de control de calidad, informes financieros, informes de control y seguimiento de materias primas y suministros, etc.

Informes analíticos: Estas fuentes de información pueden ser definidas como aquellas que contienen un análisis de las actividades de la empresa o de su entorno. Comparadas con los documentos de operaciones, los informes analíticos son preparados y distribuidos para los ejecutivos. Se incluyen en esta categoría, informes de mercadeo, informes de ventas, estudios de planificación, etc.

Estudios adquiridos a terceros: Con frecuencia las empresas contratan externamente la elaboración de estudios específicos, por ejemplo estudios de mercado, y aunque son generados externamente son utilizados internamente.

Manuales: De organización, de procedimientos, de productos, normas técnicas internas, etc.

La recolección interna de datos: consiste en el desarrollo de un conjunto de técnicas dirigidas a reunir toda la información necesaria de la organización y de los sistemas que son objeto del trabajo de análisis. Entre ellos encontramos:

Encuestas:

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