Normas De Activos Fijos

INDICE

1. Primera etapa: Ingreso de activos fijos

1. Modalidades de ingreso de activos fijos

2. Normas para compra de activos fijos

3. Recepción de activos fijos por donación

1. Tipos de donación

1. Donación sin condicionamientos

2. Donación con destinación específica

4. Ingreso de activos fijos para demostración

1. Normas para el ingreso de activos fijos en calidad de demostración

5. Ingreso de un activo fijo a la Contabilidad

6. Plaqueo de activos fijos

7. Personalización de activos fijo

2. Segunda etapa: Custodia y Vida útil de un Activo Fijo

1. Garantía sobre activos fijos adquiridos

2. Mantenimiento de activos fijos

1. Mantenimiento preventivo de activos fijos

2. Mantenimiento correctivo o reparación de activos fijos

3. Mantenimiento para mejoras o adiciones a activos fijos

3. Depreciación Activos Fijos

1. Tipos de Depreciación

1. Depreciación Física

2. Depreciación técnica

3. Por el paso del tiempo

2. Métodos de Depreciación

1. Método legal o de coeficiente

2. Método de línea recta o lineal

3. Método de la suma de dígitos o acelerado

4. Método por kilometraje o por unidades producidas

3. Tercera etapa: Retiro de activos fijos

1. Venta de Activos Fijos

2. Baja de Activos Fijos

3. Donación de Activos Fijos

4. Canje de Activos Fijos

MANUAL PARA LA COMPRA, VENTA, CANJE Y CUSTODIA DE LOS ACTIVOS FIJOS

PRIMERA ETAPA: INGRESO DE ACTIVOS FIJOS

Esta etapa específicamente se refiere a la forma como un activo fijo llega a las instalaciones de alguna empresa y de cómo es registrado en la base de datos, aplicativo o módulo de activos fijos.

Se entiende por ACTIVO FIJO a las propiedades, bienes materiales o derechos que en el curso normal de los negocios no están destinados a la venta, sino que representan la inversión de capital o patrimonio de una dependencia o entidad en las cosas usadas o aprovechadas por ella, de modo periódico, permanente o semi-permanente, en la producción o en la fabricación de artículos para venta o la prestación de servicios a la propia entidad, a su clientela o al público en general. Por ejemplo: la maquinaria de las compañías industriales, las instalaciones y equipos de las empresas de servicios públicos, los muebles y enseres de las casas comerciales, el costo de concesiones y derechos, etc. También se incluyen dentro del activo fijo las inversiones en acciones, bonos y valores emitidos por empresas afiliadas. El rubro de "activo fijo" denota una fijeza de propósito o intención de continuar en el uso o posesión de los bienes que comprenden; denota inmovilización al servicio del negocio.

1.1. Modalidades de ingreso de activos fijos

Ingreso definitivo: Por compra: - Compra local

- Por donación

Ingreso temporal: Demostración

Activos

temporales

1.2. Normas para compra de activos

- Existen varias áreas contables que pueden estar autorizados para la adquisición de activos fijos en nombre de la empresa, estas podrían ser: el área contable, financiera, bodega, de adquisiciones, etc.

- Dichas áreas exclusivamente pueden realizar compras a proveedores que se encuentren legalmente autorizados por el Servicio de Rentas Internas y brinden las garantías respectivas de dichos activos.

- Para ejecutar cualquier requisición de activos fijos la dependencia solicitante debe asegurarse de tener la respectiva disponibilidad presupuestal para la compra en el correspondiente rubro de inversiones.

- Toda requisición de compra de activos fijos debe estar de acuerdo al presupuesto aprobado por la directiva de la empresa.

- No es prudente realizar requisiciones mixtas de productos de consumo y de activos fijos. Cada requisición debe venir en su formato correspondiente.

- Toda requisición de activos fijos debe traer el máximo de información posible para que la compra se realice de forma eficaz y eficiente.

- Las personas autorizadas deben firmar los pedidos, para avalar la compra de los mismos.

1.3. Recepción de activos fijos por donación

Otra forma de ingreso de un activo a una empresa es la modalidad de donación.

Jurídicamente se define como transferir a título gratuito la propiedad sobre un bien. Lo característico de este acto jurídico es la inexistencia de reciprocidad por parte del donatario a favor del donante. La única obligación que surge para

el donatario es el cumplimiento de la voluntad del donante en cuanto a la destinación que puede darse de la donación.

1.3.1. Tipos de donación

1.3.1.1. Donación sin condicionamientos

Hace referencia a las donaciones de activos fijos donde el donante no expresa u obliga que hacer a la empresa con los bienes donados. La empresa está en total libertad para decidir que hacer con los bienes recibidos.

1.3.1.2. Donación con destinación específica

Contrario a la definición anterior, el donante hace expresa su voluntad condicionando la donación, para que los dineros o activos que está donando se destinen exclusivamente a algo específico que el donante determina en el documento que legaliza la donación.

1.4. Ingreso de activos fijos para demostración

Hay ciertas compras que tienen una etapa preliminar que condiciona el posible cierre del negocio, como es la demostración del activo en pleno funcionamiento.

Tienen un tratamiento diferente que se da en su comienzo mientras se analiza la posibilidad de compra.

1.4.1. Normas para el ingreso de activos fijos en calidad de demostración

- Todo activo desde el momento de su ingreso a las instalaciones de alguna dependencia de la empresa se debe reportar al área responsable de activos fijos para que proceda a asegurarlo en forma temporal, mientras dure el proceso de demostración, debido a que la empresa podría asumir la responsabilidad del mismo durante ese tiempo.

- Se refiere a una posible compra, sujeta a la satisfacción del cliente una vez vea en funcionamiento el equipo y este aclare

sus expectativas. Vale la pena aclarar que hasta el momento no se ha efectuado pago alguno por el bien en demostración, ni se ha pactado obligación alguna.

1.5. Ingreso de un activo fijo a la contabilidad

El aplicativo de activos fijos es el auxiliar contable, por eso la importancia de tenerlo actualizado y depurada su información.

Ingresar un activo fijo a la aplicación significa registrar su entrada con todos los datos que lo identifican como descripción, proveedor, centro de costo usuario, responsable del activo, etc.

El área que maneje las cuentas de Activos Fijos efectúa el ingreso del activo en la aplicación con base en los documentos que sin excepción debe recibir de parte de las áreas que los adquieren y básicamente son:

Factura original, legalmente autorizada por el Servicio de Rentas Internas.

Orden de compra, con sus firmas de autorización respectivas.

Copia del acta de haber recibido el activo en las condiciones pactadas.

1.6. Plaqueo de activos fijos

La primera actividad para ingresar un activo fijo a la base de datos es la asignación de número consecutivo conocido como placa de inventario, que será la cédula de identificación del mismo durante toda su existencia en los registros contables en la base datos.

Una vez este ya fue asignado, el paso siguiente es pegarla físicamente sobre el activo fijo. En aquellos casos en los cuales no es posible pegar la placa sobre el activo dada su delicadeza, esta se pega sobre un folder asignado para tal fin anotando el motivo respectivo.

1.7. Personalización de activos fijos

Con

el fin de mantener un mejor control y brindar una custodia mas efectiva sobre sus activos fijos, una empresa debe asignar a un responsable del activo fijo, quién será la persona encargada de velar por el buen estado del mismo y reportar cualquier acontecimiento que sobre el suceda.

El responsable de los activos fijos en cada dependencia debe velar por la buena conservación de los mismos, así como informar al área que corresponda sobre los movimientos que se realicen con este, mientras implique cambio de responsable; adicionalmente debe conocer y hacer cumplir las normas establecidas por su empresa.

SEGUNDA ETAPA: CUSTODIA Y VIDA UTIL DE UN ACTIVO FIJO

Una vez el activo fijo ha sido ingresado a la aplicación de activos fijos y ha quedado

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