Manual De Activos Fijos

INDICE

Objetivo

1. Primera etapa: Ingreso de activos fijos

1.1 Modalidades de ingreso de activos fijos

1.2 Normas para compra local o importación de activos fijos

1.3 Formato de pedido

1.4 Proceso compra local de activos fijos

1.5 Importación de activos fijos

1.5.1. Proceso de importación de activos fijos

1.6 Recepción de activos fijos por donación

1.6.1. Normas para la recepción de activos fijos donados

1.6.2. Tipos de donación

1.6.2.1. Donación sin condicionamientos

1.6.2.2. Donación con destinación específica

1.6.3. Proceso para la recepción de activos fijos donados

1.7 Ingreso de activos fijos para demostración

1.7.1. Normas para el ingreso de activos fijos en calidad de demostración

1.8 Compra de activos fijos por parte de la Dirección Administrativa

1.8.1. Proceso para remodelaciones

1.8.2. Proceso para obras nuevas

1.9 Ingreso de un activo fijo a la Contabilidad

1.10 Plaqueo de activos fijos

1.11 Personalización de activos fijos

1.12 Pólizas de seguros para activos fijos

1.12.1. Normas sobre el seguro de activos fijos

1.12.2. Proceso para asegurar activos fijos

1.12.3. Proceso para la reclamación ante la compañía aseguradora

1.13 Marcación de activos fijos

2. Segunda etapa: Vida útil

2.1 Garantía sobre activos fijos adquiridos

2.1.1. Proceso para la aplicación de la garantía

2.2 Mantenimiento de activos fijos

2.2.1. Mantenimiento preventivo de activos fijos

2.2.2. Mantenimiento correctivo o reparación de activos fijos

2.2.3. Mantenimiento para mejoras o adiciones a activos fijos

2.3 Movimientos o traslados

2.3.1. Traslado temporal de activos fijos

2.3.2. Traslado definitivo de activos fijos

2.3.3. Seguro para el movimiento de activos fijos fuera del Campus universitario

2.4 Paz y Salvo sobre activos fijos

3. Tercera etapa: Retiro de activos fijos

3.1 Proceso de devolución de activos fijos obsoletos

3.2 Proceso de devolución de activos fijos obsoletos por los centros regionales

INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO, CONTROL Y CUSTODIA DE LOS ACTIVOS FIJOS

OBJETIVO

El presente documento pretende ser una herramienta de fácil consulta y guía sobre la forma de proceder de una dependencia académica o administrativa frente a los temas mas frecuentes que se presentan en el manejo de los activos fijos.

No se trata de un manual de procedimientos, es solo un instructivo, que resume las generalidades del tema.

Con el fin de facilitar su comprensión, se tratarán los diferentes temas agrupados según la etapa en la que se da, dentro de las tres (3) que se han considerado: Ingreso, vida útil y salida.

Las disposiciones aquí descritas son de obligatorio cumplimiento por parte de los usuarios de activos fijos, el desconocimiento de las mismas no exime de responsabilidad a los mismos.

1. PRIMERA ETAPA: INGRESO DE ACTIVOS FIJOS

Esta etapa específicamente se refiere a la forma como un activo fijo llega a las instalaciones de alguna dependencia de la Pontificia Universidad Javeriana y como es registrado en la base de datos, aplicativo o módulo de activos fijos.

Se entiende por activo fijo, con base en la definición dada en el artículo 64 del Decreto 2649 de 1.993, aquel bien mueble o inmueble cuya vida útil es mayor a un año, no está destinado para la venta dentro del giro normal de la actividad económica de la empresa y se usa con la intención de emplearlo en forma permanente en la producción de otros bienes y servicios, para arrendar o simplemente para el uso administrativo de la entidad.

1.1. Modalidades de ingreso de activos fijos

Ingreso definitivo: Por compra: - Compra local

- Importación

Por donación

Ingreso temporal: Demostración

Activos temporales

1.2. Normas para compra local o importación de activos fijos

- Las únicas dependencias autorizadas en la Universidad Javeriana para realizar compras de activos fijos en su nombre, son la Oficina de Proveeduría y la Dirección de Planta Física.

- Dichas áreas exclusivamente pueden realizar compras a proveedores que se encuentren inscritos en el sistema de registro de proveedores que maneja la Universidad, proveedores que se han inscrito en alguna de dichas áreas y han sido autorizados para funcionar como tal por la Dirección de Finanzas.

- La Oficina de Proveeduría es la encargada de efectuar todo tipo de compra de activos fijos en la Universidad y la Dirección de Planta Física podrá hacerlo solo en el caso de remodelaciones u obras nuevas que realice.

- Para ejecutar cualquier requisición de activos fijos la dependencia solicitante debe asegurarse de tener la respectiva disponibilidad presupuestal para la compra en el correspondiente rubro de inversiones.

- Toda requisición de compra de activos fijos debe estar de acuerdo al presupuesto aprobado a la Dependencia o Facultad.

- No se aceptan requisiciones mixtas de productos de consumo y de activos fijos. Cada requisición debe venir en su formato correspondiente.

- Toda requisición de activos fijos debe traer el máximo de información posible para que la compra se realice de forma eficaz y eficiente.

- Las personas autorizadas para firmar pedidos por activos fijos son:

En las facultades conjuntamente el Decano académico y el Decano del medio universitario.

En el caso de proyectos y programas especiales el Decano académico.

En las dependencias administrativas el director o jefe de sección.

1.3. Formato de pedido

El único medio de solicitud de compra de un activo fijo a la Oficina de Proveeduría es el formato de pedido, el cual se encuentra disponible en la red - Dirección de Finanzas – Proveeduría – Formato de pedido.

El formato u orden de pedido esta conformado por un original y dos copias:

La hoja original es la utilizada para los trámites necesarios de compra al interior de la Oficina de Proveeduría.

La primera copia se la lleva la dependencia solicitante una vez radicada en la Oficina de Proveeduría.

La segunda copia es archivada en un consecutivo de pedidos recibidos por parte de la Oficina de Proveeduría.

No se radicarán requisiciones de activos fijos si no se informa el nombre y documento de identidad de la persona que se va a responsabilizar del activo.

1.4. Proceso compra local de activos fijos

1. La dependencia elabora el pedido en el formato pertinente y lo hace firmar por las personas autorizadas.

2. La dependencia lo envía para radicación a la Oficina de Proveeduría, sede Javeriana.

3. La Oficina de Proveeduría cotiza según tabla de atribuciones para compra.

4. Dependiendo del monto procede o espera reunión de la Junta de Compras o aprueba directamente el jefe de la Oficina de Proveeduría.

5. Una vez se autoriza la compra, Proveeduría elabora y entrega orden de compra al proveedor con las instrucciones de entrega.

6. Proveeduría coordina la entrega del activo. Dependiendo de las características del bien como su peso, volumen, delicadeza, etc, pueden ser recibidos en la bodega o directamente en las instalaciones de la dependencia.

7. La dependencia firma como recibido previa inspección del bien. Debe, a la mayor brevedad posible, reportar cualquier falla en el funcionamiento a al Oficina de Proveeduría.

8. Proveeduría, en forma simultánea a la entrega del activo en la dependencia, envía a la Oficina de Activos Fijos copia de la factura de compra y del pedido donde consta la recepción del activo por parte de la dependencia. Activos Fijos inicia los procesos de ingreso a la base de datos, plaqueo, personalización del activo, marcación y aseguramiento del activo, procesos que se detallaran mas adelante.

1.5. Importación de activos fijos

En términos generales es una compra normal, la diferencia radica en la ubicación del proveedor que está radicado en el exterior, lo que obliga a pasos adicionales.

1.5.1. Proceso de importación de activos fijos

Los pasos 1 a 4 del proceso general para compra de activos fijos mencionado anteriormente se cumplen de igual forma que en el caso de compras locales.

Una vez se autoriza la compra viene la diferencia,

...