Plan De Practicas

6.2. ANÁLISIS DEL PROBLEMA SELECCIONADO:

La organización de los archivos es una de las tareas administrativas que más suele incomodar, rara vez se trata de poner orden a tal desorden.

En la oficina nunca se encuentran los documentos cuando se necesitan, con tanto desorden provocado por la acumulación de documentos ya sea en papel o electrónico; se hace dificultoso su búsqueda.

El jefe a cargo debido los recursos limitados y a la gran cantidad de información a la que debe hacer un seguimiento, suele fallar en el orden, la organización y el manteniendo de la oficina. Esto es entendible hasta cierto punto, pero por el bien de la Municipalidad es importante poner orden periódicamente.

6.3. ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN:

 Contratar a alguien para que mantenga organizada la oficina.

 Crear un cronograma para mantener organizada oficina, sin necesidad de contratar a terceros.

 Recurrir al uso de ordenadores y sus correspondientes programas que agilicen el trabajo, facilitando el acceso rápido de información.

 Crear un nuevo sistema que permita mantener el orden tarto de archivos en papel como archivos electrónicos. Aprovechando todos los recursos disponibles que contribuyan con el objetivo en general.

6.4. PROPUESTA DE SOLUCIÓN:

Debido a que organizar un archivo en nuestros días no es una tarea difícil, crear un nuevo sistema que permita mantener el orden tarto de archivos en papel como archivos electrónicos, sería la solución más sensata porque la oficina disminuiría los costos de mantenimiento.

6.5. IMPLANTACIÓN:

El nuevo sistema en si consistiría en realizar las acciones específicas para mantener los archivos en papel ordenados y los archivos electrónicos.

 SISTEMA PARA ORDENAR ARCHIVOS DE PAPEL:

 Limpieza regularmente: limpiar los muebles de archivo al menos una vez por trimestre y botar aquellas cosas que ya no necesita.

 Cambiar el nombre a los archivos: Si hay problemas para encontrar algún papel en los muebles de archivo, se debe crear nombres de archivo conforme a la primera palabra relacionada que se le ocurra.

 Crear subcarpetas en cada carpeta colgante: Esto facilitará aún más la búsqueda.

 Agrupar archivos colgantes relacionados: Guardar las carpetas de un cliente en un cajón o parte de un cajón, los artículos y los contratos en otro. De la misma manera con los archivos personales.

 Tener suficiente espacio para archivar: Invertir

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