Plan Para La Distribución Del Tiempo

Plan de Utilización del Tiempo.

Una vez que se haya realizado la auditoria de tiempo, es necesario proceder a diseñar el plan de aprovechamiento de este recurso. Este plan llevará a la persona a establecer pautas que la conducirán a una utilización óptima de este recurso y lograr así una mayor productividad en su trabajo y consecución de metas.

A continuación, se presentan 5 pasos para generar un plan de aprovechamiento del tiempo.

1º - Análisis de los Datos.

Una vez realizada la auditoria del tiempo y se observen los resultados, te darás cuenta que la distribución del tiempo entre las distintas categorías no es uniforme: los resultados arrojarán que existen ciertas clases de categorías con una cantidad de tiempo mayor que otras o que existen categorías prácticamente desatendidas.

2º - Determinar la Distribución Deseada del Tiempo.

Una vez analizado los datos el lector se debe hacer la siguiente pregunta: ¿Es así como deseo distribuir mi tiempo en el trabajo?,¿Podría ser más eficiente en el uso del tiempo si cambio la actual forma en la cuál lo estoy manejando para así avanzar más rápido a la consecución de mis metas?.

Para responder estas interrogantes el lector debe remitirse a sus prioridades: Tener en claro sus metas y las áreas de trabajo que son claves para su desempeño. A modo de ejemplo, en la Gráfico 1 se puede observar la utilización real del tiempo para un gerente de una empresa ficticia que actúa en el rubro de las energías alternativas. Se pueden observar 6 áreas de trabajo clave donde la planificación estratégica es la categoría a la que se dedica mayor atención según la auditoría de tiempo. El gerente, en base a los datos y a la dinámica de su trabajo, podría concluir que el tiempo dedicado a la gestión constante a sus subordinados y el fomento de las redes de cooperación externas (especialmente con centros de investigación y empresas intensivas en tecnología) es poca, siendo estos aspectos fundamentales para el éxito, tanto para la empresa como para el desempeño de su cargo. Así, la distribución deseada de tiempo que este gerente podría determinar podría ser algo parecido a lo que muestra el Gráfico 2.

Gráfico 1. "Ejemplo de Distribución de Asignación del Tiempo Real". 

Gráfico 2. "Ejemplo de Distribución de Tiempo Deseado". 

En el Gráfico 2 del ejemplo en consideración se puede observar como se incluye una categoría llamada contingencias, que en la auditoría de tiempo de la ilustración aqué expuesta no estaba considerada. Este item es introducido para tener cierta flexibilidad ante cualquier eventualidad que se presente. Es muy importante que el lector sea muy riguroso a la hora de implementar el plan y evitar cualquier tipo de distracciones, pero se debe tener presente las contingencias que pueden suscitarse en el camino, por lo cual se recomienda considerar este aspecto dentro del plan de aprovechamiento del tiempo.

3º Esclarecer las actividades claves dentro de cada categoría y definir metas dentro de ellas.

En cada categoría se deben definir actividades o tareas claves a cumplir y, en lo posible, cuantificar el número de veces a realizar la tarea o los productos esperados. Por ejemplo: Una tarea puede consistir en contactar 10 potenciales clientes por semana y un producto esperado o meta puede ser captar 2 nuevos clientes dentro de aquellos 10 contactos. Es recomendable hacer tal especificación por semana. En la Tabla 2 se muestra una definición de las tareas para cada categoría para el ejemplo que se ha estado desarrollando en esta sección.

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