Presentación de las cuentas de orden en el balance general Cuaentas de orden

OPERACIÓN Y CONTROL DE CUENTAS DE ORDEN

Contenido

Objetivo.

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1. ¿Qué son las cuentas de orden?

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2. Nomenclatura.

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3. Operación en cuentas de orden.

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4. Registro de operaciones en cuentas de orden.

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5. Presentación de las cuentas de orden en el balance general.

Pág. 10

6. Ejercicios

Pág. 12

Formato de libro diario.

Pág. 13

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Propietario de este material de trabajo

LIC. EDUARDO QUINTERO VEGA

Consultor Certificado

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OBJETIVO

Comprender la importancia que reviste el registro contable y el control de las operaciones que no están representadas por activos, pasivos, inversiones en el capital, e ingresos y egresos, y que necesariamente deberán contabilizarse en cuentas de orden.

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1. ¿QUÉ SON LAS CUENTAS DE ORDEN?

Se nos ha inculcado la definición de que en las cuentas de orden se registran las operaciones que no afectan ni el activo, ni el pasivo, ni el capital, lo cual definitivamente es correcto, pero dicho en diferentes términos diremos que son uno de los instrumentos que utiliza la contabilidad para clasificar los elementos u operaciones que celebra una empresa, y que no modifican su estructura financiera.

Las cuentas de orden no forman parte de las cuentas de balance, pero su uso es indispensable y recomendable, debido a que en ellas se registran operaciones de diversa índole, entre las que podemos mencionar las siguientes:

a. Las empresas pueden controlar recursos que reciben transitoria o permanentemente, pero que no son de su propiedad. Por ejemplo, mercancías en comisión o consignación, depósitos en garantía, depósitos en custodia o administración.

b. También, en las cuentas de orden se pueden registrar las operaciones a través de las cuales las empresas asumen una responsabilidad contingente, la cual puede desaparecer o convertirse en un compromiso real, dependiendo de la ocurrencia de ciertos hechos imprevisibles. Ejemplo: fianzas y avales otorgados, títulos de créditos cedidos en descuento, documentos por cobrar cedidos en factoraje, etc.

c. Por otra parte, también se debe recurrir al registro contable en cuentas de orden con el objeto de controlar aspectos financieros o extra financieros. Es el caso de las empresas cuya tasa de depreciación y/o amortización contable difiere de la fiscal, el control de la inflación deducible, la actualización del capital, la actualización fiscal de resultados, etc.

Por lo tanto, las cuentas de orden tienen por objeto el registro de ciertas operaciones que por su naturaleza, aunque no afecten la estructura financiera de la empresa, de cualquier manera es indispensable llevar cuenta y razón de las mismas para poder ejercer un adecuado control, lo cual no podría lograrse si se pretendiera manejarlas fuera de la contabilidad (extra-libros).

Sin embargo, aún cuando no forman parte de las cuentas de balance, si están integradas dentro del catálogo de cuentas de “mayor”, con sus respectivas sub’cuentas y sub’sub’cuentas.

Algunas de las cuentas de orden se encuentran íntimamente ligadas a las operaciones que se registran en las cuentas de balance, sin embargo habrá operaciones que requieran un registro complementario. En este caso podemos encontrar casos como los créditos incobrables y/o los activos irrecuperables, o cuando, por ejemplo, a través de las operaciones llamadas “descuento”, endosamos a terceros “en propiedad” títulos de crédito (pagarés o letras de cambio) suscritos o aceptados por nuestros clientes a los que hemos concedido créditos; o también cuando nos vemos en la necesidad de “vender” facturas o notas de venta a través de operaciones de “factoraje”;

Otras operaciones, que aunque no estén ligadas a la contabilidad de la empresa, por provenir de conceptos completamente ajenos a las cuentas de balance, pero que deben controlarse en cuentas de orden, pueden ser los avales otorgados a socios o empleados, las cartas-fianzas contratadas a favor de alguna institución de crédito, los inmuebles usados por la empresa cuyo usufructo se sustente en un fideicomiso, etc.

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2. NOMENCLATURA.

Al igual que las cuentas de balance, la nomenclatura de las cuentas de orden es sencilla: el nombre de la cuenta debe reflejar de forma clara y sencilla los movimientos y el saldo de lo que ésta registra.

Así, por ejemplo, de forma rápida y clara sabemos que en la cuenta de orden “AVALES OTORGADOS” están contabilizadas las operaciones, títulos de crédito o servicios a través de las cuales la empresa ha adquirido una obligación contingente como “avalista”.

Otros ejemplos sobre la nomenclatura podrían ser los siguientes:

“MERCANCIAS EN CONSIGNACIÓN” se refiere a las mercancías que no son propiedad y por lo tanto no se incluyen dentro del los valores o del activo del balance de la empresa, sino que solo físicamente están en poder de ésta, pero separadas del inventario que realmente si es de su propiedad. Se les dará salida conforme las mercancías en consignación se vendan; el importe de la venta se enviará al propietario de dichas mercancías, y ésta pagará lo acordado por el servicio como pueden ser comisiones, gastos incurridos, almacenaje, etc.

El saldo de “CREDITOS INCOBRABLES” serán los adeudos no pagados o no recuperados y que la empresa absorbió de sus resultados.

El saldo de “VALORES EN GARANTÍA” representará el valor der compra, comercial o de avalúo, de registro en libros de los bienes o valores recibidos en garantía.

Es muy importante y los principios del orden en la contabilidad lo exigen, que para un adecuado orden en la presentación de las cuentas de orden al calce del Balance General, éstas se agrupen por conceptos. Ejemplo:

Cuentas de orden contingentes.

Cuentas de orden para registro de bienes en depósito o en custodia.

Cuentas de orden de registro.

Para efectos de la norma de la “Dualidad Económica” o de la “Partida Doble”, cada cuenta de orden, obligadamente tendrá una cuenta co-relativa, cuya nomenclatura de ésta hará alusión a la principal.

No es recomendable que la cuenta de orden co-relativa tenga el mismo nombre que la cuenta de orden principal, debido a que se puede prestar a errores al momento de realizar el registro de los asientos contables.

También, para efectos de la partida doble, lo normal es que las cuentas de orden principales tengan naturaleza “deudora”, mientras que las co-relativas tendrán naturaleza “acreedora”.

Para que quede más claro, citamos los siguientes ejemplos puramente enunciativos, a los cuales, inclusive, ya les hemos asignado una codificación numérica 1 tanto a los grupos como a las cuentas:

1 La codificación numérica es indispensable, sobre todo en los procesos electrónicos de registro.

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CUENTA DE ORDEN (PRINCIPAL)

CUENTA DE ORDEN (CO-RELATIVA)

61. CUENTAS CONTINGENTES

64. CUENTAS CO-RELATIVAS CONTINGENTES

6101. Documentos Descontados

6401. Cartera de Clientes Descontada

6102. Factoraje

6402. Clientes en Factoraje

6103. Avales Otorgados

6403. Deudores por Aval

6104. Fianzas Otorgadas

6404. Responsabilidades por Fianzas

62. BIENES EN DEPÓSITO O EN CUSTODIA

65. CUENTAS CONTINGENTES DE BIENES EN DEPÓSITO O EN CUSTODIA

6201. Mercancías en Consignación

6501. Consignación de Mercancías

6202. Valores en Custodia

6502. Custodia de Valores

6203. Valores en Garantía

6503. Garantías Recibidas

6204. Cobranzas

6504. Documentos Recibidos al Cobro

63. CUENTAS DE REGISTRO

66. CUENTAS CONTINGENTES DE REGISTRO

6301. Créditos Irrecuperables

6601. Adeudos Castigados

6302. Inflación Deducible

6602. Efectos de la Inflación

6303. Aportación de Capital Actualizado

6603. Capital Actualizado

6304. Utilidad Fiscal Neta Actualizada

6604. Utilidad Actualizada

Reiteramos: la codificación numérica es solo como ejemplo; cada empresa o cada contador codificará las cuentas de orden de acuerdo a sus necesidades.

Para un control adecuado de cada uno de los conceptos que controla cada cuenta de orden, en las principales se podrán adicionar las sub’cuentas y sub’sub’cuentas que sean necesarias, lo cual no se requerirá en las co-relativas, ya que éstas son solo para compensar los asientos contables con efectos a la partida doble. Podemos mencionar los siguientes ejemplos:

EJEMPLOS DE LA CUENTA DE ORDEN (PRINCIPAL) CON SUB’CUENTAS

6101. Documentos Descontados

6203. Valores en Garantía

6101 001. Cliente “X”

6203 001. Garante “X”

6101 002. Cliente “Y”

6203 002. Garante “Y”

6101 003. Cliente “Z”

6203 003. Garante “Z”

6102. Factoraje

6204. Cobranzas

6102 001. Cliente “X”

6204 001. Remitente “X”

6102 002. Cliente “Y”

6204 002. Remitente “Y”

6102 003. Cliente “Z”

6204 003. Remitente “Z”

6103. Avales Otorgados

6301. Créditos Irrecuperables

6103 001. Avalado “X”

6301 001. Deudor “X”

6103 002. Avalado “Y”

6301 002. Deudor “Y”

6103 003. Avalado “Z”

6301 003. Deudor “Z”

6104. Fianzas Otorgadas

6302. Inflación Deducible

6104 001. Afianzado “Y”

6302 001. Año “X”

6104

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