Presupuesto base cero- Concepto.

PRESUPUESTO BASE CERO

Concepto

El presupuesto base cero es una metodología de planeación y presupuesto que trata de reevaluar cada año todos los programas y gastos de una organización.

Proporciona información detallada sobre los recursos económicos que se necesitan para lograr los resultados deseados, destacando la duplicidad de esfuerzos.

El proceso de elaboración del presupuesto base cero consiste en identificar paquetes de decisión y clasificarlos según su orden de importancia, mediante un análisis de costo beneficio.

Establece programas, fija metas y objetivos, toma decisiones relativas a las políticas básicas de la organización.

Características

Enfoca la atención hacia el capital necesario para los programas en lugar de enfocarse hacia el porcentaje de aumento o reducción del año anterior.

Es una herramienta flexible y poderosa para el aparato estatal, puede simplificar los procedimientos presupuestales, ayuda para evaluar y asignar los recursos financieros de manera eficiente y eficaz.

El proceso requiere que cada gerente justifique el presupuesto solicitado totalmente y en detalle, comprobar porqué se debe gastar, ayuda a la toma de decisiones, y a la asignación de recursos.

Proporciona a cada gerente un mecanismo para identificar, evaluar y comunicar sus actividades y alternativas a los niveles superiores.

Cada gerente debe preparar un “paquete de decisión” de cada actividad u operación, el cual debe incluir un análisis de costos, propósitos, alternativas, evaluación de resultados, consecuencias de la no adopción del paquete y beneficios obtenidos.

Se analizan a detalle las distintas actividades que se deben llevar a cabo para instrumentar los programas, se selecciona la opción que permite obtener los resultados deseados.

Se realiza un estudio comparativo de costo-beneficio entre las diferentes alternativas existentes, para cumplir con las actividades.

Este método se puede adaptar a cualquier organización, tanto para la industria como para el gobierno.

Objetivos del Presupuesto Base Cero

Reducir gastos sin afectar actividades prioritarias, manteniendo los servicios o minimizando los efectos negativos de la medida. Suprime las actividades de baja prioridad que no afectan el resultado esperado de la organización. En caso de requerirse economías mayores, la reducción se extiende a las actividades de prioridad media, tratando de minimizar los efectos negativos de la medida.

Identificar cada actividad y operación al cien por ciento, a fin de que cada gerente evalúe y analice la necesidad de cada función, así como los métodos alternativos para desempeñar esa función.

Evaluar a fondo, por cada gerente de actividad o centro de costos, todas las operaciones para valorar las alternativas y comunicar su análisis y recomendaciones a la alta dirección, a fin de que las revisen y examinen al determinar las asignaciones del presupuesto.

Identificar los paquetes de decisión y clasificarlos de acuerdo a su importancia, detallando las actividades u operaciones (paquete de decisión) que se han de añadir o suprimir.

La técnica del presupuesto base cero es un proceso de planeación que exige a cada directivo:

1. El establecimiento y la aprobación superior de los objetivos de su departamento
2. La definición de unas vías alternativas para alcanzar estos objetivos
3. La elección de la vía más practica para alcanzar cada uno de estos objetivos
4. La subdivisión de esa alternativa en varios niveles crecientes de esfuerzo
5. La evaluación de los costos y beneficios de cada uno de estos niveles y
6. La descripción de las consecuencias de una negación.

A continuación el presupuesto presentado se describe en términos de "paquetes de decisión”, correspondientes a cada nivel de esfuerzo. Los paquetes se clasifican por orden de prioridad; los que superan un nivel preestablecido de disponibilidad o punto de decisión, son aprobados y dotados, en tanto que todos los demás son pospuestos o eliminados.

La esencia del presupuesto en base cero se refleja en el requisito de búsqueda de métodos alternativos. Los gerentes que se sientan amenazados deben comprender que no se trata de bajar hasta cero. Se trata, más bien, de volver al principio e imaginar que la actividad no existe todavía. Después, reconstruir esta actividad desde cero y preguntarse si las cosas se harían del modo actual o si habría una alternativa mejor ¿Habría quo reorganizar, centralizar, combinar, fusionar, descentralizar, subcontratar, automatizar, hacer algo enteramente diferente? ¿O habrá que eliminar totalmente esa actividad?

Por consiguiente, el presupuesto en base cero es una búsqueda de mejores alternativas. La piedra de toque de su éxito es que los directivos, cuando examinan las partidas del presupuesto, dejen de preguntar ¿Por qué cuesta tanto esta sección? y comiencen a preguntarse: ¿Qué alternativas hemos considerado?

VENTAJAS.

1. El proceso se simplifica al integrar la planeación, la presupuestación y la toma de decisiones. Puede reducirse sustancialmente el esfuerzo dedicado anteriormente a rehacer los presupuestos, a elaborar la información de justificaciones a armonizar las peticiones complementarias y a ajustar los presupuestos tácticos a las estimaciones de recursos a largo plazo.
2. Con el PBC, el proceso presupuestario pierde su carácter de ejercicio dedicado a "barajar números" y se dedica más al análisis y la toma de decisiones. En lugar de considerar simplemente el costo de una actividad determinada, el PBC trata de descubrir el objetivo de esa actividad, sus razones y los métodos alternativos que pueden utilizarse.
3. El PBC puede ser un instrumento para equilibrar las necesidades a largo y corto plazo y asegurar así el logro de los objetivos estratégicos dentro de las inevitables limitaciones de recursos.
4. Las hojas de clasificación pueden servir, como plan de emergencia y como mecanismo de verificación y control a lo largo del año. Cuando los recursos sean mayores que los esperados (o los resultados obtenidos menores), podremos modificar rápidamente nuestros gastos, así como los objetivos y resultados previstos.
5. Como instrumento de planeación, tiene la virtud de facilitar el descubrimiento de actividades duplicadas. Por consiguiente un análisis en base cero bien estructurado de toda la organización puede servir cono base de datos para formular una estructura organizativa más racional.
6. La descentralización del proceso de planeación implícita en el PBC amplía la formación y preparación de los directivos y su participación en el proceso de decisión. Al obligar a una reevaluación constante de las cuestiones básicas perfecciona la capacidad analítica de todos los directivos. Y al vincular sus esfuerzos a objetivos estratégicos más amplios, les da una imagen más completa de la empresa y les permite dirigir de modo más eficaz sus propias actividades y prepararse para mayores responsabilidades

LIMITACIONES

1. Como el PBC implica una descentralización del proceso de planeación, participan en él muchas más personas, algunas por primera vez. Ello obliga a realizar una inversión importante en la elaboración de un procedimiento cuidadosamente estructurado, en programas de formación y en impresos destinados a optimizar los procesos mentales de los directivos y minimizar el papeleo.
2. Hay que vender el PBC, explicando a los ejecutivos medios lo que el PBC puede hacer por ellos, no lo que puede hacerles. Presentado de un modo constructivo como plataforma de comunicación, como medio para que el directivo presente oportunidades de mejora y reciba la recompensa adecuada en forma de ascenso o aumento de remuneración, pocos se opondrán durante mucho tiempo al sistema. Muchas organizaciones exigen a sus equipos de aplicación que, antes de tratar de establecerlo, desempolven sus conocimientos básicos de relaciones humanas y ventas.
3. Como el PBC comienza por fijar un conjunto de objetivos para una unidad de decisión, hay que preguntarse desde el principio: ¿Tiene nuestra organización un conjunto de objetivos y estrategias generales? Y, si los tiene, ¿queremos compartirlos pese a los riesgos de divulgación de información confidencial?

El PBC funciona mejor en un ambiente abierto y participativo, en el que se comparten los objetivos y estrategias do la organización con los directivos de menor nivel encargados de su ejecución.

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