Procedimiento Para Cotejar Que La Información Documental Obtenida Cumpla Con Los Criterios De Ordenamiento Y Codificación.

Procedimiento para cotejar que la información documental obtenida cumpla con los criterios de ordenamiento y codificación.

Ordenamiento:

La ordenación es la operación intelectual que consiste en el Establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura orgánica y funcional de un fondo. La ordenación siempre supone el establecimiento de clases, de familias, Agrupadas estructural o jerárquicamente dentro de un conjunto. Existen dos sistemas de ordenamiento de información:

Ordenación alfabética:

La información se dispone, dentro de las secciones, en función de la primera letra por la que comience la denominación de la serie. En cuanto al orden alfabético podemos decir que es el método de ordenación más adecuado mientras no se codifiquen las series en el cuadro de clasificación siguiendo un sistema numérico correlativo, ya que la inclusión de nuevas series que vayan surgiendo dentro de una sección rompería el sistema alfabético en beneficio de la codificación numérica.

Ordenación cronológica:

La información se dispone siguiendo el orden de creación de las mismas.

Por lo tanto hay que abordar la ordenación bajo dos aspectos:

1. Orden establecido por el cuadro de clasificación

2. Ordenación de las unidades documentales que forman la información. Orden establecido por el cuadro de clasificación:

Partiendo del cuadro de clasificación las carpetas de archivo se disponen en estanterías o archivadores siguiendo el orden marcado por éste. Ordenación física de la información Podemos decir que la información está ordenada físicamente siguiéndola secuencia establecida por la clasificación. Para ello es imprescindible que el cuadro de clasificación esté codificado. Las carpetas o cajas de archivo pueden llevar la codificación escrita en el lomo de las carpetas de anillas o en la pestaña en el caso de carpetas colgantes o suspendidas.

Codificación:

Para facilitar la localización de los materiales almacenados en la bodega, las empresas utilizan sistemas de codificación de materiales. Cuando la cantidad de artículos es muy grande, se hace casi imposible identificarlos por sus respectivos nombres, marcas, tamaños, etc. Para facilitar la administración de los materiales se deben clasificar de la siguiente manera:

Catalogación:

Significa inventario de todos los artículos los existentes sin omitir ninguna. La catalogación permite la presentación conjunta de todo los artículos proporcionando una idea general de la colección.

Simplificación:

Significa la reducción de la gran diversidad de artículos empleados con una misma finalidad, cuando existen dos o más piezas para un mismo fin, se recomienda la simplificación favorece la normalización.

Especificación:

Significa la descripción detallada de un artículo, como sus medidas, formato, tamaño, peso, etc. Cuando mayor es la especificación, se contara con más informaciones sobre los artículos y menos dudas con respecto de su composición y características. La especificación facilita las compras del artículo, pues permite dar al proveedor una idea precisa del material que se comprara. Facilita la inspección al recibir el material, el trabajo de ingeniería del producto, etc.

Normalización:

Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas aplicaciones. La palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el uso de los materiales.

Estandarización:

Significa establecer idénticos estándares de peso, medidas y formatos para los materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos. La estandarización hace que, por ejemplo, los tornillos sean de tal o cual especificación, con lo cual se evita que cientos de tornillos diferentes entre innecesariamente en existencias.

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