[pic 1] | CONTROL DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA | Página |
Código: SI-P01 | Versión: 00 | Documento: Procedimiento | / |
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Responsables | Cargo - Nombres y Apellidos | Firma | Fecha |
Elaborado por |
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Revisado por |
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- Objetivo
Definir los pasos a seguir para la elaboración, revisión, aprobación, actualización y distribución, control, mantenimiento y protección de los documentos del Sistema Integrado de Gestión del IGP (Manual SSO, Procedimientos, Formularios, Documentos externos, etc.).
- Alcance
Se aplica a todas las áreas de IGP, sean procesos Operativos y Administrativos del Sistema Integrado de Gestión.
- Documentos de referencia
Norma ISO 9001:2015 (traducción oficial) requisitos 7.5
Norma ISO 14001:2015 (traducción oficial) requisitos 7.5
Norma ISO 45001:2015 (traducción oficial) requisitos 7.5
- Términos y Definiciones
- IGP: Instituto Geofísico del Perú
- En cada documento en que se haga referencia a IGP se entiende que se refiere al Instituto Geofísico del Peru
- SSO: Sistema Integrado de Gestión
- Plan del Sistema Integrado de Gestión: Documento que específica qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato específico.
- Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
- Documento: Medio en el que está contenida información del SSO. El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, electrónico u óptico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos.
- Procedimiento: Documento que describe detalladamente las prácticas establecidas por un organismo de evaluación de la conformidad para la prestación de sus servicios, incluyendo la ejecución de actividades de soporte o apoyo, y precisando los responsables de cada actividad y los documentos o formatos empleados en cada caso.
- Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.
- Instructivo: Serie de explicaciones e instrucciones que son agrupadas, organizadas y expuestas de diferente manera para darle a un individuo la posibilidad de actuar de acuerdo a cómo sea requerido para cada situación específica.
- Implementos de seguridad
De acuerdo al área auditada.
- Equipos, herramientas, materiales y/o vehículos
No aplica.
- Procedimiento
7.1 Elaboración de Información Documentada
Nº | Etapas | Descripción | Responsable |
1 | Elaboración | - Para elaborar un documento se deberá confirmar su necesidad, así como verificar que no exista uno similar.
- Se procede a informar al Encargado del SSO de la Elaboración del nuevo documento en señal de conocimiento.
- ASSOnar un responsable para la elaboración del documento el cual recabará sugerencias y opiniones de áreas involucradas.
Elaboración del documento propuesto. | Dueño del proceso |
2 | Revisión | - Para la revisión y aprobación del documento se requerirá de la opinión de las diferentes áreas que intervienen de acuerdo con el alcance, tipo o datos presentados.
| Jefe de Órgano o Unidad |
3 | Aprobación | - Una vez consensuado el texto, se da por revisado y aprobado el documento de acuerdo con los niveles de aprobación establecidos en el Anexo 2.
- Aprobado el documento se envía por mail al encargado del SSO.
| Gerencia General |
4 | Codificación | - Se aSSOnará el código, versión, fecha y quienes fueron los encargados de la elaboración, revisión y aprobación del documento (ver Anexo 1), seguidamente se procederá a la inclusión del documento en la Lista Maestra de documentos internos (F01-SI-P01).
Nota: - Los Documentos deberán conSSOnar la firma digital y deberán ser resguardados por el encargado SSO hasta la distribución o publicación de estos.
- La documentación en virtual que contengan las firmas de aprobación, serán guardadas en la carpeta SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN: C:\Users\user\Dropbox\SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.
| Encargado de SSO |
5 | Distribución | El encargado SSO realizará la distribución de los documentos de forma digital o física. - De manera Electrónica: Cargará los documentos a la carpeta compartida, C:\Users\user\Dropbox\Sistema Integrado De Gestión donde el personal puede acceder a ellos a través de los equipos informáticos. La cual está restringida para la impresión de los documentos controlados (Procedimientos, Manuales, Políticas y otros) al personal, a excepción de los formatos.
- De manera física: Hace entrega de los documentos con sello de copia controlada a los usuarios que lo soliciten, la cual quedara registrado en el formato “Lista de Distribución de Documentos F02-SI-P01”.
Comunicará la distribución de los documentos a los involucrados del proceso a través de un correo electrónico. | Encargado SSO |
El Encargado SSO Evaluará si se requiere una capacitación en el nuevo documento presentado, acorde si este es un documento nuevo o solo una actualización. Nota: - En el caso de que fuese una actualización del documento, se procederá a informar de los cambios realizados a través del correo electrónico.
- El responsable de área / proceso realizara la inducción / capacitación al personal bajo su responsabilidad en el nuevo documento o en los cambios que le apliquen.
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7.2 Actualización de Información Documentada
Nº | Etapas | Descripción | Responsable |
1 | Actualización | - Las personas encargadas de la actualización de los documentos serán preferentemente las mismas personas que lo elaboraron. Se procede a informar al Encargado del SSO de la Elaboración del nuevo documento en señal de conocimiento.
- Las modificaciones serán consignadas en el tablero “Control de cambios” establecido en el Anexo 3, al final del procedimiento, luego proceder como se indica en el ítem Revisión y Aprobación.
- Solicita al Encargado del SSO la asignación de la nueva versión.
- En el caso de que fuese una actualización del documento, él encargado del SSO, procederá a informar de los cambios realizados a través del correo electrónico.
Nota: El control de Cambios puede ser adjuntado después de la primera página para mejor entendimiento de la actualización del documento. (Procedimientos e Instructivos). | Dueños del proceso |
2 | Retiro de documentos obsoletos | Documentos en físico - En el momento de entregar las copias impresas, se solicita la versión anterior y se destruyen. Si hay la necesidad de contar con la versión anterior del documento, se le coloca un sello con la descripción del documento obsoleto.
- La entrega de la nueva versión se registra en la Lista de distribución de documentos (F02-SI-P01).
Documentos Digitales - En el momento de publicar los documentos de forma Digital se procede a retirar la versión anterior y se comunica a los interesados directos a través de un correo electrónico el cambio de versión.
Nota - Ubicar los archivos de los documentos obsoletos en forma digital en carpetas por áreas para su fácil identificación C:\Users\user\Dropbox\SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN. La cual es controlado únicamente por el Encargado SSO con el objetivo de prevenir el uso no intencionado de los documentos obsoletos.
- La nueva versión de los documentos se registra en la Lista Maestra de documentos internos (F01-SI-P01), Lista Maestra de Registros (F04-SI-P01).
| Encargado SSO |
3 | Documentación Externa | - Se mantendrán los documentos externos (normas técnicas, decretos supremos, reglamentos, directivas, manuales de equipos o maquinas, catálogos, etc.) en la Lista maestra de documentos externos (F02-SI-P01) en el cual se indicará el código, versión, o edición, el lugar de archivo y responsable de control.
- En caso de adquirir la nueva versión del documento externo se actualiza la Lista maestra de documentos externos (F03-SI-P01).
| Dueños del Proceso |
4 | Archivo Documentos | - Archiva el documento original (vigente) impreso aprobado.
| Encargado SSO |
5 | Control de los registros | - Los Registros del sistema de gestión se mantendrán legibles, identificables y recuperables.
- La generación de estos registros está definida en los procedimientos correspondientes.
- Se controlan los registros de acuerdo a lo indicado en la Lista Maestra de Registros (F04-SI-P01).
- Los responsables de área son los encargados de tener los registros al día, actualizados y de garantizar su almacenamiento en lugares apropiados y seguros.
Nota: El control de Cambios no es aplicable para los formatos, solo se considerará el cambio de versión del documento. | Dueños del Proceso |
6 | Control de los registros electrónicos | - Para el caso de registros electrónicos, éstos son revisados y guardados por cada responsable en una carpeta (SG) dentro del disco “D” y guarde relación con la Lista Maestra de Registros (F04-SI-P01).
| Dueños del proceso |
- Coordina con el gerente / jefe de área según corresponda, la frecuencia para que genere una copia de la información contenida en la carpeta (SSO) de la computadora de cada responsable en un disco duro u otra que asegure su disponibilidad, con acceso restringido para evitar su modificación.
| OTIDG |
