Procedimientos de CINELANDIA MULTIPLEX S.A.S.

OBJETIVO

Garantizar la compra oportuna y conveniente de materiales, insumos y servicios, necesarios para la eficacia de las actividades que se realicen en la organización que contribuyan a la calidad del servicio.

ALCANCE

Este procedimiento aplica a todas las compras que realice la empresa CINELANDIA MULTIPLEX S.A.S. proveedores seleccionados que influyen de manera directa o indirecta con las actividades realizadas en las actividades ejecutadas por la organización.

DEFINICIONES

Proveedor: Un proveedor puede ser una persona o una empresa que abastece a otras empresas con existencias (artículos), los cuales serán transformados para venderlos posteriormente o directamente se compran para su venta.

Materiales Críticos: Aquellos materiales que afectan la calidad del producto servicio prestado, los cuales deben venir con certificados de calidad o seguridad según lo amerite, al momento de la compra.

Compra: Adquisición de un producto o servicio con dinero.

Factura: Relación detallada de cada uno de los objetos o artículos comprendidos en una venta o compra, con expresión del número, peso o medida, calidad y valor o precio.

Oferta: Propuesta para contratar un conjunto de productos o servicios que se presentan en el mercado con un precio concreto en un momento determinado.

Solicitud de Compra: Documento mediante el cual se presenta la necesidad de adquisición de un producto o servicio.

Orden de Compra: Documento mediante el cual se solicita un pedido hecho a un fabricante o vendedor de productos.

Producto: Bienes y servicios obtenidos de la compra en un periodo o tiempo dado.

Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

RESPONSABLES

Es responsabilidad de la Gerencia general, la Gerencia  Administrativa y la auxiliar de compra cumplir y hacer cumplir el presente documento.

DESARROLLO

REQUISICIÓN DE COMPRA

La solicitud que hace el departamento o sede con el fin de responder a una necesidad de abastecer bienes o servicios.

COTIZACIÓN

Es aquel documento o información que el departamento de compras usara  en una negociación.  El término suele utilizarse para nombrar al documento que informa y establece el valor de productos o servicios y la garantía del producto.

Todos los proveedores, contratistas y relacionados deben ser seleccionados según los parametros descritos en el formato de requisición

APROBACIÓN

Las requisiciones deberán ser  originadas y aprobada por la Gerencia General o la Gerencia Administrativa.

ORDEN DE COMPRA

Este documento lo emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago, entre otras cosas.

Los productos, servicios o suministros requeridos para la prestación del servicio y la ejecución de actividades son determinados o definidos de acuerdo a las necesidades del cliente y la empresa,  generando controles necesarios o requeridos con especificaciones de calidad, seguridad y salud.

Este procedimiento, asegura la disponibilidad oportuna y conveniente de materiales, insumos y servicios, necesarios para la efectividad de las operaciones desarrolladas dentro de nuestra organización.

Solicitud de material y/o servicio

En el momento de que surja una necesidad de compra quien solicite deberá hacerlo por medio de una requisición, indicando en éste especificaciones, tiempos de entrega, cantidades, sitios de entrega, fichas de seguridad, certificados de calidad, licencias y demás permisos solicitados por entes gubernamentales o privados que permitan identificar las actividades legales según aplique el tipo de material, suministro o servicio que esté solicitando.

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