Procedimiento nomina Grupo Praco Didacol S.A.S

1. OBJETIVO:

Establecer las pautas necesarias para el adecuado proceso de liquidación de nómina para todos los colaboradores de las empresas del Grupo Praco Didacol S.A.S.

2. INVOLUCRADOS:

• Presidente
• Vicepresidentes^[a]
• Gerente de Recursos Humanos
• Jefe de Compensación y Administración
• Analista de Nómina
• Analista RH.
• Todo el personal de las empresas del Grupo Praco Didacol S.A.S.^[b]

3. ALCANCE:

Este procedimiento involucra a todo el personal de cualquiera de las empresas del Grupo Praco Didacol S.A.S. y condiciona las actividades del área de recursos humanos durante la ejecución del pago de nómina de todos los colaboradores.

4. PARAMETROS GENERALES:

• En las empresas del Grupo Praco Didacol S.A.S. se desarrollan dos tipos de nómina: administrativa, en la cual se incluye todo el personal que hace corte de novedades en el tiempo previsto para que su pago sea el día 25 del mes o el día hábil anterior al mismo, si cae en fin de semana^[c]; y la nómina comercial, que es la cual está incluido todo el personal que tiene su cierre de novedades el último día hábil del mes (30/31) y ^[d]cuyo pago se realiza el 2do día hábil del mes siguiente.^[e]
• Posterior a cada pago de nómina el área de Recursos Humanos está en la obligación de remitir por correo electrónico el desprendible de pago correspondiente que detalla los conceptos de devengados y deducidos correspondientes al mes laborado de cada colaborador.  
• El área de Recursos Humanos publicará anualmente el calendario de nómina donde se establecerá la fecha máxima en la cual se realiza recepción de novedades correctamente gestionadas y que podrán ser incluidas en el pago del mes en que se radiquen. Para asegurar el correcto pago de toda la compañía, no se aceptan novedades fuera de los plazos previamente establecidos e informados.
• Las novedades que específicamente tiene un formato para la presentación de las mismas, no se recibirán por correo sin el formato correspondiente. Las novedades que no cuentan con un formato específico, deberán reportarse mediante comunicación formal escrita o correo electrónico debidamente aprobado. No se aceptan en ningún caso novedades comunicadas verbalmente.
• El reporte de ingresos y retiros debe ser directamente validado por Gerente de Recursos Humanos y Jefe de Compensación y Administración; quienes son responsables por el control de los mismos.
• Es responsabilidad, de los Gerentes de Regional / Sucursal, Directores Comerciales o jefes inmediatos, registrar los códigos de categoría para las unidades de negocio y centros de costos^[f] cuando los mismos se han modificado por movimientos del personal o cierre de vitrinas. Esta información debe comunicarse de manera inmediata al área de recursos Humanos para la respectiva actualización en documentos y sistema.
• El área de nómina debe llevar un registro mensual de novedades a incluir en el sistema, de tal forma que sea este formato un control que mitigue el riesgo de errores en la liquidación de la nómina.

Gestión de Comisiones y Bonificaciones Comerciales por Campaña:

• Todo esquema comercial de remuneración variable que ya cuente con parametrización en el sistema comercial de la compañía a cargo del gerente de línea, debe ser reportado como novedad al área de nómina a través del mismo sistema. Por lo anterior, no se reciben formatos de comisión físicos para esquemas variable de comisiones para comercial unidades pesados, comerciales unidades livianas, repuestas pesadas y livianos. ^[g]
• Para los demás esquemas de compensación variable, las comisiones deben ser reportadas dentro de los plazos establecidos y en el formato de reporte de comisiones debidamente publicado e informado a todo el personal. No se aceptan formatos sin diligenciamientos completos de la información, y sin firmas de aprobación correspondientes.
• En los casos que existen bonificaciones comerciales no prestacionales por ser ocasionales y sujetas a campañas que varían según condiciones de cada línea, estas novedades deben ser debidamente reportadas en el formato de reporte de comisiones comerciales que ha sido informado y publicado previamente para todo el personal. No se aceptan correos o llamadas para indicar la necesidad de pago de la novedad.
• Toda novedad de comisión o bonificación ^[h]pagada, debe estar alineada con el esquema de variable que cada colaborador firmó en conocimiento y aceptación y que reposa en su carpeta de colaborador activo.

Gestión de novedades generadas por administración de cada colaborador:

• Todas las novedades ^[i]que se le presenten a un colaborador que sean propias del proceso de administración de personal, deben ser debidamente registradas en el cuadro de novedades y al momento de la liquidación en el sistema de nómina.
• Al finalizar el proceso de pagos se deben dejar archivadas todas las novedades en una carpeta en físico que será marcada con el mes de pago y que posterior a 3 meses ^[j]será enviada a memory corp como parte de la política de archivo del área de recursos humanos.

1. PROCESO DE PAGO:

Pendiente por definir una vez se establezca proyecto con heisohn. Fecha de salida en vivo, agosto de 2018.

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