Proceso Economico

Registro de las Transacciones Contables.

La contabilidad es la encargada de captar las transacciones financieras que efectúa una empresa, así como de representar el resumen de sus transacciones, a través de reportes financieros que muestran su situación y desempeño financiero. Los anteriores objetivos se logran por medio de un proceso denominado “Ciclo Contable”.

Ciclo Contable.

Se denomina Ciclo Contable o Proceso Contable, al conjunto de actividades que realiza una empresa en forma repetitiva, durante un determinado ejercicio contable, con la finalidad de preparar información acerca de los resultados obtenidos en dicho ejercicio y determinar su situación financiera al término del mismo.

El Ciclo Contable es el conjunto de actividades necesarias para captar y generar la información financiera de una empresa y puede dividirse en las siguientes fases:

Apertura.

La apertura es la primera fase del ciclo contable y en ella se abren los libros o registros de contabilidad. La apertura suele coincidir con el comienzo del año natural. Si se trata de una empresa que se encuentra en funcionamiento, los datos con los que inicia el ejercicio contable son los mismos con los cerró la contabilidad en el ejercicio anterior.

Registro de Transacciones.

Implica la captación de la información financiera de la empresa por medio de los siguientes registros contables: Diario, Mayor, y Estados financieros.

Registro de Transacciones.

Implica la captación de la información financiera de la empresa por medio de los siguientes registros contables: Diario, Mayor y Estados Financieros.

Registro de Regulaciones o Ajustes.

Depuración o perfeccionamiento de la información financiera por medio de los siguientes registros: Diario, Mayor y Estados Financiero.

Preparación de los Estados Financieros.

Elaboración de los cuatros estados financieros básicos: Estado de Resultado, Estado de Variaciones en el Patrimonio Neto, Balance General y Estado de Flujos de Efectivo.

Registro del Cierre Contable: Cierre de los registros contables, previo a iniciar un nuevo periodo contable por medio de los siguientes registros: Diario, Mayor y Estados Financieros.

Tal como se indico anteriormente, el código de Comercio de Guatemala, establece que los comerciantes deben llevar su contabilidad con base en principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, en español y en moneda nacional

Registros Contables.

Los registros contables obligatorios que establece el Código de Comercio de Guatemala son: Diario, Mayor, Estados Financieros e inventarios.

La Superintendencia de Administración Tributaria exige que los comerciantes registrados como contribuyentes Normales lleven los registros principales que establece el Código de Comercio de Guatemala y adicionalmente los registros auxiliares del Impuesto al Valor Agregado. Los pequeños Contribuyentes registrados en la SAT no están obligados a llevar todos los registros contables principales.

El Proceso contables se muestra a continuación:

1. Eventos Financieros

2. Registro de Transacciones

3. Estados Financieros

4. Usuarios.

La secuencia anterior es un proceso continuo en el que usualmente los eventos generan documentos que sirven de soporte para el registro de las transacciones para luego elaborar el producto final de la contabilidad como lo son los Estados Financieros.

Proceso del Registro de las transacciones contables. La secuencia que sigue el proceso del registro de las transacciones contables conforme el procedimiento establecido en el Código de Comercio de Guatemala es el siguiente:

1. Diario General

2. Mayor General

3. Estados Financieros

4. Inventario.

Diario: Es el registro en papel o en forma electrónica de las transacciones de una empresa, anotadas en orden cronológico, se identifica el número de cada transacción y la fecha de ocurrencia.

Usualmente el formato de registro de cada una de las transacciones registradas incluyen lo siguiente:

 Registro de cada transacción con una breve descripción.

 Se especifican los códigos y nombres de las cuentas afectadas en cada transacción.

 Se aplican las reglas del cargo y del abono.

Mayor: Es un resumen de las cuentas utilizadas por una entidad durante un periodo contable, usualmente se sigue el orden del catalogo de cuentas. El contenido del registro de cada cuenta en el formato manual comprende:

 Código y nombre de la cuenta especificada.

 Número de la transacción.

 Registro de movimientos al debe y haber según lo registrado en el Diario General.

 Sumatoria de las columnas Debe y Haber.

 Determinación del saldo de cada cuenta.

Balanza de Comprobación: Es un documento interno que se prepara después de haber efectuado los traslados al mayor. Es un listado de todas las cuentas con sus totales de movimientos al debe y haber y los respectivos saldos de cada una de las cuentas. A la balanza de comprobación también se le denomina: Balanza de Prueba, Balanza o Balance de Saldo. Usualmente se presentan únicamente las últimas dos columnas que corresponde a los saldos de las cuentas incluidas en el reporte.

Registro Contable de Estados Financieros: El registro contable de estados financieros usualmente incluye los siguientes reportes:

 Balanzas de Comprobación mensuales

 Estados Financieros con la periodicidad que la empresa tenga establecido elaborarlos.

El producto final y principal del ciclo contable son los Estados Financieros. Los estados financieros básicos son los siguientes:

 Balance General o Estados de Situación Financiera.

 Estados de Resultados

 Estado de Variaciones en el patrimonio Neto.

 Estados de Flujos de Efectivo.

Las empresas de servicio son aquellas que ofrecen a sus clientes servicios intangibles, en vez de la entrega de bienes físicos. Los servicios que prestan pueden ser técnicos, profesionales, educativos, de capacitación, salud, seguridad, etc.

Principales Rubros en los Estados Financieros.

Los principales rubros que muestran el Balance General de una empresa de servicios son:

 Efectivo en Bancos

 Cuentas por cobrar

 Inventario de materiales

 Terrenos

 Edificios

 Mobiliario

 Equipo

 Vehículos

 Equipo de Cómputo

 Cuentas por pagar a proveedores de servicios.

 Patrimonio

Los principales rubros que muestra el Estado de Resultados son:

 Ingresos por servicios

 Gastos de Operación

 Utilidad en Operación

 Ingresos Financieros, Gastos Financieros y Otros Ingresos y Gastos.

 Utilidad antes del impuesto

 Gastos por Impuestos sobre la Renta

 Utilidad Neta.

Transacciones Típicas de una empresa de Servicios.

Las principales Transacciones que llevan a cabo a una empresa de servicios son las siguientes:

 Aporte Inicial de Capital y dotación de bienes y servicios.

 Compra de materiales al crédito o al contado.

 Pago a los empleados y proveedores de servicios

 Facturación de servicios prestados

 Cobros a los clientes

 Obtención y pago de financiamientos bancario.

 Retiros por parte del propietario o declaración de dividendos

 Regularizaciones o ajustes de fin de mes y fin del ejercicio contable.

 Cierre anual.

Regularizaciones de fin de mes o de fin del ejercicio contable y cierre contable.

Cada fin de mes o cuando la empresa lo establezca, aunque el periodo máximo deberá ser de un año. La empresa debe correr asientos o partidas de regularización o ajustes para las cuentas que lo requieran, previo a elaborar los estados financieros.

Las regularizaciones o ajustes de fin de mes usualmente incluyen:

 Registro de pasivos acumulados a fin de mes , tales como sueldos, salarios, prestaciones laborales, cuotas patronales, impuestos, servicios públicos, etc.

 Regularización de pagos anticipados tales como alquileres anticipados, seguros anticipados, publicidad anticipada, etc.

 Regularización de anticipos recibidos de clientes.

 Registro de ingreso devengados.

 Registro de Depreciaciones de activos no corrientes correspondientes al mes, conforme las vidas útiles establecidas.

Los Estados Financieros básicos que preparan las empresas de servicios son: El Estado de Resultado, Balance General, Estado de Variaciones en el Patrimonio Neto y el Estado de Flujo de Efectivo.

El catalogo de cuentas es simple e incluyen conceptos tales como Ingresos por Servicios, Inventario de Materiales o Suministros, etc...

Al llegar el fin de año fiscal, las empresas de servicios deben proceder a efectuar el cierre contable. El cierre contable implica dejar a cero las cuentas de ingresos y gastos y cualquier otra cuenta transitoria, tal como la de retiros del propietario, o dividendos declarados. Las cuentas de activo, pasivo, y patrimonio no se cierran, simplemente se trasladan al siguiente periodo contable. Los asientos de cierre se operan en el diario general, se trasladan al mayor general y se genera una balanza de computación post-cierre.

Estado de Resultados.

Muestra los ingresos devengados y los costos y los gastos incurridos por una empresa en un periodo determinado de tiempo. A la diferencia entre los ingresos y los gastos se le denomina Utilidad o Pérdida según corresponda.

A continuación una breve definición de los conceptos: Ingresos, Costos y Gastos.

Ingresos:

Son los aumentados netos del activo o disminuciones del pasivo que repercuten en el patrimonio neto de la empresa. Se dice también que son los recursos que devenga el negocio por la venta de servicios o bienes, sean al contado o al crédito, es decir que no es relevante la fecha en que se cobren. Los ingresos usualmente se identifican como: Ingresos por ventas, Ingresos por servicio, Ingresos por Intereses.

Costos y Gastos.

Son los costos y gastos 4en que incurre una empresa para generar los ingresos, sin que implique necesariamente que existan desembolsos de efectivo en el momento que se realicen. Usualmente son activos consumidos o usados. Los Costos y Gastos usualmente se identifica como: Gastos por sueldo. Gastos por alquileres, etc.

Estado de Variaciones en el Patrimonio Neto.

Muestra la inversión de los propietarios en una empresa. El formato del reporte incluye un desglose del movimiento de las cuentas del patrimonio neto, integran los montos iniciales de los rubros del patrimonio neto, los movimientos del patrimonio neto y los montos finales de los diferentes rubros que integran el patrimonio neto de una empresa.

Balance General o Estados de Situación Financiera.

Muestra los montos que corresponden al Activo, Pasivo y Patrimonio Neto de una empresa, a una fecha determinada.

El Balance General presenta la información necesaria para la toma de decisiones financieras en las áreas de inversión y financiamiento de una empresa, pues muestra los recursos que posee, sus deudas y el capital aportado por los propietarios de la misma.

Estado de Flujo de Efectivo.

Desglosa los movimientos del efectivo en un periodo de tiempo determinado, bajo las siguientes categorías: Operación, Inversión y Financiamiento.

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