Proceso administrativo. Fase estática o mecánica

Proceso administrativo

Fase estática o mecánica

Responde a la pregunta ¿Cómo deben ser las cosas? Se refiere a lo constructivo.  

Previsión

Planeación

Organización

Focus

¿Qué puede hacerse?

Viene de prever, ver anticipadamente, implica la idea de tener cierta anticipación de acontecimientos y situaciones futuras.

Lo que va hacerse

Equivale a trazar los planes para fijar dentro de ellos la futura acción. Es el proceso para decidir las acciones que deben realizarse en el futuro.

¿Cómo se va a hacer?

Implica partes y funciones diversas, unidad funcional, coordinación y autoconstrucción.

conceptos

Con la base en la consideración de las condiciones en que una empresa abra de encontrarse, rebeladas por una investigación técnica, se determinan los principales cursos de acción que permitirán realizar, los objetivos de esa misma empresa.

Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio más apropiado para el logro de los mismos antes de realizar cualquier acción.

Es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr, su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.

Principios

Probabilidad: las personas administrativas deben realizarse tomando en cuenta, que nunca serán 100%  certeras.

Objetividad: Las previsiones deben descansar en hechos, más que en opiniones subjetivas.

Medición: las previsiones serán tanto más seguras cuanto más podamos apreciarlas y medirlas.

Tolerancia: Las previsiones aportaran a la gerencia un bajo nivel cuantitativo y cualitativo de información.

Precisión: Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas o genéricas, porque van a regir acciones concretas.

Flexibilidad: Todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en el camino.

Unidad de dirección: Un plan por función y una coordinación tal que integrados formen un solo plan general.

Rentabilidad: Deberán lograr una relación favorable en el balance, costo-beneficio.

Participación: Todo plan deberá tratar de conseguir la participación de las personas que habrán de estructurarlo o que se vean relacionadas con su funcionamiento.

Especialización: Cuanto más se divide el trabajo dedicando a cada empleado a una actividad más limitada y concreta se obtiene mayor eficiencia, destreza y precisión.

Unidad de mando: Para cada función debe existir un solo mando.

Autoridad- responsabilidad: Debe precisarse el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel, así como su autoridad.

Equilibrio de dirección-control: A cada grado de delegación debe corresponder al establecimiento de los controles adecuados para asegurar la unidad de mando.

Puesto: debe precisarse por escrito las actividades y responsabilidades de cada puesto.

Previsión

Planeación

Organización

Elementos

La observación. Es la obtención de datos para la directa e inmediata aplicación de los sentidos a los fenómenos que influirán en la administración. Debe hacerse en hechos, experimentos o registros.

La encuesta: Es la obtención de datos por el intermedio de afirmaciones de otras personas.

La encuesta por cuestionario: Proceso de obtención de información mediante un análisis de nuestras probabilísticas.

La entrevista: es una conversación o comunicación oral y personal entre dos personas con un propósito definido.

Objetivos: implica la idea de algo, hacia lo cual se dirigen las acciones, son los fines y la razón de ser de la empresa. Pueden ser de largo y corto plazo. Generales y específicas.

Metas: Son las realizaciones parciales de los objetivos, so los objetivos cuantificados, políticas, son criterios generales que tienen por criterio orientar la acción. Son flexibles. Es un criterio del que se pueden tomar decisiones diversas.

Reglas: Todo señalamiento imperativo y especifico de algo que ha de realizarse.

Estrategias: Es un programa general de acción, para realizar los objetivos propuestos. Son los cursos de acción a seguir, responde al ¿Qué hacer?

Tácticas: Significa maniobrar a vilmente, lo dispuesto en la estrategia, responde al cómo hacerlo.

Procedimientos: Son los planes que señalan la secuencia lógica más eficiente para obtener, los mejores resultados, en cada función concreta de la empresa.

Programas: Son planes que fijan el tiempo requiriendo para cumplir los el objetivo.

El presupuesto. Son los planes que nos sirven para controlar los gastos en un determinado tiempo.

Funciones: Son las actividades generales que hace una unidad de la organización.

Atribuciones: son actividades específicas de un puesto.

Departamentalización: División de áreas de trabajo por similitudes de funciones, las más usuales son: por producto, por territorio, por proceso.

Jerarquías: son los niveles o diferentes estratos de autoridad y responsabilidad en la organización y son la alta dirección que le rige

División del trabajo: es asignar a una persona. Una limitada actividad con el fin de que se especialice.

Puesto: Es una unidad de trabajo específico en persona.

Cargo:

PROCESO ADMINISTRATIVO

Fase dinámica

Responde a las preguntas ¿Cómo deben ser las cosas? Se refiere a lo operativo.

Integración

Dirección

Control

FOCUS

¿Con que y quien se hará?

Obtiene los elementos materiales y humanos que llenan los cuadros técnicos formados por la planeación y organización.

Ver que se haga

Es la esencia de la administración, una vez construido el organismo social se trata de hacerlo funcionar

Como se ha realizado

Es la medición de actuales y pasados en relación con los esperados, ya sea total o parcialmente con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes.

Principios

Es obtener y articular los elementos materiales y humanos, que la organización y planeación señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social. Es el contacto entre lo técnico y lo dinámico.

1. De la integración de personas

Adecuación de hombres y funciones: Debe tratar de adaptar los hombres a las funciones y no las funciones a los hombres.

Provisión de elementos administrativos:

Debe proveerse a cada miembro de un organismo social de los elementos administrativos necesarios para hacer frente de forma eficiente a las obligaciones del puesto.

Inducción adecuada

Es la adecuación inducción del elemento humano cuando se integra a la administración.

II Integración de cosas

Del carácter administrativo se encuentran elementos esencialmente administrativos

de reabastecimiento oportuno:

Que no falten en determinado momento, restando eficiencia, ni sobre innecesariamente, recalcando costos y disminuyendo utilidades.

De la instalación y mantenimiento debe planearse con un máximo cuidado, de forma sistemática la forma de conducir las actividades en forma eficiente.

De la delegación en control:

Debe delegar la gerencia general dentro de un sistema establecido.

Es el elemento de la administración en la que se logra la realización efectiva, de todo lo planeado por medio de la autoridad del administrador. Es la función ejecutiva de guiar y vigilar a los subordinados.

Coordinación de intereses:

El logro del fin común se hará más fácil cuando mejor se logren coordinar los intereses del grupo.

Interpersonalidad del mando:

La autoridad debe ejercerse más como producto de una necesidad de todo el organismo, que como resultado de la voluntad del que manda.

La vida gerarjica:

La transmisión de órdenes debe realizarse a través de los conductos respectivos de la jerarquía.

Resolución de conflictos:

Resolverlos pronto sin afectar la disciplina ni dañar a las personas.

Aprovechamiento de conflicto:

Aprovechar el encuentro de soluciones. Todo conflicto tiene un lado constructivo.

Es la colección sistemática de datos para conocer la realización de los planes.

Principios de control

Del carácter administrativo del control es necesario distinguir las operaciones de control de la función de control.

De los estándares:

El control es imposible sino existen estándares establecidos que sirvan parámetros comparativos.

Del carácter medial:

Un control solo debe usarse solo si el costo que resulta es justo en relación con los beneficios que dé él se esperan.

Del principio de excepción:

El control es mucho más eficaz cuando se concentra en los casos, en que no se logró lo previsto, más bien que obtuvieron como se había planeado.