Proceso de compras

Proceso de compras

En Grupo Alonzo el proceso de compra da inicio en el momento en que cualquier área de la empresa pide algún bien o servicio y lo solicita por medio de una requisición. A partir de ese momento se inicia un proceso de construcción de alguna dinámica de métodos, procesos y diligencias para suministrar o proveer aquello que x departamento haya requerido.

El proceso es bien complejo. Gracias a que esta es una empresa grande el proceso de compras no se basa en solo comprar por comprar, sino que es prudente hacer un despliegue de estrategias bien planeadas y organizadas. Esto es necesario para lograr un valor competitivo que se refleje en las ganancias, en la calidad y en la imagen de la empresa, pero sobre todo favorecer en gran medida a la satisfacción de los clientes.

En este sentido, el objetivo más importante de Grupo Alonzo es la de facilitar un servicio fuerte al departamento que realiza la solicitud de compra al departamento de compras. Y por conveniencia de la empresa, hacerlo al menor coste posible.

A continuación, se presentan las actividades del proceso de la compra más detalladamente:

1. Verificación de inventario

1. Verificar en el sistema (SGI) el inventario del catálogo de productos.
2. Calcular y analizar el promedio de ventas de los últimos tres (3) meses de los productos.
3. Analizar el comportamiento del último mes de ventas de los productos.
4. Validar inventario en tránsito.
5. Fin del subproceso

Responsable: Encargado de compras

1. Cotización de productos

1. Llenar el Formulario de Compras al Exterior para cotizaciones de productos:

• Producto y Cantidad.
• Entregas programadas por semana

1. Enviar vía correo electrónico a los diferentes proveedores.
2. Fin del subproceso

Responsable: Encargado de compras

1. Recepción de cotizaciones

1. Recibir cotizaciones de los diferentes proveedores.
2. Completar el Formulario de Compras al Exterior con los diferentes precios de productos ofertados por los proveedores.
3. Fin del subproceso

Responsable: Encargado de compras

1. Aprobación de compras

1. Evaluar las ofertas junto con el Director de Ventas y el Director General.
2. Definir cantidades a comprar y el proveedor.
3. Fin del subproceso

Responsable: Encargado de Compras/ Director de Ventas / Director General

1. Confirmación de la compra

1. Confirmar vía correo electrónico la compra y las cantidades al proveedor seleccionado.
2. Fin del subproceso

Responsable: Encargado de Compras

1. Envío de mercancía al 3PL

1. Enviar la mercancía a DWD Centro de Almacenaje y Distribución (3PL-Third Party Logistics) en Miami de acuerdo con la programación de entrega.
2. Enviar al Encargado de Compras: facturas, Certificado de Salud y Calidad.
3. Fin del subproceso

Responsable: Proveedor

Indicadores de desempeño

A continuación, se presenta un ejemplo de alguno de los indicadores de desempeño utilizados en Grupo Alonzo

Misión: Entregar las expediciones de los clientes en destino.

Tareas:

• Gestionar en tráficos la documentación de las expediciones
• Gestionar en almacén las expediciones
• Seguimiento de la entrega de las expediciones
• Cierre de los servicios

Responsables: Jefe de trafico y jefe de almacén

Indicadores:

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