Proyecto Puerto Morrocoy

Durante el inicio de la creación de una Organización, el término administración es de suma importancia, ya que crea los canales y los sistemas, los cuales conllevaran a una organización eficiente, para toda empresa. Desde el inicio XIX, el proceso administrativo se ha esquematizado en cuatro fundamentos específicos que consisten en planificar, organizar, dirigir y controlar, los cuales convergen entre sí para llevar a cabo las actividades fundamentales y operativas para toda organización y a su vez darle el mejor uso a los recursos organizacionales, con la finalidad de alcanzar una meta en común dentro de la organización.

Idalberto Chiavenato (2004), establece la siguiente definición de Administración:

Este concepto, reitera en varias oportunidades, que la administración es un proceso, lo que lleva a entender que se basa en la organización, el orden, esquematización, planificación, almacenamiento y entre otra serie de cualidades, que denotan que las actividades a realizar, serán llevadas a cabo bajo un orden y procedimiento específico. De modo que un proceso administrativo llevado a cabo con éxito, resultará en un ciclo administrativo eficiente que trae consigo altos niveles de productividad.

Si bien la administración es un procedimiento, también es necesario tener al mando uno o varios individuos que se encarguen de que dicho proceso se lleve a cabo con éxito, para garantizar el correcto funcionamiento de una empresa, institución u organización. Para Giovanny E. Gómez (2001), “La eficiente dirección de la empresa depende de las habilidades y herramientas que tengan las personas que están a su cargo” (Pág.12); de esta manera es posible establecer que si una organización no cuenta con el personal e instrumentos capacitados para abordar y solventar problemas y circunstancias del día a día, se verá condenada en su ineficiencia.

Dentro de los procesos importantes que se llevan a cabo dentro de una empresa, podemos destacar o señalar el proceso que llevan el departamento de compras ya sea de materia prima o de productos terminados según sea el objeto de la empresa; señalamiento en vista de que esta gestión arranca el proceso productivo de la empresa, por lo que se requiere que las mismas se realicen oportunamente, sean de la calidad requerida, costo normal, y en la cantidades necesarias para que los procesos fluyan sin inconvenientes.

Dentro del departamento de compras, debemos estudiar el desarrollo que lleva la organización en su mercado, el debido control de todo este proceso es de suma importancia ya que esto conlleva a llevar un sistema correcto y eficaz en la parte de producción, el cual permite que sea el campo de desarrollo de la empresa. Cuando hablamos de control, es la creación de procedimientos esquematizados de los procesos que aparecen en dicho departamento, como son; cotización de materia prima o materia terminada, selección de proveedor (con nivel de conveniencia más alto para la organización), determinar el tipo de pago a realizar por dicha materia, recepción de la misma y por último el pago de dicha deuda contraída.

Durante la auditoría de estos procesos, siempre aparecen márgenes de errores grandes, donde se pueden observar poco seguimiento, manejo incorrecto de información de proveedores, fuga de mercancía, inconsistencia con la orden de compra y el stock de la mercancía, entre otras deficiencias que no permiten optimizar los recursos de una organización, es por ello que su importancia radica en definir si dichos insumos cumplen con las características y la calidad requerida durante la contratación, y si cumplen con los parámetros de cantidad, tiempos y condiciones de entrega estipulados entre las partes. Además de que llevar un control en específico de las materias primas e insumos es básico, puesto que las existencias de materias primas reflejan

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