Proyecto de Automatización del Proceso de Solicitud de Cometidos Funcionarios

Contextualización

El Fondo de Solidaridad e Inversión Social – FOSIS, es un servicio público centralizado con directrices nacionales y desconcentrado en cuanto a la gestión regional. El modelo de negocios de FOSIS se caracteriza por una burocracia de estructura administrativa^[1], es decir, solo se hace lo que la ley permite, por ende, el proceso de mejora continua se hace rígido cuando no existen los liderazgos que permitan generar cambios dentro del proceso administrativo, sin embargo, gran parte del trabajo que realizan los funcionarios se deben realizar fuera de la oficina.

En dicho contexto, dentro de los procesos del Departamento de Personas, existe una instancia en donde cada funcionario debe elaborar un formulario denominado “Cometido Funcionario”, documento con el cual el profesional es autorizado a salir a realizar una labor fuera de la oficina, en adelante una labor de “terreno”, tarea principalmente relacionada con la supervisión de proyectos licitados y visitas a las familias beneficiadas de algún programa social adjudicados con recursos FOSIS.

Dentro de la oficina de FOSIS, existen cerca de 30 profesionales supervisores y otros 30 asistentes técnicos y 30 Gestores Familiares, los cuales tienen una labor en terreno aproximadamente el 75% del tiempo, es decir, cada profesional en forma mensual, debe realizar en promedio 15 cometidos funcionarios, lo que se traduce en 15 formularios soporte papel, que deben transitar por la validación de cada una de las jefaturas que autorizan y visan dichas solicitudes a través de entregas manuales por medio de un estafeta, que es el encargado de transitar con dicha documentación diariamente junto con otra documentación relacionada con el negocio del servicio.

Se calcula que el tránsito de cada documento se demoraba entre 3 a 10 días hábiles^[2] en cumplir con la visación completa, es decir, firmado por cada una de las jefaturas incumbentes. Una vez completado todo el proceso, cada documento es entregado a un solo asistente administrativo del Departamento de Personas, quién debía escanear el formulario, ingresar los datos a una planilla Excel que le permitiría corroborar las faltas de asistencia del reloj control con el cruce de los cometidos funcionarios, subir el formato en PDF al sistema SIAPER de la Contraloría General de la República y fotocopiar todos aquellos cometidos funcionarios que requerían del pago de viáticos y para luego enviarlos al Departamento de Administración y Finanzas (DAF).

La DAF por su parte, debía generar manualmente un certificado de imputación presupuestaria al cual le asignaba un folio (ID) y con ello completaba una planilla en Excel con el folio correspondiente con la finalidad de autorizar los pagos relacionados con las solicitudes de viáticos.

Con todo, el proceso completo de la gestión administrativa del proceso de solicitud de cometidos, ingresarlos al SIAPER e imputarlos presupuestariamente para el pago correspondiente y generar el cruce de la información con el reloj control tenía un proceso de alrededor de 20 a 25 días hábiles, lo que se traducía en una demora de aproximadamente 25 días hábiles en la devolución y pago de los viáticos y gastos en combustibles, posterior a la solicitud del cometido funcionario.

Proyecto

Proyecto de Automatización del Proceso de Solicitud de Cometidos Funcionarios

El presente proyecto pretende rebajar el Lead Time Logístico (LTL) de 25 días hábiles a un tiempo que, según las condiciones del servicio, sea el más eficiente de acuerdo con la definición de valor que tanto los usuarios como el Comité Directivo definan para el proceso de solicitud de cometidos. (Dichos funcionarios son los clientes directos de la operación).

Con el presente proyecto, se pretende disminuir los tiempos del WIP (Trabajo en proceso), reducir los costos de calidad (COQ) y disminuir la LTL, por medio de una estrategia Pull, donde todo el desarrollo se realizará directamente con el público objetivo.

El objetivo del proyecto es optimizar los tiempos de aprobación de solicitudes de cometidos funcionarios para lograr identificar la trazabilidad de los movimientos de los funcionarios y que dichos movimientos se encuadren dentro de un marco legal.

La tarea se hace necesaria:

1. Para evitar que en caso de accidentes de trabajo fuera de la oficina, los funcionarios efectivamente hayan sido autorizados con anterioridad al accidente y así evitar pago de multas o indefensión para los funcionarios y/o el Servicio.
2. Encuadrar una coordinación entre los marcajes de entrada y salida de los funcionarios, las autorizaciones de no marcaje (Amparados por el Cometido funcionario) y la planificación presupuestaria para el pago de viáticos y gastos de movilización.
3. Identificar los movimientos en tiempo real de cada funcionario de una forma eficiente, oportuna y transparente.

La localización del proyecto en donde este se llevó a cabo es en la Dirección Regional del Biobío, con alcance para todos los funcionarios del nivel regional que alcanzan los 115 profesionales, distribuidos en las tres provincias que componen la región, es decir, los funcionarios que trabajan en la oficina regional de Concepción y los que trabajan en las oficinas provinciales de Los Ángeles y de Lebú.

La razón de llevarse a cabo en la región del Biobío es que producto de la distribución geográfica en donde se encuentra situado, es la Dirección Regional que tiene mayor cantidad de contingente del nivel Nacional en diferentes oficinas que se encuentran alejadas por mas de 150 km unas de otras.

Si bien el COQ era asumido como un dolor institucional, este fue solicitado por la nueva autoridad que ingresó al servicio a mediados de año de 2018 y que esperaba realizar cambios sustantivos para su siguiente año de ejercicio correspondiente al año 2019, por lo tanto se planificó el proceso de replanteamiento entre los mese de septiembre y Noviembre, para realizar un plan de marcha blanca en el mes de Diciembre y con ello iniciar el nuevo sistema a contar del 1° de Enero de 2019.

La justificación de llevarla a cabo a contar del año 2019, es por que de acuerdo a los lineamientos de las autoridades nacionales se requiere un urgente trabajo de optimización y digitalización de documentación, respondiendo al mandato gubernamental 2018-2022 de “Cero Papeleo”.

El BPO o dueño del proceso de negocios de este proyecto, es quién suscribe, quién lideró el proceso completo, desde la definición del valor, la identificación del flujo de valor, la secuencia eficiente, el Pull y la búsqueda de la perfección. El equipo de trabajo tiene como advisors a los analistas de innovación del nivel central FOSIS Nacional, quienes aportan con los conocimientos técnicos en informática, el comité directivo regional, con todos los jefes de departamento quienes facilitan las pruebas de campo y entregan insumos necesarios en cuanto a lo operativo y normativo. Y participan activamente un conjunto de profesionales (clientes del proceso) quienes realizan las pruebas de campo.

Se identifican todos los actores del proceso y cada uno de ellos define operaciones necesarias para el correcto funcionamiento del actual proceso y las alternativas de mejora.

Método Lean del proyecto:

En este punto en particular se pretende describir el proceso realizado, la justificación del método y las posibles alternativas desde un punto de vista Lean.

1. Identificación del Valor: De acuerdo con el análisis de campo, existen 3 clientes claves, los que solicitan cometidos, los que aprueban cometidos y los que utilizan los datos para tomar decisiones, como la de realizar acciones de pago, cálculo de horas trabajadas y/o supervisiones de actividades en terreno.

1. Todos los clientes internos que elaboran un cometido funcionario coinciden que el valor del proceso de elaboración del cometido funcionario debe radicar en un instrumento simple, de fácil llenado, que no necesiten de datos que el servicio ya posee y que pueda realizarse físicamente en cualquier parte, sin necesidad de imprimirlo. Otra asignación de valor al cometido es que sea oportuno, es decir, sea respondido con anterioridad a cada salida y que dicha verificación de la autorización se encuentre al alcance del incumbente en cualquier momento.
2. Para los aprobadores de cometidos, el valor se encuentra en evitar la acumulación de papeles para firma, requiriendo de instancias de aprobación instantáneas y de contar con un sistema de monitoreo que les permita saber en tiempo real que documentos deben ser aprobados y que se encuentren a su alcance en el mismo instante en que requieran proceder a aprobar las solicitudes.
3. Para los tomadores de decisiones, pagadores y analistas de la información que genera el proceso, el valor más importante, es la posibilidad de la automatización de la información en tiempo real, es decir, cada solicitud aprobada, se encuentre en una base de datos inmediata para poder realizar pagos, calcular horarios de entrada y salida y realizar las supervisiones en terreno correspondientes.

1. Identificación del Flujo de Valor: en este sentido, el LTL se ha graficado en una línea de tiempo de 25 días hábiles entre el input al output, dentro de este proceso se han identificado las tareas esenciales que agregan valor, las que no crean valor pero son inevitables y el Muda, todas ellas que se describen a continuación:

1. Tareas esenciales que agregan valor:  1) Aplicación del formulario de solicitud de cometidos; 2) Aprobación del Cometido Funcionario; 3) Informar de la aprobación al Departamento de Personas y; 4) Informar al Departamento de Administración y Finanzas; 5) informar a todos los incumbentes de la autorización y/ o rechazo del cometido funcionario.
2. Tareas que no crean valor pero son inevitables: 1) Distribución del documento para las autorizaciones por distintos niveles de jefaturas que deben firmar y visar las decisiones tomadas en base a la solicitud; 2) Ingresar la información del Formato papel en una planilla Excel por parte del departamento de personas; 3) escanear el documento para el resguardo digital que debe ser subido a una plataforma de la Contraloría General de la Republica(SIAPER); 4) Fotocopiar el documento y remitirlo al Departamento de Finanzas para su ingreso a una planilla Excel; 5) Elaboración manual del certificado de imputación presupuestaria.
3. Muda: 1) WIP, tiempo de espera entre una y otra posta de aprobación; 2) inexistencia de trazabilidad del proceso solicitado; 3) múltiple impresión del documento; 4) Perdida de los documentos, 5) Exceso de Recursos Humanos en transcribir la información, distribución y generación de múltiples archivos independientes con la misma información.

1. Flujo de las acciones: La primera acción que se desarrolló es un formulario en línea, aprovechando las plataformas tecnológicas incluidas en el contrato con el proveedor Office 365 (Outlook, Sharepoint, Microsoft Flow, PowerApps, PowerBi, OneDrive, entre muchas otras), que se encuentra al alcance de todos y cada uno de los funcionarios de FOSIS. Como dicha plataforma, permite generar informes de trazabilidad en cuanto al uso de cada funcionario, se diseño una alternativa para que las aprobaciones fueran realizadas desde dicha plataforma e incluso, elaborar el cometido funcionario y aprobarlo por medio de cualquier smartphone que se encuentre ligado a un plan o red de internet.

La marcha blanca permitió ir mejorando errores en la forma, en el traspaso de la información para su documentación, capacidades y monitoreos. Dicha acción comenzó con una sección territorial, generando acciones de mejora continua, preocupándose en la definición y creación del fin propuesto, para con ello definir los medios que se requerían en el proceso.

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