Registro contable de las operaciones comerciales

Tema 2: Registro contable de las operaciones comerciales.

El registro se puede hacer manualmente o con una aplicación informática contable.

Se registran:

• Las compras, suponen una parte muy importante de los gastos de la empresa. En este proceso, se genera una documentación que debe ser tratada y guardada en la empresa, como son facturas y documentos de pago. Pueden ser: anticipadas, al contado y aplazadas. No existe en PGC una norma de valoración específica para las compras, pero existen una serie de reglas que hay que tener en cuenta. Se crean subcuentas de 4 o más dígitos para tener un mayor nivel de detalle. En las cuentas de IVA también hay que diferenciar los diferentes tipos de IVA.

Pueden incluir:

• Unos gastos, las existencias de los bienes incluidos en el grupo 3 se valorarán al precio de adquisición (precio indicado en la factura menos cualquier descuento, más todos los gastos adicionales que se produzcan hasta que las existencias se encuentren en el almacén) o coste de producción (coste de las materias primas y demás materias, los costes directos y los costes indirectos de la fabricación);
• Unos descuentos que cuando no estén incluidos en la factura, deberán documentarse. En una operación de compras, los descuentos que pueden aparecer son los siguientes:

• Descuentos sobre compras por pronto pago (cuenta 606). En esta cuenta se registrarán los descuentos y asimilados que le concedan a la empresa sus proveedores por pronto pago, no incluidos en factura.
• Devoluciones de compras y operaciones similares (cuenta 608). En esta cuenta se registrarán las remesas devueltas a proveedores, normalmente por incumplimiento de las condiciones del pedido. También se contabilizarán los descuentos y similares originados por la misma causa que sean posteriores a la recepción de la factura.
• Rappels por compras (cuenta 609). Esta cuenta recoge los descuentos y similares que se basen en haber alcanzado un determinado volumen de pedidos. Normalmente, los rappels se suelen liquidar por períodos de tiempo, por eso lo normal es no encontrarlos en factura; si así fuera se contabilizarán como cualquier otro descuento incluido en factura, es decir, como un menor importe de la compra;

• Y unos envases (recipientes normalmente destinados a la venta juntamente con el producto que contienen) y embalajes (envolturas, generalmente irrecuperables, destinadas a resguardar productos para su transporte). Las existencias pueden necesitarlos para su transporte y almacenamiento. El PGC diferencia entre los envases y embalajes que tienen facultad de devolución a los proveedores. Los primeros se contabilizan en la cuenta 406 Envases y embalajes a devolver a los proveedores, y los segundos son considerados como 602 Compras de otros aprovisionamientos. En ambas la operación está sujeta a IVA.

• Las ventas, su registro es muy parecido a las compras. Se modifica en que pueden aparecer circunstancias que no se dan en las compras. Pueden ser: anticipadas, al contado y aplazadas. Están sometidas a una norma de valoración del PGC. Si la empresa presta servicios, los ingresos se registran en la cuenta 705 Prestación de servicios. Cuando se prestan servicios, pero no es la actividad principal de la empresa se registran en la cuenta 759 Ingresos por prestaciones de servicios. Los ingresos procedentes de la venta de bienes y de la prestación de servicios se valorarán por el valor razonable de contrapartida, recibida o por recibir, derivada de los mismos, que será el precio acordado, deducido el importe de cualquier descuento, rebajas en el precio u otras partidas similares que la empresa pueda conceder. Si al realizar la venta la empresa incurre en algún tipo de gasto a su cargo, se debe registrar en su respectiva cuenta del grupo 6. Si los gasto los paga el cliente y son facturados por el proveedor, deberán registrarse en la cuenta de ingreso que corresponda. Los envases y embalajes igual que en las compras.

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• En las ventas pueden aparecer problemas contables con los derechos de cobro. Están formalizados en efectos de giro, están recogidos en las cuentas 431 y 441, según se trate de efectos a cobrar por clientes o por deudores. Puede darse:

• Efectos comerciales en cartera (son aquellos que mantiene la empresa en su poder a la espera de que llegue su vencimiento para representarlos a cobro, es preciso que esté aceptado) y en gestión de cobro (en lugar de quedarnos con los efectos hasta el día del vencimiento y cobrarlos, podemos entregarlos a una institución financiera no para que sea ella quien se encargue de gestionar su cobro en este la entidad nos cobrará una comisión por el servicio), es preciso registrarse contablemente los cambios de situación de los efectos según se produzcan.
• Efectos comerciales descontados, cuando la empresa no quiere esperar al vencimiento del efecto para cobrar su importe, acude a alguna institución financiera para que adelante el dinero, pero a cambio tendrá que pagar unos intereses y una comisión, que se descontará del nominal de la letra. Cuando llegue el vencimiento, si es atendido, su importe se lo quedará la entidad, ya que anticipó el dinero. En caso contrario, la entidad descontará a la empresa de su cuenta el importe del efecto más los gastos que incurran.

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Cuando los efectos no son atendidos, va a originar una serie de gastos de devolución, que en principio tendrá que soportar la empresa. Una vez resulte impagado, se nos pueden presentar las siguientes situaciones:

• Se logra recuperar el importe, así como los gastos.
• Llegar a un acuerdo para un nuevo giro con todos los gastos.
• Se considera perdido el importe del efecto impagado.

En las operaciones comerciales también se debe:

• Liquidar el IVA. Al final de cada trimestre, la empresa ha de calcular la cantidad a ingresar a la Hacienda Pública, y efectuar la declaración y la liquidación del IVA si corresponde. (ESQUEMA IVA)
• Regularizar las existencias. Son aquellos elementos patrimoniales unidos íntimamente a la actividad económica de la empresa y que tienen una naturaleza corriente. La permanencia de estos activos es inferior a la de un ejercicio económico. Para determinar su valor, la empresa lleva a cabo fichas de almacén, y aplica los criterios de valoración previstos en el PGC.

Las cuentas de existencias registrarán el valor de los artículos que las integraban en el momento de llevarse a cabo el inventario inicial. Durante el ejercicio habrán sufrido muchas variaciones, por lo que deberá determinarse el valor de las existencias finales y modificar las cuentas afectadas.

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