SISTEMA CONTABLE

2.2 SISTEMA CONTABLE

2.2.1 Definición

“Para lograr la correcta administración de una empresa es imprescindible contar con un adecuado sistema de información que permita tomar decisiones acertadas y en el momento preciso. De este sistema de información integral forma parte el sistema contable, que tiene como objetivo la captación y procesamiento de datos que permitan alcanzar los objetivos y fines de la contabilidad.”17

Sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras.

Un sistema de contabilidad no es más que normas, pautas, procedimientos etc. para controlar las operaciones y suministrar información financiera de una empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras. .

Cada da todas las empresas realizan gran cantidad de operaciones: compras, ventas, cobros, pagos, etc., precisándose un sistema capaz de adaptar, valorar, registrar y clasificar esas transacciones para posteriormente elaborar documentos o informes que sinteticen toda la información útil para la toma de decisiones.

Un sistema contable consiste en el conjunto de métodos, procedimientos y recursos materiales y humanos que una entidad utiliza para nevar a cabo el registro de sus actividades económicas y para poder elaborar información, detallada o sintetizada, de manera que sea útil a aquellos que tienen que tomar decisiones.

A continuación se presenta un gráfico del sistema contable

17 VASQUEZ, Roberto, “Principios de Teoría Contable”, 2010, pág. 40

GRÁFICO Nº 4: Ilustración del Sistema Contable

Fuente: Libro: Contabilidad general, Autor: Alcarria José, pág.9

Procedimientos para instalar un sistema de contabilidad

1. Tener conocimiento de la empresa

2. Preparar un listado de chequeo

3. Elaborar informes

4. Preparar catálogo de cuentas y manual de procedimientos

5. Diseñar formularios para todas las operaciones

6. Preparar libros

7. Elaboración y presentación de Balances Generales

2.2.2 Importancia del Sistema

“La sociedad actual, en todos susambltos.se caracteriza por ser una sociedad de la información. Como parle de este entorno, la actividad económica, y 'os distintos participantes de la misma, precisan de gran cantidad de datos de naturaleza económica y de otro tipo.”18

Dentro de la estructura organizacional de una empresa, los sistemas de contabilidad representan un orden coherente mediante el cual se recopila toda la información que se necesita con respecto a la empresa como resultado de todas las actividades que se llevan a cabo en la misma, y en este sentido debemos destacar que los datos que recogen los sistemas de contabilidad son imprescindibles para poder adquirir la información legal, financiera y tributaria de la compañía.

La eficiencia que debe aportar la implementación de estos sistemas de contabilidad dependerán de la manera con la cual sean empleados los mismos y este debe ser un hecho cuya base debe estar situada y enfocada en los objetivos de la empresa, vinculándose a su vez con todos los programas de procedimiento que suelen encontrarse dentro del esquema funcional.

2.2.3 Tipos de Sistema

Sistemas Contables Patrimoniales

“Como sistema de información patrimonial, la contabilidad es el proceso de identificación, selección, análisis, medición, registro y comunicación de los hechos y actos con significado económico para un ente.”19

Sistema Regulador

Encargado de la elaboración, emisión e implementación de la normativa contable que, conjugando en el proceso de génesis de la norma las inquietudes y necesidades de los diferentes agentes afectados por la misma, va a regir la generación y publicación de la información contable empresarial.

Sistema Profesional

Comprende la actividad realizada por los profesionales de la contabilidad y la auditoría, teniendo en cuenta la satisfacción de las necesidades de los usuarios y el interés público.

Sistema de Formación

Encargado del desarrollo y transmisión de conocimientos y técnicas necesarias para el desempeño técnico-profesional, al igual que determina los criterios de cualificación de los profesionales contables.

2.3 PROCESOS CONTABLES

“Proceso contable es el conjunto de fases a través de las cuáles se obtiene y se comprueba la información financiera”20

La información contable que presenta una empresa es elaborada a través de lo que llamamos proceso contable.

El proceso contable es el ciclo mediante el cual las transacciones de una empresa son registradas y resumidas para la obtención de los Estados Financieros.

A continuación se menciona los pasos que forman parte del ciclo contable:

1. Registrar las transacciones en el diario

2. Pasar la información del diario general al mayor general.

3. Obtener la balanza de comprobación.

4. Registrar los asientos de ajustes.

5. Obtener la balanza de comprobación ajustada

6. Formular los Estados Financieros

7. Hacer los asientos de cierre

8. Obtener la balanza de comprobación después del cierre.

Origen del Proceso Contable

El Proceso Contable surge en Contabilidad como consecuencia de reconocer una serie de funciones o actividades eslabonadas entre sí, que desembocan en el objetivo de la propia

Contabilidad, esto es, la obtención de información financiera.

20 LOPEZ, Daniel, “Procesos Contables Aplicables, Prentice Hall, 2011, pág.145

a) Para obtener dicha información, es preciso inicialmente, establecer el sistema por medio del cual sea posible el tratamiento de los datos, desde su obtención hasta su presentación en términos de información acabada; dicha fase inicial del proceso se la conoce como sistematización.

b) Posteriormente se requiere cuantificar los elementos que intervienen en las transacciones financieras en términos de unidades monetarias, de acuerdo con reglas de cuantificación contenidas en la Teoría Contable.

c) Dicha cuantificación constituye una valuación término del que ha tomado su nombre la segunda etapa del Proceso que se detallará en el siguiente punto.

d) Una vez valuados los datos financieros, es necesario someterlos a un tratamiento por medio de instrumentos específicos, con el fin de captarlos, clasificarlos, registrarlos, calcularlos y sintetizarlos de manera accesible para sus lectores. Esta fase del Proceso Contable recibe el nombre de Procesamiento.

e) La información plasmada en estados financieros debe analizarse e interpretarse, con el objeto de conocer la influencia que las transacciones celebradas por la entidad económica, tuvieron sobre su situación financiera.

Como consecuencia de dicho análisis e interpretación, se emite una calificación sobre el efecto que las transacciones celebradas por la entidad económica consignadas en estados financieros, tuvieron sobre la situación financiera de dichas entidades, con el fin de darla a conocer a los responsables de tomar decisiones, a dicha etapa la hemos denominado Evaluación.

Finalmente, el proceso se cierra con la fase de Información a través de la cual se comunica a los interesados en la marcha de la entidad económica, la información financiera obtenida, como consecuencia de las transacciones celebradas por la propia entidad.

Fases del Proceso Contable

“Las fases del proceso contable se detallan a continuación:

1. Sistematización.- Fase inicial que establece el sistema de información financiera en una entidad económica.

2. Valuación.- Segunda fase del proceso contable, durante cuyo transcurso se cuantifican en unidades monetarias los recursos y obligaciones que adquiere una entidad económica cuando celebra transacciones financieras.

3. Procesamiento.- Tercera parte del proceso contable, en ella se elaboran los estados

Financieros resultantes de las transacciones celebradas por una entidad económica.

4. Evaluación.- Cuarta fase del proceso contable en la cual se califica el efecto de las transacciones celebradas por la entidad económica sobre su situación financiera.

5. Información.- Quinta fase del proceso contable, necesario para

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