Sistemas Contables

Sistemas Contables

Definición

Es una estructura organizada mediante la cual se recoge la información de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras.

Es el eje alrededor del cual se toman la mayoría de decisiones financieras. Un sistema contable debe enfocarse como un sistema de información que reúne y presenta datos resumidos o detallados acerca de la actividad económica de una empresa a una fecha o por un periodo determinado.

Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su estructura configurativa cumpla con los objetivos trazados. Esta red de procedimientos debe estar tan íntimamente ligados, que integre de tal manera el esquema general de la empresa que pueda ser posible realizar cualquier actividad importante de la misma.

Importancia

Tener un buen sistema de contabilidad en nuestra empresa que sea eficiente y funcional además de ser un activo intangible, indiscutiblemente lo convierte en una fuente de información importante para conocer de la situación económica y financiera para nuestras organizaciones.

La información financiera, Contable y Administrativa tiene los siguientes objetivos:

• Generar los Balances que son como una fotografía de la empresa en cada instante.

• Generar los Estados de Resultados (PyG) para evaluar la utilidad en un periodo de tiempo.

• Generar flujos de Efectivo.

• Determinar y controlar la carga tributaria

• Argumentar la toma de decisiones en nuestra organización.

• Evaluar la función de la Administración.

• Controlar las operaciones de la entidad económica.

• Tomar decisiones en materia de inversión y crédito.

• Suministrar información sobre la situación financiera y económica de la entidad.

• Contribuir a la información estadística de la empresa y la del DANE.

• Determinar precios y tarifas de nuestros productos y servicios.

• Proporcionar información de carácter legal.

• Estimar los costos y beneficios sociales atribuibles a la empresa.

• Informar sobre los efectos que las operaciones practicadas han producido a las finanzas de la empresa en cada periodo.

• Facilitar y agilizar la toma de decisiones económicas

Ahora bien, los principios de la contabilidad deben ser implacables en el sistema contable, la Contabilidad contenida en nuestro software de contabilidad debe de tener ciertas características o cualidades, como las siguientes:

• Debe de ser clara y fácil de comprender.

• Que sea confiable.

• Que se presente de forma oportuna.

• Que sea verificable, en la medida que presente fielmente los hechos económicos.

• Debe de tener relevancia, que permitan al usuario captar el mensaje y operar sobre ella para lograr sus fines particulares.

• Debe de ser fácilmente comparable.

La importancia de la información que genera el sistema contable es vital para la buena toma de decisiones dentro de cualquier organización y esta debe tener las características que arriba hemos mencionado para poder corregir cualquier desviación que tengamos con respecto a lo presupuestado o respecto a los resultados que los accionistas han previsto ganar.

Elementos

LOS ELEMENTOS DE ENTRADA. Un sistema de información contable que trascienda a la toma de decisiones, es decir, un sistema de información gerencial tiene como elementos de entrada la tecnología (hardware, software y comunicaciones), los datos contables, los principios de contabilidad generalmente aceptados, las normas internacionales de contabilidad, los procedimientos establecidos por los organismos de control autorizados para expedir normatividad contable, los procedimientos propios de la unidad económica, el personal y los recursos económicos, materiales, maquinaria, medios logísticos, organización y métodos, sistemas, datos no financieros y datos del entorno.

LOS ELEMENTOS DE CONVERSIÓN. Hay elementos de entrada, que una vez entran a ser parte del sistema se convierten en elementos de conversión como es el caso de los elementos relacionados en el punto anterior. Ejemplo serían los datos contables, que al aplicarles los procedimientos contables, que hacen la labor de conversión sobre esos datos, para transformarlos y agruparlos en información financiera. Igual ocurre con los otros subsistemas de información que integran el sistema de información gerencial que procesan los datos no financieros y del entorno que permiten evaluar la gestión de los administradores y ejercer control sobre las operaciones.

LOS ELEMENTOS DE SALIDA. Son los informes financieros (estados financieros) y no financieros que cumplen con los objetivos y cualidades que las normas exigen para la información contable que produce el sistema de información gerencial, la cual permite controlar el proceso del registro contable (desde la transacción hasta el informe – estado financiero en que aparece), el proceso administrativo (planear, hacer, controlar y actuar) y las operaciones de la empresa (las actividades relacionadas con la obtención de los productos que permitirán el cumplimiento de los objetivos de la organización).

EL MEDIO. El medio en el cual se establecen los sistemas de información gerenciales, parte

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