Seminuevos Expedición de cheques por compra de autos seminuevos y devolución de dinero por cancelación de operaciones.
jsalaschiuResumen27 de Octubre de 2017
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MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA DIVISION DE AUTOS USADOS.
- Decisión de compra de autos seminuevos
- Tipos de compras de autos seminuevos
- Procedimiento de compra de autos seminuevos
- Integración del expediente de compra de autos seminuevos
- Aspectos que se deben tomar en cuenta antes de comprar un auto seminuevo
- Inventarios de autos seminuevas
- Demostración de autos seminuevos
- Retiro de autos seminuevos con antigüedad mayor a 90 días
- Reacondicionamiento de autos Seminuevos
- Facturación de autos seminuevas
- Expedición de cheques por compra de autos seminuevos y devolución de dinero por cancelación de operaciones.
- Disposiciones fiscales y contables
- Control interno para las unidades en consignación.
MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL DEPARTAMENTO DE AUTOS USADOS
PERSONAS RESPONSABLES | DECISION DE COMPRA DE VEHICULOS SEMINUEVOS |
| La decisión de compra de vehículos seminuevos recae en el Gerente de Autos seminuevos y coordinador de Autos seminuevos; siendo este último quien autorizará la compra o no de las unidades que se tengan como prospectos. Cualquier compra que se lleve a cabo sin autorización del Coordinador de Autos seminuevos generará responsabilidad para quien lo hiciere hasta por el diferencial entre el valor al que se tome y el valor comercial real de la unidad. La adquisición de unidades con antigüedad mayor a 5 años con referencia al año en curso de que se trate podrá ser autorizada únicamente por la Dirección de Autos Seminuevos. |
PERSONAS RESPONSABLES | TIPOS DE COMPRAS |
| Los tipos de compras que pueden llevarse a cabo son:
Solo se deberán comprar vehículos de fácil comercialización y en buen estado Todas las unidades compradas deben ser ingresadas de forma inmediata al inventario del sistema Autotec en el módulo de compra e inventario, y deberán identificarse con un número de inventario tanto en el control como físicamente. En el caso de la adquisición de vehículos usados que aún estén en financiamiento con las financieras de planta, se podrán comprar solo si el financiamiento se llevó a cabo con la financiera de la misma marca y se deberá anexar al expediente del auto usado, copia del pago total del crédito, así como la carta de liberación del crédito o de no adeudo con la institución que corresponda. |
PERSONAS RESPONSABLES | PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE AUTOS SEMINUEVOS |
| A la llegada de un vehículo usado prospecto de compra, el Gerente de ventas de autos seminuevos deberá inspeccionar el vehículo en su exterior e interior para verificar de forma superficial que no tenga daños severos que ameriten reacondicionamientos mayores. Posteriormente llevará a cabo una pre-valuación del posible precio de toma teniendo como referencia el valor de compra de la guía autométrica del mes en el que se pretenda llevar a cabo la operación, las excepciones de compra por encima del valor de compra indicado en la guía autométrica, solo podrán ser autorizadas por el Gerente General y Coordinador de autos seminuevos, siempre y cuando el expediente lleve anexo copia de la hoja de la guía autométrica de donde se está tomando como base el valor de compra, así como copia de la factura de origen y firma del Gerente de ventas de autos seminuevos de que la unidad está físicamente en las instalaciones de la agencia. En el caso de las marcas Honda, Toyota y Acura, cuando se trate de unidades de la misma marca a la que pertenecen, la unidad seminueva se podrá tomar al precio de venta que indique la guía autométrica del mes en el que se lleve a cabo la operación y en el caso de unidades de marcas distintas se podrán tomar al valor medio entre el precio de compra y venta que indique la guía autométrica en el mes en que se lleve a cabo la operación. Estas tres marcas tienen permitido esta situación de forma directa por las plantas, sin embargo en ambos casos (Unidades de la marca y otras marcas), si el auto no se encuentra en óptimas condiciones estéticas y mecánicas, se deberá tomar a un precio menor al permitido. Finalmente el vehículo debe ser ingresado al taller de servicio de la agencia para llevar a cabo un avalúo y determinar si necesita de reacondicionamientos (hojalatería, pintura, mecánica) para ponerlo en óptimas condiciones de venta. El costo obtenido (en caso de que hubiere), deberá restarse del valor determinado en la pre-valuación de precio de compra que indique la guía autométrica, obteniendo como resultado el valor al que se debe comprar la unidad el cual debe ser autorizado por el coordinador de Autos seminuevos. |
PERSONAS RESPONSABLES | INTEGRACION DEL EXPEDIENTE DE COMPRA DE UNIDADES SEMINUEVAS |
| Los documentos que debe contener el expediente de compra son:
De faltar alguno de los documentos anteriores, la compra de la unidad no podrá llevarse a cabo hasta que se la documentación se reúna en su totalidad. |
PERSONAS RESPONSABLES | ASPECTOS QUE SE DEBEN TOMAR EN CUENTA ANTES DE CONCRETAR UNA COMPRA DE AUTO SEMINUEVO |
| En el caso de la compra de vehículos seminuevos a personas físicas cuya factura de origen tenga IVA desglosado, el cliente deberá refacturar el vehículo y desglosar el IVA correspondiente; caso contrario:
De no cumplir con los tres puntos anteriores, no habrá otra opción de compra más que el cliente tenga que refacturar su vehículo a la agencia. Caso contrario no se podrá efectuar la operación. El Gerente de Ventas de autos seminuevos comprobará que las tenencias, placas, verificaciones y otros derechos fueron debidamente pagados, caso contrario descontará del avalúo realizado el importe correspondiente y efectuará de forma inmediata el pago. En caso de descontarse al cliente un importe menor de lo que se debe pagar, la diferencia le será cobrada por ser su responsabilidad. Por seguridad queda estrictamente prohibido emitir cheques para pago de tenencia, placas, verificaciones u otros derechos a nombre de gestores y/o empleados, estos deberán ser emitidos a nombre de la tesorería u órgano equivalente de la localidad que corresponda, con la obligación de entregar la comprobación en un lapso no mayor a 48 horas. El expediente de compra integrado al 100% debe llevar como requisito indispensable el visto bueno de la Gerencia General y quedará conjuntamente con la llave de la unidad bajo resguardo de la gerencia administrativa. La factura original debe ser archivada por separado. Una vez que se ha formalizado la compra del vehículo usado, este deberá asegurarse en el plan piso de autos usados que la agencia maneje. |
PERSONAS RESPONSABLES | INVENTARIOS DE AUTOS SEMINUEVOS |
| De forma obligatoria se deberán realizar inventarios físicos mensuales de Autos seminuevos, considerando los accesorios, el estado físico de la unidad y el kilometraje, dejando evidencia por escrito de la realización de los mismos, asi como de las observaciones y aclaraciones respectivas al inventario, debiéndolas resolver en forma inmediata. Estos inventarios deberán ser validados por el contador general y/o coordinador administrativo de la empresa que corresponda, quienes firmarán los reportes correspondientes en señal de validado conjuntamente con el Gerente de Ventas de Autos seminuevos quien firmará en condición de custodia y resguardo del inventario determinado, agregando la leyenda, “Hago constar que los vehículos consignados en el presente reporte de inventario son ciertos y que los mismos están bajo mi custodia y responsabilidad”. Por control interno, el expediente de todos los inventarios realizados deberá ser resguardado por la administración de la empresa. |
PERSONAS RESPONSABLES | DEMOSTRACIONES DE AUTOS SEMINUEVOS |
| Toda demostración de una unidad seminueva, deberá ser solicitada a través de un memorándum, el cual deberá ser autorizado por la Gerencia General de la empresa, con visto bueno de la Gerencia Administrativa y deberá indicar los datos del cliente al que se le va a ser la demostración, la unidad a demostrar, el motivo, el destino, la hora de salida y la hora estimada de regreso. De todo esto se deberá llevar un registro en una bitácora a efectos de llevar a cabo cualquier aclaración que se requiera. Ningún vehículo seminuevo podrá salir a demostración:
Ninguna demostración podrá tardar más de dos horas, salvo aquellas donde el vehículo tenga que ser llevado al domicilio del cliente interesado, sin embargo ninguna podrá exceder de 24 horas. Esta estrictamente prohibido utilizar los autos seminuevos para uso personal si no se cuenta con autorización de la Dirección de Seminuevos, en caso de que así sea, quien vaya a usar la unidad deberá mostrar:
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PERSONAS RESPONSABLES | RETIRO DE UNIDADES SEMINUEVAS CON ANTIGÜEDAD MAYOR A 90 DIAS |
| Las unidades seminuevas que acumulen antigüedad mayor a 90 días en una agencia, serán bloqueadas de forma automática para que la agencia que haya generado el vencimiento no pueda facturarla. La coordinación de Autos seminuevos enviará un listado de las unidades en estas condiciones a las agencias correspondientes informando que estas unidades ya no podrán ser vendidas por la agencia que compró el vehículo. Cuando exista negativa de la Gerencia de Autos Seminuevos de entregar la unidad a otra agencia que haya logrado venderla, se hará acreedor a una sanción del 5% del valor comercial actualizado de la unidad desde la fecha en que se indique la facturación y hasta que se lleve a cabo, así como la entrega física de la unidad y de la documentación, el cual le será descontado de sus percepciones. Es responsabilidad de la Coordinación de Autos Seminuevos dar aviso a la Dirección de Administración Finanzas de una negativa ante la orden de una facturación. Cabe señalar que cuando se dé el caso de retiro de una unidad con antigüedad mayor a 90 días, quien llevará a cabo la facturación al cliente final será la agencia que originalmente recibió la unidad y la utilidad que genere la venta será entregada a la agencia que lo vendió quien expedirá una Nota de cargo por el importe correspondiente. |
PERSONAS RESPONSABLES | REACONDICIONAMIENTO DE VEHICULOS SEMINUEVOS |
| El reacondicionamiento de los vehículos seminuevos, deberá efectuarse en los talleres de la agencia y/o de Grupo Farrera, salvo que exista autorización por escrito de la Coordinación de Autos seminuevos en donde se especifique la conveniencia económica de realizar el trabajo en otros talleres. La instalación de accesorios a unidades seminuevas, solo podrá ser autorizada por el Gerente General de la empresa que corresponda. Las unidades que necesiten de reacondicionamiento serán ingresadas al taller de servicio de la agencia que corresponda mediante una orden interna, si necesitan de reparaciones se ingresarán al taller bajo la misma modalidad siempre y cuando el costo de la reparación haya sido contemplado en el avalúo realizado y restado del precio de compra del vehículo. Caso contrario el costo incurrido será cobrado de forma Tripartita al Gerente de Servicio, Jefe de Taller y mecánico. De no haber sometido la unidad a un avalúo al taller de servicio, el costo incurrido por cualquier reparación no contemplada será con cargo al Gerente de Ventas de Autos seminuevos. Todo costo en el que incurra una unidad usada para ponerla en condiciones óptimas de venta, deberá ser reconocido en el costo del vehículo y en el mes que corresponda, el Gerente Administrativo será responsable de que así sea. |
PERSONAS RESPONSABLES | FACTURACION DE UNIDADES SEMINUEVAS |
| Como requisito indispensable para poder facturar, todos los planes de operación deberán estar firmados por el cliente, Gerente de Ventas autos seminuevos, Gerente General, Vendedor, Gerente Administrativo y Gerente de Crédito y Cobranzas. La expedición de una factura por venta de una unidad usada solo podrá realizarse mediante el sistema AUTOTEC, y se permitirá siempre y cuando se cumpla con lo mencionado en el párrafo anterior y el enganche pactado se encuentre pagado (mínimo 50% del valor del auto). En caso de ser venta a crédito se deberá contar con la aprobación del mismo por parte de la institución que corresponda. Quien facture una unidad sin cumplir con los requisitos anteriores y cause un daño patrimonial a la compañía, será dado de baja de sus funciones sin responsabilidad para la empresa. |
PERSONAS RESPONSABLES | EXPEDICION DE CHEQUES POR COMPRA DE UNIDADES SEMINUEVAS Y DEVOLUCION DE DINERO POR CANCELACION DE OPERACIONES |
| Los cheques por concepto de compra de unidades usadas solo podrán ser expedidos a nombre la persona que aparece como titular de la factura que ampara el vehículo que se está comprando. En el caso de compra a personas morales invariablemente el cheque debe contener la leyenda “para abono a cuenta del beneficiario”. Toda devolución de dinero por concepto de cancelación de una operación de venta, debe ser realizada con cheque expedido a nombre de quien aparece en la ficha de pago y debe contener la leyenda “para abono a cuenta del beneficiario” o en su caso “ no negociable”, así como nulo después de 60 días y para poder realizarla es necesario que la Gerencia Administrativa haya corroborado que el pago realizado por el cliente está en firme en las cuentas bancarias de la empresa. Cualquier devolución de dinero podrá efectuarse 48 horas posteriores después de haber corroborado que el dinero estuvo en firme en las cuentas bancaria de la empresa y para poder realizarla es necesario que se cumpla con los siguientes requisitos:
La entrega del cheque únicamente se podrá realizar al titular del mismo. Lo entregará el Gerente Administrativo previa identificación del cliente con su IFE; Se podrá entregar cheques mediante carta poder previa designación de un apoderado, quien deberá presentar los originales del IFE, tanto del que otorga como del que recibe el poder. En estos casos invariablemente el cheque deberá llevar la leyenda “No negociable” |
PERSONAS RESPONSABLES | DISPOCISIONES FISCALES Y CONTABLES |
| FISCALES
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| CONTABLES Compra de un auto usado cuando se recibe de una persona física sin actividad empresarial.
Inventarios xxxxxxx CxP Proveedores Varios xxxxxxx
CxP Proveedores Varios xxxxxxx Bancos xxxxxxx |
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