Sistemas de Registros : Concepto e importancia

Sistemas de Registros

Concepto e importancia

A través de la contabilidad se pretende recoger y ordenar los datos que suministren una información más comprensible a los fines previstos, utilizando instrumentos como son los sistemas de registros. En contabilidad se entiende por registros a los lugares donde se asientan los principales acontecimientos, financieros y técnicos de un negocio.

Un eficiente control de gestión en empresas agropecuarias, exige información sobre distintos aspectos de las mismas, productos de hechos y acontecimientos que se generan a lo largo de los procesos productivos y comerciales.

La calidad y cantidad de los datos, hechos y acontecimientos difícilmente pueden ser retenidos por la memoria, esta facultad humana sufre lo que se denomina en sicología como "ley del olvido", que implica la pérdida de capacidad de retención de información en función del transcurso del tiempo. es por ello que a esta memoria subjetiva se le debe oponer una memoria objetiva que son los sistemas de registros de forma que se almacenen datos que serán de suma utilidad a las unidades decisoras.

Si bien los sistemas de registros agropecuarios son valiosos en una correcta gestión empresarial, en la mayoría de los casos se observa que productores y técnicos no hacen uso de ellos. Investigaciones al respecto nos permiten concluir sobre la existencia de dos situaciones; aquellos que desconocen la existencia de los sistemas de registros y aquellos otros que habiéndolo conocido no lo usan porque no les han dado respuesta a sus necesidades, evaluando que los costos medidos en tiempo, son superiores a los beneficios otorgados por estos.

En la segunda situación entre los principales argumentos se esgrime el de ser demasiados complejos, incompletos, excesivos o repetitivos en información, mal diseñados. A nuestro entender estas situaciones tiene su razón de ser en la forma rígida y estructurada en que técnicos y productores recibieron información o fueron capacitados sobre el uso de sistemas de registros.

En estas formaciones se pierden de vista que cada empresa agropecuaria es un sistema dinámico en continua evolución, lo que lo hace diferente no tan solo a otros sistemas sino también a si mismos; los objetos que se persigue de brindar información comprensible y útil destinada a mejorar las capacidades administrativas.

Debe entenderse que no existe un sistema de registros que se adapte a cada tipo de empresa; y la clase y amplitud de estos deberán adaptarse a cada situación en particular considerando entre otros aspectos: información que se requiere, organización de las empresas, nivel de capacitación, grado de motivación y colaboración que se tenga.

La confección de un sistema de registros para el control debería considerar entre otros puntos:

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