Técnicas Y Habilidades De Compras

TÉCNICAS Y HABILIDADES DE NEGOCIACIÓN DE COMPRAS

Justificación del programa

Todavía es común que en muchas organizaciones no se visualice a la función de compras como estratégica. Como consecuencia, los responsables o directores de Compras invierten excesivos esfuerzos en:

 Defender una adecuada ubicación de Compras en el organigrama

 Convencer a los diferentes “propietarios de los presupuestos” para que les confíen decisiones en materia de compras

 Respaldar resultados en términos de ahorros principalmente.

Toda buena Institución que se precie de serlo, debe estar convenientemente organizada. Esta organización parte de la identificación de los procesos y funciones que se llevan a cabo, y la definición de metodologías o formas de actuación, dentro de los propios procesos y en las interacciones con el resto. La función de compras no deja de ser una excepción, por lo tanto, debe haber una forma homogénea de comprar que garantice:

El cumplimiento de políticas y procedimientos

La planificación de procesos de compra

La fijación de objetivos y la medición de resultados

La ejecución de las etapas de los procesos de compra: establecimiento de criterios objetivos de selección de proveedores u ofertas, análisis de mercado, definición abierta de necesidades que faciliten las alternativas de suministro, negociación y selección de ofertas en base a los criterios establecidos.

Objetivo general

Los participantes conocerán la importancia de la función de compras y su repercusión en la liquidez y finanzas sanas de las instituciones Evaluaran su perfil como compradores y proveedores internos de la organización. Desarrollaran habilidades que les permitan formular planes y estrategias eficaces de compra mediante el análisis y conocimiento del mejor manejo del dinero y los recursos a su alcance

IMPORTANCIA DE LA FUNCIÓN DE COMPRAS

El fin concreto de la gestión de compras consiste en cubrir (satisfacer) las necesidades de la organización con elementos exteriores a la misma, “maximizando el valor del dinero invertido” (criterio económico) pero este objetivo de corto plazo (inmediato) debe ser compatible con la contribución de compras en “armonía” con el resto de las áreas para lograr los objetivos.

Toda organización, por sencillo que sea su funcionamiento, necesita adquirir ciertos recursos para la realización de sus operaciones. La gestión de comprases es conjunto de actividades a realizar para satisfacer esa necesidad del mejor modo, es decir, al mínimo costo, con la calidad adecuada y en el momento oportuno.

Realizar previsiones

Supone la utilización de unas determinadas técnicas de aprovisionamiento, que nos permitan disponer de los materiales en el momento adecuado, ni antes por el costo que supondría una innecesaria inmovilización de recursos, ni después para no tener que asumir los costos de carencia.

Negociación de precios

Con independencia del grado de competencia de nuestro mercado y de nuestro nivel de dependencia del exterior, obtener la mayor rentabilidad de nuestros suministros exteriores, supone necesariamente conseguir los mejores precios de acuerdo con los condicionamientos establecidos

Para cumplir el objetivo anterior, debemos estimular una sana competencia entre nuestros proveedores; si conseguimos establecer una adecuada rotación entre nuestros suministradores habituales, vamos a evitar el riesgo de “quemar” nuestras fuentes de aprovisionamiento, que en determinadas circunstancias, es posible que ya no puedan mejorar sus condiciones.

Contratos de aprovisiona- miento

Debemos encontrar nuestro punto de equilibrio, entre seguridad en las entregas y potencia de compra (concentración).

La estrategia será diferente, en función de la complejidad del mercado de suministros y de la importancia (incidencia) de los productos para nuestra organización

Suponen adquirir compromisos en firme, normalmente con una duración determinada y una cadencia (programación) de los plazos de entrega.

Podremos obtener el beneficio que supone la negociación de una cierta cantidad, sin el inconveniente de cargarnos con el stock.

El proveedor puede de esta forma racionalizar su fabricación y nosotros asegurarnos el suministro en las condiciones acordadas. Ambas partes asumimos el riesgo de que cambien las condiciones del mercado.

Rotación de stocks

Independientemente de las dependencias concretas y de la estructura organizativa de la institución, contribuir a la minimización de los recursos inmovilizados en las existencias es uno de los objetivos tradicionalmente asumidos por compras.

Además de reducir los costos directos de tenencia, reduciremos el riesgo de deterioros y obsolescencia que, a priori, pueden ser difíciles de estimar, pero que siempre son una fuente importante de costos añadidos (pérdidas) para todas las instituciones.

El personal de compras

Partiendo de la evidencia de que una buena organización con aplicaciones informatizadas, puede y debe ahorrar plantilla; para garantizar una buena gestión, necesitamos personal competente y motivado.

En muchas organizaciones, la función de compras, más que ninguna otra, se ha quedado atrás, sigue vinculada a la rutina, sigue negociando, con sus redes y fuentes de suministro habituales, lo que era perfectamente normal en unos tiempos de relativa estabilidad.

Ahora ninguna organización puede permitirse el lujo de que su función de compras no esté a la altura de las otras áreas de la organización. Compras debe estar implicada y conocer a fondo los planteamientos estratégicos que le permitan a la organización optimizar sus recursos económicos...

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Normalización de insumos

Dependiendo de las posibilidades que ofrezca el mercado y siempre y cuando las especificaciones lo permitan, se trataría de sustituir por productos estándar (homologados) aquellos que no lo sean.

La labor de compras debe dirigirse a estimular la competencia para disminuir el costo de los suministros y aumentar la fiabilidad de los plazos.

Relaciones fluidas con todas las áreas.

Partiendo de la necesidad de que las responsabilidades y objetivos de compras han de estar establecidos (se dice que un objetivo no cuantificado no deja de ser un buen deseo), si deseamos conseguir la mayor eficacia debemos contar con la cooperación del personal de los otros departamentos. La mejor manera de lograrlo, es hacer de compras lo contrario de un “coto cerrado”, invitando sistemáticamente al personal de los otros departamentos a familiarizarse con nuestros sistemas de trabajo, objetivos y proyectos en curso. Si una de las habilidades fundamentales del personal de compras, es la capacidad de negociación, podemos fijarnos como objetivo fundamental, conseguir este buen clima, por medio de una permanente negociación hacia dentro.

Perfil del comprador profesional

Mercados y negocios tienen una marcada dimensión ética, cada vez son más los que abogan por superar los viejos mitos que “ven el negocio como un fin en sí mismo”, la organización como sociedad (comunidad) intermedia dentro de la sociedad civil, no puede estar regida por normas al margen de aquellas que rigen en el contexto (o que deberían regir) y debe ser gobernada con legitimidad, justicia y eficiencia.

Además, al margen de consideraciones “morales, tanto el proveedor como el propio comprador, se sentirán siempre más seguros en una empresa donde un comportamiento eminentemente “ético” presida todas sus actuaciones (el dicho de “cuando veas las barbas de tu vecino cortar, pon las tuyas a remojar” es algo más que un simple refrán de la sabiduría popular).

La organización es ante todo y fundamentalmente una “comunidad de trabajo y de servicio” donde deben imperar comportamientos no sólo internos, sino también en sus relaciones con el exterior más exigentes que las frías normas y leyes que regulan y garantizan la convivencia en la sociedad. Es algo lógico que a relaciones más intensas correspondan formas y normas de comportamiento y actuación, que vayan más allá del simple cumplimiento de la normatividad legal, amparada y garantizada por los “Códigos”.

Compras, para el cumplimiento de su función de aprovisionamiento, tiene el “cuasi” monopolio de los contactos con el exterior, encontrándose por tanto en el centro de la problemática que estamos comentando.

La Asociación Americana de Gestión de Compras, define unos principios que deben regir y en los que tiene que inspirarse la tarea de los compradores:

1. Fidelidad

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