Tecnicas Y Estrategias De Compra

TÉCNICAS Y ESTRATEGIAS DE COMPRA

Definición de compras, importancia.

La definición de compras como una profesión dentro de la vida industrial y comercial de un conglomerado empresarial es la siguiente: comerciar es el acto de obtener el producto o servicio de la calidad correcta, al precio correcto, en el tiempo correcto y en el lugar correcto

Sin embargo, en la actualidad compras como tal, ha evolucionado considerablemente y ha pasado en muchas empresas a ser parte de otros conceptos, como adquisiciones, aprovisionamiento o materiales, actividades que comprenden adquisiciones y otras tantas como control de inventarios y almacenes.

Por lo tanto, al dar una definición personalizada de compras en términos de la administración de empresas, se puede afirmar que comprar supone el proceso de localización y selección de proveedores, adquisición de productos y en términos de mercadotecnia, comprar es adquirir por un precio en dinero algún bien, derecho o mercancía[3].

Definitivamente, ninguna función es autónoma y todas se relacionan entre sí y con las de otros departamentos, pero entre más sofisticada se va haciendo una función, más subfunciones aparecen y más complicado es definir a cada una de ellas. Por lo tanto, definiciones válidas del ayer, ya no lo son hoy.

Participación del departamento de compras en la obtención de utilidades.

La obtención de utilidades es el objetivo primordial de toda empresa, por lo tanto el comercio es uno de los actos que ayudan a generar éstas en la medida que se realice una buena compra.

Los costos repercutirán directamente en el precio de venta del producto final, si estos son bajos, podrá ofrecerse un precio de mercado competitivo y, como consecuencia, se obtendrá un margen de utilidad mayor.

Fijación del precio de compra.

Algunos proveedores sostienen el precio sólo por un tiempo determinado, ya que las materias primas que intervienen en el producto pueden ser de importación,

Por lo cual debe haber ajuste inmediato en precios de acuerdo al deslizamiento del peso contra el dólar, razón por la cual el comprador debe estar informado de la situación cambiaria de momento, con el objeto de garantizar que el precio cotizado sea respetado.

Muchos proveedores mes con mes hacen ajustes a sus precios en sus materiales, aun cuando en la fabricación de éstos no intervengan productos de importación, esto asegura que el margen de utilidad siempre sea el mismo para ellos [4].

La operación eficiente de la inversión.

El departamento de compras tiene que asegurar la recepción de los materiales adecuados y en la cantidad requerida, con el objeto de transformarse y poder hacer las entregas a tiempo del producto terminado a los clientes;

al mismo tiempo, debe de cuidar de mantener sólo el inventario pertinente para cubrir las necesidades y mantener un coeficiente de seguridad razonable y no caer en costos de almacenamiento que están constituidos por el interés sobre la inversión, la obsolescencia y los costos de espacio.

Costos y sustitución de materiales.

Las compras representan un renglón en costos que pueden ser controlables por el departamento de compras, debido a que éstos pueden incrementarse o disminuirse, dependiendo de la habilidad del comprador.

Por ejemplo, la consideración psicológica en las negociaciones, a través de la experiencia del personal de compras,

tales como proyectar la oferta y la demanda, de manera que se pueda forzar una disminución en el precio de compra, o lograr descuentos por volumen, por pagos al contado y descuentos comerciales[5].

Administración de compras, proceso.

Una empresa que decide comprar materiales en lugar de fabricarlos o integrar verticalmente debe administrar una función de compras.

Tomando en cuenta la definición del proceso administrativo de Terry y Franklyn: “la aplicación de la planeación, organización ejecución y control por medio de los cuales se administra un gerente”[6], se estructura el proceso de la administración de compras.

Planeación

Hay que fijarnos metas que nos encaminen y nos dirijan a lograr los objetivos de un departamento de compras y lógicamente de la empresa misma.

1.2.1.1 Pronóstico de ventas.

“Pronosticar es el arte y la ciencia de predecir los eventos futuros”[7].

El pronóstico es una técnica utilizada en la planeación de ventas en función de experiencias de años anteriores, que sirve de base para la elaboración de planes y programas en todas las áreas de las empresas; nos indica el número de artículos o productos a fabricar o a producir en un tiempo determinado en condiciones favorables y con la calidad especificada para satisfacer las necesidades del mercado.

Factores de un pronóstico de ventas son:

1. Tipo de fruto.

2. Estadística de ventas de años anteriores.

3. Tipo de mercado al cual se dirige el producto.

4. Competencia directa o indirecta.

5. Calidad del artículo.

6. Precio.

Objetivos generales y específicos de un departamento de compras.

Los objetivos generales de un departamento de compras son:

• Establecer normas y políticas, de acuerdo con las condiciones y necesidades de la empresa.

• Buscar y adquirir al precio justo, en la cantidad necesaria, con la mejor calidad, el producto controlado, dentro del menor tiempo posible

• Desarrollar y administrar las compras.

• Establecer proveedores bien evaluados.

• Estar informados de los cambios tecnológicos que puedan surgir en el uso de nuevos materiales

• Los objetivos específicos de un departamento de compras son:

• Localizar nuevos materiales y productos.

• Asegurar buen servicio de los proveedores

• Implantar políticas de compra que beneficien a la empresa.

• Desarrollar óptimos procedimientos y controles.

• Mantener un costo de operación económico en el departamento de compras

• Vigilar que el personal del área cumpla en forma eficiente los procedimientos establecidos.

Programas.

Es una herramienta administrativa la cual nos indica las cantidades de artículos que deberán comprarse, así como el tiempo en que deberá suministrarse al almacén para la producción de la que se dedique la empresa.

En el caso de las empresas industriales, un programa nos indica cuántas piezas de cada parte debe adquirir para la fabricación pronosticada de su producto final.

Presupuestos.

Es la expresión numérica en dinero de un plan. Un plan es la selección de un camino para lograr un objetivo en un lapso determinado.

Alcanzar un objetivo implica la reunión de recursos disponibles y ésta reunión de recursos presupone una organización.

Los ingredientes para hacer un presupuesto son:

• Tener plena organización.

• Mantener un estricto conocimiento de los recursos.

• Contar con objetivos perfectamente determinados.

• Poseer una larga experiencia en la operación.

• Establecer un período de tiempo definido.

• Ser previsible.

Organización.

El organizar es la sincronización jerarquizada para la consecución de una meta. La organización es la necesidad básica de conocer perfectamente los objetivos de la empresa, para el logro de los objetivos planteados en la planeación.

Dirección.

Si sabemos que dirigir es el arte de vincular estrechamente a los hombres unos con otros

Dirección por Objetivos.

La dirección por objetivos. Es un sistema, es una filosofía, una forma de pensar y de ser en función de los negocios[11].

Dentro del ámbito administrativo, la dirección por objetivos (DPO), es un método de dirección que enfatiza más sobre los resultados que sobre las operaciones

La DPO exige establecer un sistema de planeación que no tiene que verse lo que haremos mañana, sino lo que haremos hoy, para que el mañana sea como deseamos que sea; significa trabajar para lograr el futuro.

Desafortunadamente, se confunde la efectividad con la eficiencia,

Es por eso que la DPO deberá fijarse metas a corto plazo, para su conveniencia, en las que deberán de ser revisadas éstas, mínimo, cada ocho días.

Dirección por Excepción.

La dirección por excepción (DPE) consiste en un sistema de identificación y comunicación que emite una señal cuando se requiere la atención de la persona encargada, y permanece en silencio cuando no se requiere.

La DPE se basa precisamente en la identificación de las excepciones, entendiendo por excepción aquella señal que advierten al gerente de compras de que puede realizar una acción.

La acción por llevar a cabo puede ser, en función del tipo de excepción que se trate: correctiva o creativa.

La primera, se refiere a aquella por medio de la cual se pretende reestablecer un equilibrio

La segunda, se encamina al aprovechamiento de oportunidades que se han presentado

La acción correctiva es informar al proveedor de dicho defecto y que nos entregase de forma correcta el producto

La acción creativa es cuando aprovechamos no un cambio de proveedor, sino conseguir otro que nos venda el mismo artículo pero con mejores condiciones,

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