Auditoria

CARTA DE REPRESENTACIONES

Hernando Bermúdez Gómez

OBJETO DEL PRESENTE ESTUDIO

El presente estudio tiene por objeto exponer cuál es el papel que, dentro del contexto de las funciones e informes del revisor fiscal, corresponde a las llamadas cartas de representaciones o de manifestaciones de la Gerencia.

En primer lugar se hará una breve exposición de los deberes que según la ley colombiana tiene que cumplir el revisor fiscal, para luego explicar aquellos asuntos respecto de los cuales las citadas cartas de representaciones tienen un valor importante como prueba en auditoría.

INFORMES DEL REVISOR FISCAL

De conformidad con los artículos 207, 208 y 209 del Código de Comercio, el revisor fiscal debe conceptuar:

1. Si hay y son adecuadas las medidas de control interno, de conservación y custodia de los bienes de la sociedad o de terceros que estén en poder de la compañía (artículo 209-3).

2. Si las operaciones registradas en los libros se ajustan a los estatutos y a las decisiones de la asamblea o junta directiva, en su caso (artículo 208-3).

3. Si los actos de los administradores de la sociedad se ajustan a los estatutos y a las ordenes o instrucciones de la asamblea o junta de socios (artículo 209-1).

4. Si la correspondencia, los comprobantes de las cuentas y los libros de actas y de registro de acciones, en su caso, se llevan y conservan debidamente (artículo 209-2).

5. Si la contabilidad se lleva conforme a las normas legales y a la técnica contable (artículo 208-3).

6. Si el balance y el estado de pérdidas y ganancias han sido tomados fielmente de los libros (artículo 208-4).

7. Si el balance presenta en forma fidedigna, de acuerdo con las normas de contabilidad generalmente aceptadas, la respectiva situación financiera al terminar el período revisado (artículo 208-4).

8. Si el estado de pérdidas y ganancias refleja el resultado de las operaciones en el período correspondiente (artículo 208-4).

En síntesis puede decirse que la ley impone al revisor fiscal la obligación de informar sobre tres aspectos de la vida social, íntimamente relacionados entre sí, a saber:

1. Sobre el control interno.

2. Sobre las operaciones sociales, sean o no realizadas directamente por los administradores.

3. Sobre la contabilidad, entendiendo que ésta comprende la correspondencia, los soportes, los libros y los estados financieros.

Ahora bien: esa opinión o informe del revisor fiscal debe producirse en cada uno de los tres casos enumerados en el párrafo anterior respecto de un patrón que se supone correcto. En ese orden de ideas tenemos que:

1. En relación con el control interno el revisor fiscal debe informar:

a) Si existe, y

b) Si es adecuado.

2. En relación con las operaciones sociales, teniendo en cuenta no sólo el texto de los artículos 208 y 209 del Código de Comercio, sino también las exigencias implícitas en el artículo 10º de la ley 43 de 1990, debe conceptuar:

a) Si cumplen los requisitos legales, y

b) Si se ajustan a la normatividad interna, es decir a los estatutos, las decisiones de la asamblea y, en su caso, a las instrucciones de la junta directiva.

3. En torno a la contabilidad está obligado a indicar:

a) Si se lleva y conserva debidamente de acuerdo con la ley y con la técnica contable, y

b) Si como consecuencia de lo anterior, al ser tomados fielmente de los libros, los estados financieros de acuerdo con las normas de contabilidad generalmente aceptadas, presentan en forma fidedigna la posición financiera y los resultados del período.

CONDUCTAS OBLIGATORIAS DEL REVISOR FISCAL FRENTE A LAS IRREGULARIDADES

Cuando el revisor fiscal se cerciore que dichos patrones no se están cumpliendo, está obligado a:

1. Dar oportuna cuenta, por escrito, a la asamblea o junta de socios, a la junta directiva o al gerente, según los casos, de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento de la sociedad y en el desarrollo de sus negocios (artículo 207-2, C.Co.).

Para ello, si es necesario, debe convocar a la asamblea o junta de socios a reuniones extraordinarias (artículo 207-8, C.Co.).

2. Si a ello hay lugar, informar a las entidades gubernamentales de control y vigilancia de las compañías (artículo 207-3, C.Co.).

3. Respecto de la contabilidad y del control sobre los valores sociales, impartir las instrucciones necesarias para que las conductas se ajusten a los patrones establecidos (artículo 207, numerales 4 y 6, C.Co.).

4. Procurar que se tomen oportunamente las medidas de conservación o seguridad de los bienes de la sociedad y de los que ella tenga en custodia a cualquier otro título (artículo 207-5, C.Co.).

5. En su dictamen sobre los balances generales, formular las reservas o salvedades que tenga sobre la fidelidad de los estados financieros (artículo 208-5, C.Co.).

6. Está legitimado para adelantar la acción de impugnación contra las decisiones de la asamblea o junta de socios cuando no se ajusten a las prescripciones legales o a los estatutos (artículo 191, C.Co.).

7. Ejercer la acción de indemnización contra los administradores que hayan ejecutado decisiones declaradas nulas (artículo 193, C.Co.).

8. Debe oponerse a los actos de la sociedad cuando estando disuelta realice operaciones que no sean necesarias para su inmediata liquidación (artículo 222 C.Co.).

PROCEDIMIENTOS QUE DEBE REALIZAR EL REVISOR FISCAL PREVIAMENTE A LA PRESENTACION DE SUS INFORMES

La ley consagra los medios que el revisor fiscal puede emplear para obtener los conocimientos indispensables para formarse una opinión. Veamos:

1. Tiene derecho a inspeccionar en cualquier tiempo los libros de contabilidad, libros de actas, correspondencia, comprobantes de cuentas y demás papeles de la sociedad (artículo 213 C.Co.).

2. Puede inspeccionar los bienes de la sociedad, los que ella tenga en su poder a cualquier otro título, así como los valores sociales (artículo 207, numerales 5 y 6, C.Co.).

3. Puede solicitar los informes que sean necesarios para establecer un control permanente sobre los valores sociales (artículo 207-6, C.Co.).

4. Está facultado para convocar a la asamblea o junta de socios a reuniones extraordinarias cuando lo juzgue necesario (artículo 207-8, C.Co.).

5. Igualmente puede convocar la junta directiva (artículo 437, C.Co.).

6. Puede solicitar la práctica de una visita a la Superintendencia de Sociedades (artículo 272, C.Co.), con el fin de que se establezca:

a) Si la sociedad está cumpliendo su objeto y lo hace dentro de los términos del contrato social.

b) Si se lleva la contabilidad al día, según las normas legales y los principios o reglas pertinentes de la técnica contable.

c) Si los activos sociales son reales y están adecuadamente protegidos.

d) Si los dividendos repartidos o por repartir corresponden realmente a utilidades líquidas en cada ejercicio y se han pagado conforme al contrato y a las órdenes de la asamblea o junta de socios.

e) Si se están haciendo las reservas obligatorias y las ordenadas por la asamblea o junta de socios y si se está respetando el destino de las mismas.

f) Si han ocurrido pérdidas de las que conforme a la ley o al contrato deban producir la disolución de la sociedad.

g) Si los libros de actas y de registro de acciones se llevan y conservan debidamente, y

h) Si el funcionamiento de la sociedad se ajusta a las disposiciones legales y a las estipulaciones de los estatutos.

7. En general seguir los procedimientos aconsejados por la técnica de la interventoría de cuentas, como se deduce del numeral segundo del artículo 208 del Código de Comercio, que no son otros que los consagrados por el literal c) del numeral 2º del artículo 7º de la ley 43 de 1990, en el cual se lee:

" De las normas de auditoría generalmente aceptadas. Las normas de auditoría generalmente aceptadas, se relacionan con las cualidades profesionales del Contador Público, con el empleo de su buen juicio en la ejecución de su examen y en su informe referente al mismo. Las normas de auditoría son las siguientes: (...)

2. Normas relativas a la ejecución del trabajo

(...) c) Debe obtenerse evidencia válida y suficiente por medio de análisis, inspección, observación, interrogación, confirmación y otros procedimientos de auditoría, con el propósito de allegar bases razonables para el otorgamiento de un dictamen sobre los Estados Financieros sujetos a revisión. " (los subrayados no son del texto)

En la GUIA INTERNACIONAL DE AUDITORIA No. 8, Evidencia de Auditoría, párrafos 12 a 18, encontramos una breve explicación de los procedimientos y métodos que utiliza

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