ESTADO DE SITUACION FINANCIERA

3.1 EFECTIVO

3.1.1 CONCEPTO

Se constituye por moneda de curso legal, cuentas de cheques, giros bancarios, telegráficos o postales, monedas extranjeras y metales preciosos amonedados.

Es el valor de la moneda extranjera o nacional que la empresa utiliza con frecuencia y que se encuentra disponible en forma de fondos de caja o cuenta de cheques.

MANEJO DEL EFECTIVO.

El manejo de efectivo en la empresa debe estar a cargo de un cajero o tesorero, quién diariamente hará arqueo de caja y entregará un reporte sobre las cantidades utilizadas.

CUENTAS DE CHEQUES.

Para cubrir las obligaciones habituales de la empresa, y tener un mejor control de los recursos, por medida de seguridad, comodidad y por la conveniencia de los intereses, es necesario abrir una cuenta de cheques que en forma de firmas mancomunadas, sirva para efectuar pagos de todo tipo.

3.2 FONDO DE CAJA

3.2.1 CONCEPTO

El fondo fijo de caja se refiere a el dinero en efectivo con que cuenta una empresa determinada para el uso especifico de la misma como puede ser gastos de uso externo e interno de la misma.

Su finalidad es la de conocer el mecanismo del fondo para poder registrar y controlar la creación, ampliación, cancelación parcial o total del mismo.

La cuenta que se utiliza en contabilidad para controlar estas operaciones generalmente se denomina “Fondo Fijo de Caja”.

Funcionamiento.

Del importe en efectivo que se destine para iniciar el Fondo Fijo

Se carga

Del importe en efectivo que se requiera para incrementarlo

Se abona Por la Cancelación parcial o total del fondo

Saldo Deudor

3.2.2 TIPOS DE FONDOS: FIJO, VARIABLE Y EN MONEDA EXTRANJERA

FONDOS DE CAJA.

No es recomendable que el efectivo recibido por la entidad permanezca físicamente en ella. Existen razones de seguridad y control que hacen recomendable la apertura de una cuenta de cheques en un banco para que en éste se depositen las entradas de efectivo y a través del propio banco se efectúen los pagos.

Sin embargo existen gastos menores cuya liquidación con cheque resulta impráctica. De ahí la necesidad de que las entidades cuenten con pequeñas cantidades disponibles en efectivo, las cuales reciben el nombre de fondos de caja o caja chica.

El fondo de caja se establece a partir de la expedición de un cheque para este fin específico, retirándose la cantidad estimada para cubrir los gastos menores de un período determinado.

Los desembolsos efectuados deben justificarse con un vale o comprobante de gastos, los cuales, al agotarse el fondo, sirven de base para el reembolso del propio fondo, es decir, el reabastecimiento de efectivo, lo cual se hace mediante la expedición de un cheque por la cantidad estipulada, con lo cual se reinicia el ciclo.

De esta manera puede definirse el fondo de caja como la disponibilidad en efectivo de una cantidad económica para el pago de sus gastos menores, reembolsable periódicamente. Los fondos de caja pueden ser fijos o variables.

Fondo fijo de caja: Es aquel en el que se determina una cantidad que permanece estable por períodos mas o menos amplios. Es posible notificar su monto cuando las necesidades de la entidad así lo determinen.

Fondo variable de caja: Cuando el monto de los pagos menores varía constantemente de un día a otro o de una semana a otra, se establecen fondos variables de caja, en los cuales el ciclo fondo à gasto à reembolso se repite en lapsos mucho más cortos y siempre por cantidades diferentes.

TRANSACCIONES EN MONEDA EXTRANJERA.

Cuando se presenta disponibilidad de monedas extranjeras o de oro en el balance, debe efectuarse la conversión al tipo de cambio que rige en el día, debiéndose reconocer una utilidad o pérdida cambiaria, si hubiese variación entre los tipos de cambio del día de la recepción y el día de la formulación del estado financiero.

3.2.3 REGISTROS CONTABLES

Registro contable es un concepto que suele emplearse como sinónimo de apunte contable o de asiento contable. Se trata de la anotación que se realiza en un libro de contabilidad para registrar un movimiento económico.

El registro contable, por lo tanto, da cuenta del ingreso o de la salida de dinero del patrimonio de una corporación. Cada nuevo registro contable implica un movimiento de recursos que se registra en el debe(la salida) o en el haber (el ingreso).

Por lo general, el registro contable siempre mantiene su doble condición. Todo movimiento supone una modificación del activo y del pasivo: al ingresar dinero, crece el activo y se reduce el pasivo; al egresar, pasa lo contrario.

Los registros contables suelen componerse de la fecha, las cuentas intervinientes, el importe y una descripción. Todos estos datos quedan registrados en el libro contable y permiten controlar el estado económico de la entidad.

3.2.4 CONTROL INTERNO

El control interno es de importancia para la estructura administrativa contable de una empresa . Esto asegura que tanto son confiables sus estados contables , frente a los fraudes y eficiencia y eficacia operativa.

El sistema de control interno comprende el plan de la organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verificara la confiabilidad de los datos contables.

EL CONTROL INTERNO EN EL MARCO DE LA EMPRESA

Contra mayor y compleja sea una empresa , mayor será la importancia de un adecuado sistema de control interno, entonces una empresa unipersonal no necesita de un sistema de control complejo.

Pero cuando tenemos empresas que tienen mas de un dueño , muchos empleados, y muchas tareas delegadas . Por lo tanto los dueños pierden control y es necesario un mecanismo de control interno. Este sistema deberá ser sofisticado y complejo según se requiera en función de la complejidad de la organización.

Con las organización de tipo multinacional, los directivos imparten ordenes hacia sus filiales en distintos países, pero el cumplimiento de las mismas no puede ser controlado con su participación frecuente . Pero si así fuese su presencia no asegura que se eviten los fraudes.

Entonces cuanto mas se alejan los propietarios de las operaciones mas es necesario se hace la existencia de un sistema de control interno estructurado.

LIMITACIONES DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Ningún sistema de control interno puede garantizar sus cumplimiento de sus objetivos ampliamente, de acuerdo a esto, el control interno brinda una seguridad razonable en función de :

Costo beneficio

El control no puede superar el valor de lo que se quiere controlar.

La mayoría de los controles hacia transacciones o tareas ordinarias.

Debe establecerse bajo las operaciones repetitivas y en cuanto a las extraordinarias , existe la posibilidad que el sistema no sepa responder

El factor de error humano

Posibilidad de conclusiones que pueda evadir los controles.

Polución de fraude por acuerdo entre dos o mas personas . No hay sistema de control no vulnerable a estas circunstancias.

3.3 BANCOS

3.3.1 CONCEPTO

La definición técnica que se suele utilizar para la contabilidad bancaria, hace referencia a que la misma es quien se ocupa de la capacitación, la medición y la valoración de todos aquellos elementos financieros que circulen internamente en un banco.

Por otra parte comprende también la actividad de control de la información de todo el dinero que circule en una entidad bancaria con el fin de suministrarles a los gerentes bancarios, las herramientas para que puedan realizar la toma decisiones que determinarán cuáles serán los próximos pasos del desarrollo de la contabilidad bancaria.

En este sentido es fundamental que se tenga en cuenta la particularidad que poseen los bancos, ya que se debe analizar el proceso interno correspondiente a la transformación de valores, con la finalidad de poder ofrecer flujos de información mucho más adecuados.

3.3.2 CONCILIACIONES BANCARIAS: MENSUAL Y CONTINUA

La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.

Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas debito, notas crédito, anulación de cheques y consignaciones, etc.

La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace lo suyo llevando un registro completo de cada movimiento que el cliente (la empresa), hace en su cuenta.

Mensualmente, el banco envía a la empresa un extracto en el que se muestran todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al último día del respectivo mes.

Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el saldo que la empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias y las causas por las que esos valores no coinciden.

El proceso de verificación y confrontación, es el que conocemos como conciliación bancaria, proceso que consiste en revisar y confrontar cada uno de los movimientos registrados en los auxiliares, con los valores contenidos en el extracto bancario para determinar cual es la causa de la diferencia.

Entre las causas más comunes que conllevan a que los valores de los libros

...