ASPECTOS RELACIONADOS CON MICROSOFT ACCESS Y SU MANEJO

ASPECTOS RELACIONADOS CON MICROSOFT ACCESS Y SU MANEJO

Texto adaptado del documento Fundamentos Sobre Bases de Datos [1]

BASES DE DATOS

¿Qué son las bases de datos?

Una base de datos o BD  es un “almacén” que nos permite guardar grandes cantidades de información de forma organizada para que luego podamos encontrar y utilizar fácilmente. A continuación te presentamos una guía que te explicará el concepto y características de las bases de datos.

El término de bases de datos fue escuchado por primera vez en 1963, en un simposio celebrado en California, USA. Una base de datos se puede definir como un conjunto de información relacionada que se encuentra agrupada ó estructurada. Desde el punto de vista informático, la base de datos es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulen ese conjunto de datos.

Cada base de datos se compone de una o más tablas que guarda un conjunto de datos. Cada tabla tiene una o más columnas (campos) y filas (registros). Las columnas guardan una parte de la información sobre cada elemento que queramos guardar en la tabla, cada fila de la tabla conforma un registro.

Definición de base de datos

Se define una base de datos como una serie de datos organizados y relacionados entre sí, los cuales son recolectados y explotados por los sistemas de información de una empresa o negocio en particular.

Características

 Entre las principales características de los sistemas de base de datos podemos mencionar:  

• Independencia lógica y física de los datos.
• Redundancia mínima.
• Acceso concurrente por parte de múltiples usuarios.
• Integridad de los datos.
• Consultas complejas optimizadas.
• Seguridad de acceso y auditoría.
• Respaldo y recuperación.
• Acceso a través de lenguajes de programación estándar.
• Sistema de Gestión de Base de Datos (SGBD)

Los Sistemas de Gestión de Base de Datos  SGBD  o  DBMS  (siglas en inglés de DataBase Management System) son un tipo de software muy específico, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan. Se compone de un lenguaje de definición de datos, de un lenguaje de manipulación de datos y de un lenguaje de consulta.

ESTRUCTURA DE UNA BASE DE DATOS

Una base de datos, a fin de ordenar la información de manera lógica, posee un orden que debe ser cumplido para acceder a la información de manera coherente. Cada base de datos contiene una o más tablas, que cumplen la función de contener los campos. A medida que se desarrollen los ejemplos  y las actividades se aclararán las dudas.

¿Qué es Access?

 Microsoft Access es un sistema de gestor de base de datos relacionales para Windows. Es decir, un software que funciona bajo Windows y aprovechando las características y ventajas de dicho entorno gráfico, tiene por objeto la gestión de datos estructurados, con el fin de procesar y proporcionar la información precisa a los distintos usuarios del sistema. Por ejemplo, si su empresa se dedica a la venta de artículos de alimentación, con Access usted podrá organizar toda la información relativa a artículos, clientes, proveedores, facturas a cobrar y a pagar, datos de contabilidad, datos fiscales, etc. Podríamos representar la BD de este negocio así:

Una vez que usted organice e incorpore toda la información a una base de datos Access, podrá operar cómodamente para conocer en todo momento el estado de su negocio al instante y sin errores.  

Access le proporciona herramientas que le permitirán hacer consultas para obtener exactamente la información deseada y en el formato que desea, bien sea un informe simple, o una tabla con apartados e información agrupada o clasificada por distintos conceptos. Usted sólo tendrá que mantener al día la base de datos incorporando las nuevas informaciones al sistema, por ejemplo cada vez que se efectúa un pedido, o cada vez que un cliente paga una cuenta pendiente. Y todo ello dentro del entorno gráfico de Microsoft Windows, que usted ya conoce y con el que se encuentra familiarizado.

Access está diseñado para desarrollar bases de datos de una forma muy fácil y muy amigable, además ofrece una interfaz para ejecutar código SQL, como lo podremos ver más adelante. SQL es el lenguaje para controlar y manipular una base de datos de forma no gráfica.

El siguiente gráfico representa la intermediación que ofrece Access en el ejemplo citado anteriormente.

A continuación se explicara paso a paso el manejo de la herramienta Microsoft Access

Primero se debe Ingresar a MICROSOFT ACCESS, al iniciar aparece una pantalla como se muestra a continuación:

Se le da clic en Base de datos del escritorio en blanco y nos mostrara una ventana donde le daremos el nombre a nuestra base de datos como se muestra a continuación:

[pic 1]

Luego de darle clic en CREAR, Automáticamente se creará una base de datos con la extensión .accdb (en versiones anteriores a la versión 2007 de Access, la extensión de las bases de datos era  .mdb). Por defecto Access abrirá una nueva tabla para empezar a llenar sus datos, aunque me permite generar muchas más en la pestaña CREAR -> TABLA. Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se crean a partir de este. Como se muestra a continuación.

[pic 2]

En la ventana se puede observar la banda de opciones o menú cinta, y el panel de exploración. Ver la siguiente figura.[pic 3]

[pic 4][pic 5][pic 6]

Si se observa esta ventana, a la izquierda aparecerá el panel de exploración, desde donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos. En principio solo se encontrará la Tabla1 pues es el que Access crea por defecto. Se puede ocultar haciendo clic en el botón [pic 7]  .

La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en la pestaña Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas  con la creación de los diferentes elementos que se pueden crear en Access. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más habituales podríamos añadirlas a la barra de acceso rápido como hemos visto antes. En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen un color tenue. Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según la acción que estas ejecutando en Access.  

Pulsando la tecla Alt entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del mouse. Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes. Para salir del modo acceso por teclado vuelve a pulsar Alt.

Si haces doble clic sobre cualquier pestaña, la barra se minimizara para ocupar menos espacio.

De esta forma solo muestra el nombre de las pestañas y las opciones quedan ocultas. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña.

TABLAS

Una tabla en una base de datos es una estructura la cual se compone campos (son las columnas), donde se colocara el nombre de los datos a registrar y solo se podrá escribir datos del mismo tipo (solo texto, solo números, etc.), también se compone de registros (son las filas), donde se colocara la información de un elemento de la tabla y la intersección de los registros y los campos forman celdas.

[pic 8]

Para crear una tabla se debe hacer clic en la pestaña Crear para visualizar sus opciones.

[pic 9][pic 10][pic 11][pic 12]

La opción Plantillas de tabla (office 2007) o elementos de aplicación (2010 en adelante) crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una tabla de este tipo y solo se deberá llenar.  

En el grupo Tablas se puede seleccionar estas opciones:

La opción Tabla abre la vista hoja de datos, que sirve para introducir directamente los datos en la tabla y según el valor que se introduzca en la columna, se determinará el tipo de dato que tiene la columna.  

La opción SharePoint  sirve para crear un objeto compatible con otras personas que tengan acceso restringido al mismo sitio.

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