Conceptos de Excel

Rellenos:

Excel nos permite otorgarle un relleno a las celdas brindándole así, color a las mismas. Esto nos ayuda a visualizar fácilmente algún dato o conjunto de datos que estemos buscando en una hoja de Excel.

Estilos predefinidos

Excel nos provee de estilos de celda predefinidos los cuales podemos utilizar para aplicar un formato a nuestras celdas de manera rápida y conveniente. Y por si fuera poco también podemos definir y crear nuestros propios estilos de celda.

Copia rápida de formato:

Si queremos que una celda tenga el mismo formato que otra, lo más rápido muchas veces es copiar el formato.

La forma de hacerlo es:

1. Primero, seleccionar la celda con el formato que queremos copiar.

2. Luego, en la pestaña Inicio, seleccionar la herramienta Copiar formato [pic 1]Está situada en la categoría Portapapeles, junto a las opciones para copiar, cortar y pegar.

3. Observarás que al pasar el cursor por la hoja de cálculo, el cursor tiene el siguiente aspecto Cursor copiar formato.[pic 2]

4. Seleccionaremos la celda o el conjunto de celdas al que queremos aplicar el formato.

Y ya está. De esta sencilla forma nos ahorraremos el trabajo de tener que volver a establecer todos y cada uno de los parámetros de formato a mano: color, fuente, relleno, bordes, etc

Formato de los valores numéricos

Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda. Para ello, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los números.

Seleccionar la pestaña Inicio y hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Número.

[pic 3]

[pic 4]

Se abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas, situado en la pestaña Número.

Elegir la opción deseada del recuadro Categoría:

Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.

Crear estilos de celda predefinidos

En la pestaña Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha desplegable Más de la galería de estilos y, en la parte inferior de la galería, haga clic en Nuevo estilo de celda.

En el cuadro Nombre de estilo, escriba un nombre adecuado para el nuevo estilo de celda.

Haga clic en Formato.

En las distintas pestañas del cuadro de diálogo Formato de celdas, seleccione el formato que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

En el cuadro de diálogo Estilo, en Incluye estilo (por ejemplo),desactive las casillas de cualquier formato que no desee incluir en el estilo de celda.

Haga clic en Aceptar.

Diferentes formas de cambiar un formato numérico

Hay varias formas de cambiarle el formato numérico a una o varias celdas. Puede elegir entre todas, la más cómoda

1. Utilizando la pestaña Inicio

    Los formatos incluidos en esta barra son los más comunes.

[pic 5]

2. Utilizando las teclas de acceso rápido

[pic 6]

Esta forma permite aplicar en un sólo paso un formato e incluye formatos que no hay en la barra Formato

3. Utilizando el cuadro de diálogo Formato de celdas

Es la forma menos rápida ya que requiere de varios pasos, pero permite utilizar muchos más formatos y sobre todo permite ver la gran cantidad de formatos que ofrece Excel, además de que permite definir nuestro propio formato.

Para abrir el cuadro de diálogo, dispone de 3 opciones:

- Hacer clic en la flecha que aparece al pié de la sección Número

[pic 7]

- Clic derecho sobre la celda y escoger del menú contextual la opción "Formato de celdas".

[pic 8]

- Presionar la combinación de teclas CTRL + 1

Al realizar cualquiera de estas operaciones, aparecerá el cuadro de diálogo como se ve en la siguiente imagen:[pic 9]

Definir formatos numéricos personalizados

Excel provee una gran cantidad de formatos numéricos, pero es posible que en algún momento necesitemos algún formato que no esté disponible en los estándares de Excel.

Para cubrir esta necesidad Excel dispone de una herramienta para crear formatos personalizados.

Por defecto todas las celdas de Excel tienen el formato de número general. Su funcionamiento se basa en que lo que escribimos es lo que tenemos, es decir se adapta a lo que hayamos escrito, ya sea texto, números con decimales, porcentajes, etc.

Para crear un nuevo formato debemos acceder al cuadro de diálogo Formato de celdas:

[pic 10]

Seleccionar la Categoría: Personalizada y seguidamente en el cuadro de texto Tipo: debemos escribir el código del formato que deseamos crear.

Para crear un formato de número personalizado, primero debemos conocer las reglas de los códigos para crear un formato.

El formato se compone de cuatro secciones separadas por ; (punto y coma).

____________ ;____________ ; ____________ ; ____________

La primera sección define el formato que tendra el número en la celda si es positivo; la segunda, si el número es negativo, la tercera, si el número vale cero; la cuarta si la celda contiene texto.

0 : Reserva un dígito para un número, si no se completa el tamaño definido por el formato se completa con ceros.

# : Reserva un dígito para un número, pero si no se completa el tamaño definido por el formato se deja en blanco.

? : Reserva un dígito. Añade espacios en ceros insignificantes.

. : Punto decimal.

% : Símbolo porcentual.

, : Separador de millares.

E- E+ e- e+ : Notación científica.

$ - + / ( ) : : Muestra estos caracteres. No necesitan comillas.

\ : Muestra el siguiente carácter en el formato.

* : Repite el siguiente carácter hasta completar el ancho de la celda.

_ : Deja un espacio

"texto" : Muestra el texto escrito entre la comillas dobles.

@ : Espacio reservado para texto.

[color] : Muestra el caracter en el color especificado. Puede ser Negro, Azul, Cian, Verde, Magenta, Verde, Rojo y Amarillo.

[color n] : Muestra el correspondiente color de la paleta de colores, n puede ser un número entre 0 y 56.

[valor condicion] : Permite escoger tu propio criterio para cada sección de un formato numérico.

m : Muestra el mes como número sin ceros (1-12).

mm : Muestra el mes como número con ceros (01-12).

mmm : Muestra el nombre del mes como abreviación (Ene, Feb).

mmmm : Muestra el nombre del mes por completo (Enero, Febrero).

mmmmm : Muestra la inicial del mes (E, F).

d : Muestra el día como número sin ceros (1-31).

dd : Muestra el día como número con ceros (01-31).

ddd : Muestra el nombre del día como abreviación (Lun, Mar).

dddd : Muestra el nombre del día por completo (Lunes, Martes).

yy o yyyy : Muestra el año en dos dígitos (00-99) o cuatro (1900-9999).

h o hh : Muestra la hora como números sin ceros (0-23) o como números con ceros (00-23).

m o mm : Muestra los minutos como números sin ceros (0-59) o como números con ceros (00-59).

s o ss : Muestra los segundos como números sin ceros (0-59) o como números con ceros (00-59).

AM/PM : Muestra la hora en formato de 12 horas. Si no se indica esta opción, se muestra la hora en formato 24 horas.

Por ejemplo, puedes utilizar el siguiente formato personalizado:

€#,##[Verde];(0,00€)[Rojo];"Cero";""

Este formato contiene cuatro secciones separadas por el signo de punto y coma y utiliza un formato diferente para cada sección.

Con este formato estamos indicando que los números positivos (1ª sección) se escriben en verde, llevan el signo del euro delante, no se muestran los ceros no significativos y solo se muestran 2 decimales (#.##); los números negativos se escriben en rojo, entre paréntesis con el € detrás y con dos decimales siempre; los valores cero se sustituyen por la palabra cero y los textos por la cadena nula, es decir que si en la celda hay texto, ese texto desaparecerá.

Proteger celdas

Además de la protección mediante contraseñas para los libros de trabajo, Excel 2016 ofrece varias órdenes para proteger las celdas del libro. Para ello tenemos que realizar dos operaciones: la primera que consiste en proteger las celdas que no queremos que sufran variaciones, y la segunda que consiste en proteger la hoja.

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