Conceptos generales de Excel

Conceptos Generales

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¿QUE ES EXCEL?

Excel es una aplicación para crear hojas de cálculo que está divida en filas y columnas, al cruce de estas se le denomina celdas sobre las cuales se almacena información (letras o números) que podemos usar para realizar operaciones, tales como sumas, restas, multiplicaciones, divisiones, cálculos financieros, estadísticos, de ingenieria, amortizaciones, etc.

La ventana de la hoja de trabajo

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1. Barra de título: Muestra el nombre del libro y el nombre de la aplicación en este caso Microsofr Excel, por ejemplo cuando se inicia Excel el nombre es Libro1.

2. Filas: cada uno de los espacios horizontales en los que se divide una hoja de cálculo. Se identifican con números.

3. Columnas: cada uno de los espacios verticales en los que se divide una hoja de cálculo. Se identifican con letras.

4. Etiquetas de hojas: cada libro de Excel 2010 presenta tres hojas de cálculo. Cada hoja se identifica con una etiqueta que, de forma predeterminada, recibe el nombre de Hoja1, Hoja2 y Hoja3, respectivamente, aunque podemos modificar estos nombres, así como agregar o eliminar hojas.

5. Barras de desplazamiento: Permite moverse dentro de la hoja de calculo.

6. Celda activa: Es la celda seleccionada. Cada celda representa una posición específica dentro de la hoja de cálculo que indica la intersección entre una columna y una fila. La celda activa se identifica porque cuando está seleccionada se muestra con un recuadro doble.

7. Vistas del libro: Hay varias maneras diferentes de ver las hojas de trabajo en Excel. Cada una de ellas lo ayuda a trabajar en distintas situaciones. Tres se encuentran en el menú Ver. Dos están en el menú Ventana y una más en el menú Archivo.

8. Herramientas Zoom: Sirve para aumentas o disminuir el tamaño de lo que se ve en la pantalla.

9. Barra de fórmulas: muestra el contenido de la celda activa. Si el contenido de esa celda se obtuvo a partir de una fórmula, muestra la fórmula. Desde aquí también podemos escribir y editar fórmulas y funciones.

10. Cinta de opciones: La cinta de opciones se ha diseñado para ayudarle a encontrar fácilmente los comandos necesarios para completar una tarea. Los comandos se organizan en grupos lógicos, que se reúnen en fichas. Cada ficha está relacionada con un tipo de actividad (como escribir o diseñar una página). Para reducir la confusión, algunas fichas sólo se muestran cuando es necesario.

11. Cuadro de nombres: muestra la referencia a la celda activa, como por ejemplo,

A1. Desde aquí también podemos asignar nombres personalizados para identificar las diferentes celdas con las que estemos trabajando.

12. Selector: Si hacemos clic con el mouse aquí, se seleccionará la hoja de cálculo en su totalidad, es decir, completa.

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Elementos de la interfaz

1. Ficha Archivo: abre la Vista Backstage, que nos permite administrar

documentos y datos relacionados sobre ellos, como crear, guardar y enviar

documentos, inspeccionar documentos para comprobar si tienen metadatos

ocultos o información personal, o establecer opciones específicas.

2. Barra de herramientas de acceso rápido: es una barra de herramientas

personalizable que contiene un conjunto de comandos independientes de la

ficha de la Cinta de opciones que se muestra.

3.Fichas: funcionan como indicadores generales que contienen grupos y

comandos específicos para ejecutar determinadas acciones.

4. Botones de control: permiten minimizar, maximizar, restaurar o cerrar la

aplicación que se está ejecutando.

5. Botones de control del libro activo: al igual que los botones de control de la

ventana en la que se ejecuta la aplicación, los botones de control del libro

permiten minimizarlo, maximizarlo, restaurarlo o cerrarlo.

6. Ayuda: abre la página de Ayuda de Microsoft Office.

7. Botón de control de la Cinta de opciones: muestra u oculta la Cinta de opciones.

Si la Cinta de opciones está oculta, sólo se muestran los nombres de las fichas.

8. Grupos lógicos: dentro de cada ficha, los grupos lógicos se organizan agrupando

a los comandos que tienen funciones similares o relacionadas.

Hoja de cálculo. Concepto.

Una hoja de cálculo es una herramienta muy útil

para las personas que trabajan con números y que

necesitan realizar cálculos con ellos. Ella permite

trabajar con una gran cantidad de números y lleva

incorporada una serie de funciones capaces de

realizar cálculos matemáticos, estadísticos, técnicos

y financieros.

La hoja de cálculo es una herramienta muy

importante para la toma de decisiones, sobre todo,

porque nos permite ver el efecto que los cambios

en las variables ocasionan en el resultado buscado.Hoja de cálculo. (Cont.)

La estructura principal que utiliza este

software

para almacenar y organizar la

información es un área de trabajo en

forma de matriz, como si fuera una hoja

de papel cuadriculado, formada por un

número determinado de filas y columnas,

es lo que se llama

hoja de cálculo.

Celda y celda activa.

La intersección de una fila y una columna se

denomina

celda, que en Excel, tiene una ancho

predeterminado de 11 caracteres. La celda

puede ser identificada por su coordenadas

columna/fila, lo que se llama

dirección de

celda. Primero va la columna y luego el número

de fila.

La celda que tengamos seleccionada con el

cursor o el ratón se llama

celda activa y es la

que se ve resaltada en la hoja de cálculo.

RANGO

Un rango en Excel: es un conjunto de celdas adyacentes. El rango de referencia adopta la forma de C3:E6 y está referido a las celdas en el rectángulo con C3 y E6 en sus ángulos opuestos: C3, C4, C5, C6, D3, D4, D5, D6, E3, E4, E5, E6.

Otra definición: Conjunto de dos o más celdas de Excel. Este agrupamiento facilita la aplicación de formatos comunes, ordenamiento de los elementos u otras tareas de la planilla de cálculos.

FILAS Y COLUMNAS

Son conjuntos de "celdas" (esos recuadros vacíos donde puedes escribir e ingresar fórmulas). Las columnas son agrupaciones verticales de estas celdas (para acordarte imagina una columna de arquitectura), y las filas verticales.

Nota del moderador: Para complementar, puedes reconocer las filas con sus números asociados (asimismo puedes seleccionar filas completas haciendo clic en cualquiera de estos números, al costado izquierdo de la plantilla, nombre que se le da a la hoja de cálculo con la cual estás trabajando). De la misma manera, las columnas también se pueden reconocer por sus rótulos asociados, en este caso letras, al costado superior de la plantilla, justo por debajo de los comandos e íconos.

Otra información de interés, es que hay ciertos límites para la cantidad de filas y columnas que puedes tener en Excel, límite que ha ido creciendo a través de cada nueva versión (en la actualidad el número de celdas disponibles es tan elevado, que para el usuario común es prácticamente infinito). Hoy en día sólo aplicaciones de muy alta demanda, automatizadas, podrían alguna vez tener que lidiar con estas limitaciones.

Y esto de las celdas, con sus nombres o rótulos en base a números y letras, aplica a cualquier planilla de cálculo que utilices (nombre que se le da al software en particular que opera de esta manera); una buena opción, si no tienes el programa y deseas comenzar a practicar con él, es una versión alternativa, open source, llamada "Open Office", cuya planilla de cálculo se llama "calc", y opera bajo la misma modalidad que Excel. Además contiene los clásicos programas para procesar textos (al estilo Word) o hacer presentaciones (como Powerpoint en la Suite de Office).

ETIQUETAS

Las etiquetas en Excel sirven para diferenciar un documento que tienes en una hoja o en otra, puedes ponerles diferentes colores a cada etiqueta y cambiarle de nombre a hoja 1, hoja 2, etc., haciendo de esta manera más fácil la búsqueda de cada documento que tengas en cada hoja diferente.

De hecho cada etiqueta es una hoja diferente, es como si tuvieras una agenda y cada letra del abecedario te indica lo que hay en cada hoja.

VALORES

Convierte una cadena de texto que representa un número en un número.

Sintaxis

VALOR(texto)

Texto es el texto entre comillas o una referencia a una celda que contiene el texto que se desea convertir.

Observaciones

El argumento texto puede tener cualquiera de los formatos de número constante, fecha u hora reconocidos por Microsoft Excel. Si no tiene uno de estos formatos, VALOR devuelve el valor de error #¡VALOR!

Por lo general, no es necesario utilizar la función VALOR en las fórmulas, ya que Excel convierte el texto en números automáticamente. Esta función se proporciona por su compatibilidad con otros programas para hojas de cálculo.

LIBRO DE TRABAJO

libro

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