Introducción a los conceptos de base de datos XP

Microsoft Office 2013

Acceso Tutorial 1 Crear una base de datos Crear una base de datos (Cont.) XP

• Caso: Chatham Community Health Services

- Cindi y su personal confían en la medicina electrónica registros de información del paciente, facturación, inventario control, compras y cuentas por pagar La clínica se actualizó recientemente a Microsoft Access 2013 (o simplemente Access) Uso del software para ingresar, mantener y recuperar datos relacionados en un formato conocido como base de datos[pic 1]

Introducción a los conceptos de base de datos XP

• Organizando datos Un campo es una característica o atributo único de un persona, lugar, objeto, evento o idea Identificación del paciente, nombre, apellido, dirección, teléfono número, fecha de visita, motivo de la visita y monto de la factura Los campos relacionados se agrupan en una tabla Una colección de campos que describe a una persona, lugar, objeto, evento o idea El contenido específico de un campo se denomina valor del campo. su conjunto de valores de campo se llama registro. Una base de datos relacional es una colección de tablas relacionadas.[pic 2]

Registros en el separado las mesas están conectadas a través de un campo común. Una clave primaria es un campo, o una colección de campos, que identifican de forma única cada registro en una tabla. Incluyendo la clave primaria de una tabla como campo en una segunda tabla para formar una relación entre las dos tablas, se llama una clave foránea en la segunda tabla.[pic 3]

Un sistema de gestión de bases de datos (DBMS) es un software programa que te permite crear bases de datos y luego manipular los datos que contienen En una base de datos relacional. sistema de gestión, los datos se organizan como colección de mesas. Un DBMS relacional controla el almacenamiento de bases de datos y facilita la manipulación de la creación y el informe de datos.[pic 4]

Un DBMS relacional proporciona las siguientes funciones:  Le permite crear estructuras de bases de datos que contienen campos, tablas y relaciones de tabla. Le permite agregar fácilmente nuevos registros, cambiar valores de campo en registros existentes y eliminar registros Contiene un lenguaje de consulta incorporado, que le permite obtener respuestas inmediatas a las preguntas (o consultas) que hace acerca de sus datos Contiene un generador de informes incorporado, que le permite producir informes formateados de aspecto profesional de su datos Protege las bases de datos a través de la seguridad, el control y la recuperación instalaciones.

Cuando inicia Access, la primera pantalla que aparece es la vista Backstage que contiene comandos que le permite administrar archivos y opciones de Access. La pantalla Reciente en la vista Backstage ofrece opciones para crear una nueva base de datos o abrir una base de datos existente. Para crear una nueva base de datos que no contenga ningún dato o objetos, utiliza la opción de base de datos de escritorio en blanco. Use una plantilla (una base de datos prediseñada que incluye tablas, informes y otra base de datos diseñados profesionalmente objetos) Si la base de datos contiene objetos que coinciden con esos encontrado en bases de datos comunes, como bases de datos que almacenan datos sobre contactos o tareas.[pic 5]

Trabajando en modo táctil XP

 Si está trabajando en un dispositivo táctil, como una tableta, puedes cambiar al modo táctil en Access para hacerlo es más fácil tocar botones en la cinta y realizar otras acciones táctiles. Para cambiar al modo táctil: En la barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en el botón Personalizar barra de herramientas de acceso rápido y haga asegúrese de que el modo táctil / mouse esté seleccionado (sombreado en rojo para indicar que está seleccionado) la pantalla cambia al modo táctil con más espacio entre los comandos y los botonesen la cinta. [pic 6]

Crear una tabla en la hoja de datos ViewXP En la cinta, haga clic en la pestaña CREAR

• En el grupo Tablas, haga clic en el botón Tabla • Cambie el nombre del campo de clave principal de ID predeterminado y cambie su tipo de datos, si necesario; o acepte el campo de ID predeterminado con el tipo de datos AutoNumber • En el grupo Agregar y eliminar en la pestaña CAMPOS, haga clic en el botón para el tipo del campo que desea agregar a la tabla y luego escriba el nombre del campo; Repetir este paso para agregar todos los campos necesarios a la tabla • En la primera fila debajo de los nombres de campo, ingrese el valor para cada campo en primer registro, presionando la tecla Tab o Intro para pasar de un campo a siguiente • Después de ingresar el valor para el último campo en el primer registro, presione la tecla Tab o la tecla Intro para pasar a la fila siguiente y luego ingrese los valores para siguiente registro • En la barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en el botón Guardar, ingrese un nombre para tabla y luego haga clic en el botón Aceptar.. Crear una tabla en la vista de hoja de datos XP• Toma de decisiones: nombres de campos en tablas de acceso - Una de las tareas más importantes para crear una tabla es decidir qué nombres especifique para los campos de la tabla. Tenga en cuenta las siguientes pautas cuando asignar nombres de campo:• Un nombre de campo puede constar de hasta 64 caracteres, incluidas letras, números,espacios y caracteres especiales, excepto el punto (.), el signo de exclamación (!), acento grave (`) y corchetes ([])• Un nombre de campo no puede comenzar con un espacio • Ponga en mayúscula la primera letra de cada palabra en un nombre de campo que combine múltiples palabras, por ejemplo VisitDate • Utilice nombres de campo concisos que sean fáciles de recordar y de referencia, y que no ocupa mucho espacio en la hoja de datos de la tabla • Use abreviaturas estándar, como Num para Número, Amt para Cantidad y Cantidad para Cantidad, y úselos de manera consistente en toda la base de datos.• Por ejemplo, si usa Num para Número en un nombre de campo, no use elsigno de número (#) para Número en otro• Dé nombres descriptivos a los campos para que pueda identificarlos fácilmente cuando vea o editar registros.[pic 7][pic 8]

Una base de datos correctamente diseñada permite obtener acceso a información exacta y actualizada. Puesto que un diseño correcto es esencial para lograr los objetivos fijados para la base de datos, parece lógico emplear el tiempo que sea necesario en aprender los principios de un buen diseño ya que, en ese caso, es mucho más probable que la base de datos termine adaptándose a sus necesidades y pueda modificarse fácilmente. [pic 9][pic 10]

En este artículo se proporcionan instrucciones para preparar una base de datos de escritorio. Aprenderá a decidir qué información necesita, a dividir la información en las tablas y columnas adecuadas y a relacionar las tablas entre sí. Debe leer este artículo antes de crear la primera base de datos de escritorio. 

IMPORTANTE Microsoft Access 2010 proporciona una nueva experiencia de diseño que permite crear aplicaciones de bases de datos para la Web. Muchas consideraciones de diseño varían cuando se diseña para la Web. Este artículo no aborda el diseño de aplicaciones de bases de datos web. Para obtener más información, vea el artículo Compilar una base de datos para compartir en la Web.

¿Qué es una base de datos bien diseñada?

Determinados principios guían el proceso de diseño de base de datos. El primer principio es que información duplicada (también llamado datos redundantes) es incorrecta, porque residuos espacio y aumenta la probabilidad de errores e incoherencias. El segundo principio es que la exactitud y la integridad de la información importante. Si la base de datos contiene información incorrecta, los informes que extraen información de la base de datos también contener información incorrecta. Como resultado, las decisiones que se basen en dichos informes se luego estar mal informadas. [pic 11]

Un diseño de base de datos buena es, por lo tanto, uno que:

• Divide la información en tablas basadas en temas para reducir los datos redundantes.
• Proporciona acceso a la información necesaria para unir la información en las tablas según sea necesario.
• Ayuda a garantizar la precisión y la integridad de su información.[pic 12]
• Admite el procesamiento de datos e informes necesidad

Buscar y organizar la información necesaria

Para buscar y organizar la información necesaria, empiece con la información existente. Por ejemplo, podría registrar órdenes de compra en un cliente Contabilidad o mantener la información en los formularios de papel en un archivador. Recopilar esos documentos y enumerar cada tipo de información que se muestra (por ejemplo, cada cuadro que se rellena en un formulario). Si no tiene todos los formularios existentes, incluiría en el que se debe diseñar un formulario para registrar la información del cliente. ¿Qué información se ponga en el formulario? ¿Qué cuadros FILLIN crearía? Identificar y cada uno de estos elementos de lista. Por ejemplo, supongamos que actualmente mantener la lista de clientes en las tarjetas de índice. Estos elementos pueden mostrar que cada tarjeta contiene un nombre de los clientes, dirección, ciudad, estado, código postal y número de teléfono. Cada uno de estos elementos representa una columna posible en una tabla. [pic 13][pic 14]

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