ARCHIVOS. TIPOS

ARCHIVOS. TIPOS

Tipos de archivos .Para la adecuada conservación del material ,documentación que se debe archivar ,es necesario contar con equipos funcionales que permitan cumplir con los fines esenciales del archivo ,así se encuentren archivadas de diversa índole como los archivadores verticales ,laterales ,las bandejas de escritorio ,archivos rotativos,multiusos,automatizados,el microfilm, pues un cajetín o tan sofisticado como un sistema electrónico que utiliza una unidad principal .En la medida en que el equipo y el método de archivo ,cumplan el propósito para el cual han sido creados, serán más cualificados como sistemas de almacenamiento de informacion.Ademas, la eficiencia del archivo dependerá también de la vigencia de los registros que se conserven .De allí que se puede decir que existen diferentes tipos de archivos,entre ellos :

Archivo vertical : Los documentos son almacenados en carpetas individuales colgando de una guía dentro de las gavetas .Las carpetas se colocan una detrás de otra con el borde que presenta la pestaña hacia arriba ,donde se escribe la identificación de lo que allí se conserva.

Archivo lateral: Los documentos son almacenados en plano , uno encima del otro en carpetas, cajas archivadores o cajones.En este archivo es válido en el caso de tener que archivar pocos documentos o cuando se trate de planos o mapas .

Por la frecuencia de consulta, también se pueden mencionar los archivos :activos ,semiactivos e inactivos.

Archivos activos: Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente o que la documentación por su valoe administrativo ,legal ,operativo o fiscal no pierde vigencia.Por lo general la fecha de emisión de los registros no es superior a los 5 años y es consultada mas de una vez al mes .

Archivos semiactivos: Se conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo finalizado el año fiscal.Su finalidad es suministrar información para comprobar operaciones realizadas.

Archivo inactivo : Se conservan los documentos de consulta poco frecuente , que tienen utilidad temporal de a cuerdo a su valor .Se almacenan allí hasta la destrucción de los mismos una vez que hayan cumplido su función.

COMPROBACION

1.Explique en forma breve los diferentes tipos de archivos .

2. ¿De qué depende que un archivo preste un buen servicio al usuario?

ARCHIVO. MATERIALES

Generalidades. Un sistema de archivo está conformado por todos los elementos y materiales necesarios para conservar, retirar y usar la ilnformacion que se necesite, así se tiene.

Carpetas: Cartulinas dobladas en dos, con pestaña en la hoja de atrás. En la pestaña se escribe el rotulo, que indica el contenido de la carpeta. Las carpets son utilizadas para colocar documentos relacionadas con una persona,firma o institución o referidos a un mismo asunto. Por lo general se utilizan dos tipos de carpetas:Carpetas individuales y Carpetas misceláneas .Se decide el tipo de carpeta a usar,dependiendo del volumen de correspondencia que se recibe en el periodo  de archivo ,que puede ser de 6 meses a un año .

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